複合機は何人に1台が目安？「約40人当たり1台」という言及について徹底考察！
複合機は何人に1台が理想的なのか？というテーマは、これまでにもさまざまな議論がなされてきました。
本記事では、総務省の「（巻末）10のワークプレイス改革の取組（詳細版）」による約40人当たり1台という内容について考察しています。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機は何人に1台が理想的？約40人当たり1台という内容について考察！
事務機器として、1台に複数の機能が搭載されている複合機。1台設置すればファックスやコピー、スキャナー、プリンターを個別に設置しなくてもよくなります。
しかし、複数搭載されている機能を同時に使うことはできません。
もちろん、プリンター機能を使いたい人が同時に何人かいたりファックスを使いたい人やコピー機能が使いたい人が同時にいたりした場合には、渋滞することもあり得ます。
そのため、従業員が何十人もいるような大中企業だと複合機を複数設置しておく必要がありますが、複合機は高価な事務機器です。
設置するほど経費がかかりますし、設置場所のためにオフィスに多くのスペースが必要になってしまいます。
また、必要以上の数を設置してしまうと、ほとんど稼働させていない複合機が出てしまう可能性もあります。
設置するのであれば従業員の人数に最適な数の複合機を設置すべきなのですが、その「複合機は何人に1台が理想的なのか」を判断するのは難しいと感じる方もいることでしょう。
ここでは、これまでにもさまざまな議論がなされてきた「複合機は何人に1台が理想的なのか」を考察しました。
『複合機の最適配置』
複合機は何人に1台が理想的なのかを判断することが難しい理由の1つに、オフィスの業務内容や仕事量によって同じ人数のオフィスでも複合機の稼働頻度が違っていることが挙げられます。
オフィスの業務内容や仕事量のことはあまり考慮せず、オフィスのペーパーレス化を進めていく場合での理想的な人数に対する複合機の設置数は約40人当たり1台と総務省から言及されています。
これは「複合機は何人に1台が理想的なのか」という完全な答えではないのですが、オフィスのペーパーレス化を進めているオフィスであれば、参考にすべき数字といえます。
そもそも、複合機は約40人当たり１台設置することが妥当であると判断したのは、コニカミノルタビズコム株式会社・コニカミノルタビジネスソリューションズ株式会社。
オフィスのハード面の改革による新たなワークスタイル確立を実施しており、その1つとして複合機の配置の見直しを実施しました。
コニカミノルタビズコム株式会社・コニカミノルタビジネスソリューションズ株式会社のオフィス改革に関する取組事例は、総務省がとりまとめた「地方公共団体の職場における能率向上に関する研究会報告書」の資料「（巻末）10のワークプレイス改革の取組（詳細版）」に掲載されています。
『約40人当たり1台が成立する環境要因』
コニカミノルタビズコム株式会社・コニカミノルタビジネスソリューションズ株式会社では、まず社員の導線を意識して利便性を損なわない位置や全員が不快に感じない距離を調査。
また、オフィスに設置されている複合機だけでなく、プリンターやファックスといったすべての事務機器の利用状況も調査し、さまざまなことを見える化して「複合機は何人に1台が理想的なのか」を判断しました。
見える化したことによって設置している複合機を無駄なく・業務に支障なく使えるのは、約40人当たり1台設置することが妥当と結論づけたのです。
複合機は何人に1台？の結論をまとめる！
コニカミノルタビズコム株式会社・コニカミノルタビジネスソリューションズ株式会社は、複合機は何人に1台が理想的なのか？という疑問に対し、約40人当たり1台と判断しました。
しかし、約40人当たり1台がすべてのオフィスでの理想的な数字ではありません。
ここでは、自らのオフィスで理想的な数を判断するのに役立つポイントをまとめました。
『理想的な配置をしなければトラブルの要因となる』
人数に対して複合機の配置が妥当でなければ、複合機の使用中に何らかのトラブルが起きる可能性もあるため注意が必要です。
そのため、トラブルが起きていないのなら、今の配置が理想的な状態ということも念頭においておきましょう。
しかし、何らかのトラブルが起きているようなら配置の見直しが必要です。
- 使用待ちが頻発し、業務に支障が出ている
- デスクと複合機との間の往復に手間と時間が取られ、業務効率が悪くなっている
- 印刷物が混ざってしまうことが多い
トラブルが起きているのに気付いていない、または、それが当たり前と思ってしまっていることも多いためよく周囲の状況を確認しましょう。
『稼働率』
複合機は何人に1台が理想的なのか？の判断に役立つのが稼働率です。
稼働率とは、設備の生産能力に対してどのくらい生産できたかを示す指標のこと。
例えば、 1日100回使える機器を1日90回使った場合の稼働率は90％、1日120回使っていたら稼働率は120％です。
複数オフィスに設置している複合機におけるそれぞれの稼働率を調べることで、あまり使われていない（稼働率が低い）ものや使い過ぎている（稼働率が高い）もの、理想的な使い方（稼働率がほほ100%）をしているものが見える化できます。
オフィス内にあるすべての複合機の稼働率が100％に近くなれば、それが「複合機は何人に1台が理想的なのか」の答えとなるでしょう。
複合機の適切な台数や配置の目安、レイアウト、稼働率の計算方法を知りたい方は「複合機の適切な台数と配置は？目安やレイアウトなど解説！」の記事をご確認ください。
『6人1島の法則』
日本では、約9割のオフィスで島型のオフィスレイアウトが採用されています。
島型レイアウトとは、部署ごとにデスクを対向させて社員同士が向かい合い、端に上長を配置させること。
これには、下記のようなメリットが挙げられます。
- スペース効率がよい
- 部署内での移動がしやすい
- コミュニケーションが取りやすい
- 事務機器の設置台数が少なくできる
1部署の人数は小さい会社だと数人、大企業でも多くても10名～20名が一般的。また1つの島の人数が多すぎると、島型レイアウトのメリットが失われてしまうため、1島6人が理想的だといえます。
大型・中型だと稼働率が低下してしまう可能性があるため注意が必要。
小型の複合機であれば6人が1つの島となり、各島に1台ずつ小型複合機があるというのが理想的な配置といえるでしょう。
さいごに｜複合機は何人に1台が目安なのかを理解する！
今回は、複合機は何人に1台が目安なのか？というテーマについて解説してきました。
総務省の「（巻末）10のワークプレイス改革の取組（詳細版）」によると、約40人当たり1台と言及されていますが、これはケースバイケースといえます。
この機会に、最適な複合機の配置をされてください。
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