複合機とGoogleドライブを連携させるメリットとは？
複合機とGoogleドライブを連携させることで、容易にデータを共有できます。
オフィスでの作業効率化だけでなく、情報管理においても大きな費用対効果を生み出すことでしょう。
本記事では、複合機とGoogleドライブを連携させる方法やメリットなどについて解説しています。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
Googleドライブとは？複合機と連携させるメリットを解説！
Googleドライブは、クラウド上にデータを保存でき管理できるだけでなく手軽に操作できることから、多くのユーザーが重宝するツールの1つです。
ここでは、Googleドライブの特徴や複合機と連携させるメリットについて解説しています。
『Googleドライブとは？』
Googleドライブとは、Google株式会社が運用するデータ保管ツールのこと。
従来のUSBメモリやフラッシュメモリなどの媒体に保存する仕組みとは異なり、クラウドと呼ばれる仮想空間上にデータを保管・管理できるため、保管媒体の破損や紛失の恐れがありません。
他にも、下記のような特徴が挙げられます。
- テキスト媒体だけでなく、音声や画像の保管が可能
- どのデバイスからでも接続可能
- 24時間いつでも閲覧及び編集などが可能
他にも、複合機と連携させることによってパソコン上での操作が簡略化できるため、オフィスの作業を効率化させるためにもおすすめのツールといえます。
『複合機と連携させるメリット』
複合機にGoogleドライブを連携させることで、オフィスの作業効率化が目指せることについては前述したとおりです。
しかしGoogleドライブには、1日に750GBまでのアップロード制限や無料で利用できる容量が15GBまでといくつかのデメリットがあるとはいえ、メリットの方が大きいことには違いありません。
特に、中小企業にとって無料で利用できるクラウドストレージ機能を兼ね備えたGoogleドライブは、業務効率化のためにも導入することはおすすめ。
また、大企業やGoogleドライブを多用するケースにおいても、有料プランを活用すれば15GBの容量制限も意識する必要はありません。
ところで、複合機とGoogleドライブを連携させるメリットは、主に下記の3つが挙げられます。
- パソコンを起動する必要がない
- 複合機のタッチパネルでワンタッチ
- 無線ネットワークのエラー時でも稼働
従来ならパソコンを起動してファイルを開き、複合機に印刷をかける操作が必要でした。
しかし、複合機とGoogleドライブを連携させることで、そのような手間を省くことができます。
また直接、複合機のタッチパネルから操作が可能。さらに無線ネットワークがエラーを起こしていても、メインネットワークに問題なければ、複合機をLAN接続することで読み取りが可能な場合があります。
このように、複合機とGoogleドライブを連携させることによって破損や紛失防止に繋がり、より強固なデータ管理が実現できるところは大きなメリットといえます。
複合機とGoogleドライブを連携させる方法とは？
複合機とGoogleドライブを連携させることで、業務効率化に繋がることについては、前述したとおりです。
それでは実際、どのようにして複合機とGoogleドライブを連携させるのでしょうか。
手順の概要としては、下記のとおりです。
- 複合機の設定
- 外部連携操作の実行
- Googleドライブのセットアップ
複合機とGoogleドライブの連携方法は、機種によってその操作方法は異なります。
しかし、概要としては上記手順のとおり進めればセットアップが可能。複合機の多くは、初期設定の段階でGoogleドライブのセットアップはされていません。
そのため、必要に応じて操作し、自身でGoogleドライブのセットアップを行う必要があります。
なかには、複合機操作が困難なケースもあることでしょう。
そのような事態に遭遇した場合、もしくは複合機にGoogleドライブをセットアップしたい場合は、手持ちの取扱説明書をご確認ください。
さいごに｜複合機とGoogleドライブを連携させよう！
今回は、複合機とGoogleドライブの連携方法とそのメリットについて解説してきました。
クラウド上にアップロードしたデータは、パソコンなどのデバイスだけでなく、複合機から直接閲覧可能。手軽にデータを操作できるところは大きなメリットといえます。
しかし、複合機の初期設定段階ではGoogleドライブのセットアップは完了していません。
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