複合機のダイレクトFAXとは？メリットや使い方など解説！
複合機を導入すれば、複数の事務機器をひとまとめにできるだけでなく、ダイレクトFAXによって手軽に業務が行えます。
また、様々な便利な機能が搭載されているのも複合機の魅力の1つ。本記事では、ダイレクトFAXとはどんな機能なのか、また複合機でダイレクトFAXを使うメリットや使い方の基本について解説しています。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機のダイレクトFAXとは？その特徴を解説！
電話回線などの通信回線を使って画像・文書を送る仕組み・機器がFAXです。
複合機に搭載されている機能は、機種によって異なりますが、ほとんどFAX機能が搭載されています。
そんなFAX機能とは別に、機種によってはダイレクトFAX機能が搭載。ここでは、ダイレクトFAXと通常のFAXの違いを理解してもらうために、それぞれの特徴や仕組みについて解説しています。
『ダイレクトFAXとは』
ダイレクト （Direct）とは、「まっすぐ」「直接」「介在するものがなく直接であるさま」といった意味を持ちます。
複合機でダイレクトFAXというと、PC上からFAXが出来る仕組みを言います。
複合機で、PCなどで作成した画像・文書をFAX送信する場合、下記の手順で行います。
- 作成した画像・文書をプリントアウトする
- プリントアウトした原稿を複合機で読み取る
- 相手先に電話回線などの通信回線を使って送信する
しかし、ダイレクトFAXが使える複合機であれば、1と2の手順を省くことが可能です。
『ダイレクトFAXの仕組み』
通常のFAXは、下記のような仕組みが存在します。
- 原稿に光を当て、光が反射するか否かで図柄を判断し、それをデジタル信号（電気信号）化
- そのデジタル信号を電話回線などの通信回線を使って送信
- 受信した相手側のFAX機器や複合機がデジタル信号を図柄に変換し、読み取った原稿と同じ内容を紙にプリントする
それに対して、ダイレクトFAXは、パソコンなどで作成した画像・文書のデータを複合機を通じてそのまま送信し、受信した相手側の複合機がそのデータをプリントするという構造となっています。
ダイレクトFAXと似た仕組みに、インターネットFAXがあり、複合機にはそちらの機能や両方の機能を搭載している機器も存在。この2つは、下記のような違いがみられます。
- インターネットFAXはインターネット回線を使ってEメールでFAXの送受信
- ダイレクトFAXは複合機に接続した電話回線やインターネット回線を使って、パソコンの画面上でFAXの送受信
混同しないよう注意しましょう。
複合機でダイレクトFAXを使うメリットなど解説！
FAX機能は、複合機に搭載されている基本的な機能の1つ。しかし、導入した複合機でダイレクトFAXができるなら、そちらを使った方をおすすめします。
なぜなら、ダイレクトFAXする方がメリットがあるため。ここでは、複合機でダイレクトFAXするメリットを紹介します。
また、複合機でダイレクトFAXの使う際の基本についても解説しています。
『複合機でダイレクトFAXするメリット』
複合機は、毎月定額を支払う代わりにトナーや用紙の費用を業者が負担するカウンター契約で利用することが多いため、用紙代やトナー代のことをあまり気にせずに済みます。
しかし、使う回数を減らした方が、当然ランニングコストは下がります。
送る原稿をプリントアウトする必要がある通常のFAXと比べて、用紙とトナーが削減できるのがダイレクトFAXの最大のメリット。
また、原稿のプリント、その原稿の読み取りといった手間もなくすことができた分、業務効率が向上します。
他にも、下記のようなメリットが挙げられます。
- 原稿の記載内容に無関係な人の目に触れる機会を、最小限に留めることができるのでセキュリティ性が向上できる
- 送られてくるのはデータなので、そのデータを保存しておけばいつでも・どこでも確認できる
- 手軽に原稿の修正ができる
- 細かな文字や綺麗な画像を送受信できる
これらメリットを活かしてダイレクトFAXを有効活用しましょう。
『ダイレクトFAXの使い方の基本』
ダイレクトFAXの使い方はとても簡単です。
- プリントアウトする時の様にプロパティを選択
- ダイレクトFAX（名称はメーカーによって違う）を選択
- FAX番号を入力して送信
ただし、どのメーカーであっても、FAX機能が無いとダイレクトFAXも使えません。
基本的にFAXキットには、ダイレクトFAXが付いており、別途契約ではないので安心してください。
さいごに｜複合機のダイレクトFAXを活用しよう！
手間だけでなく、ランニングコストも減らせる複合機のダイレクトFAX。機能が搭載されているのなら、活用すべきです。
ただし、複合機を導入しただけでけでは使えません。
接続しているパソコンにドライバーを入れる必要があり、設定も必要です。
そのため、活用したくてもうまく操作できないという方は、ぜひ株式会社じむやまでお問い合わせください。
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