複合機のまとめて印刷を徹底解説！印刷機能をフル活用！|複合機リースの格安NO1｜株式会社じむや - お役立ち情報関連

2024年04月09日

複合機には、まとめて印刷という印刷機能があります。

 

本記事では、まとめて印刷の種類やメリット・デメリットを解説していきます。

 

ぜひ、最後までご覧ください。

 

複合機のまとめて印刷機能って何？種類と活用例を詳しく解説！

 

複合機はプリンターやコピー機の機能を備えている多機能事務機器。そんな複合機には、さらに便利な機能がいろいろと備わっています。

 

どんな便利機能があるかは機種によって違いますが、どの機能も活用すれば業務の効率化ができたり、業務コストの削減ができたりします。

 

まとめて印刷機能は、その複合機に備わっている便利機能のひとつですが、一体どういった機能なのでしょうか。

 

ここでは、機能性や活用方法について解説しています。

 

詳しくみていきましょう。

 

 

『まとめて印刷機能の種類』

まとめて印刷機能とは、複合機でページが複数あるものの印刷を行う場合に、一定数のページを1枚に印刷できる機能のこと。

 

何枚のベージを一緒にできるかは機種によって違っていますが、2in1と4in1、8in1の集約が可能なことが多いです。

 

2in1とは2ページを一緒に印刷することで、4in1は一緒に4ページを、そして8in1は一緒に8ページを印刷できます。

 

機種によっては6in1、つまり6ページを一緒にすることが可能なものもあるようですが、奇数ページ（3ページとか5ページ）を一緒にできるものは存在しません。

 

この機能を使って印刷を行った場合にどんな印刷結果になるのかといえば、2in1で印刷する用紙の向きを横向きに設定した場合は横向きの用紙の左側に1ページ目が、右側に2ページ目が印刷されます。

 

印刷する用紙が縦向きだと、用紙の上側に1ページ目、下側に2ページ目の印刷です。

 

また、4in1で用紙縦向きの場合は用紙上側左が1ページ目、右が2ページ目、そして下側の左右に3ページ目と4ページ目が印刷されます。

 

ただし、このレイアウトで印刷されるのは初期設定のままの状態で、どこに何ページを印刷するかは設定変更で変えなければなりません。

 

 

『実際の業務における活用例』

まとめて印刷を活用すれば、プレゼンの時などで見てもらう複数の資料をひとつの用紙に印刷できます。

 

そうすれば、説明の際に資料のページをめくったり、もどしたりしてもらわずに済みます。

 

同時にみれれば読みやすくなりますし、説明した内容の理解度も高まるでしょう。

 

他にも、この機能を使って「請求書」「見積書」「納品書」を1枚の用紙に印刷すれば、その1枚を見るだけで複数の数字の確認ができるようになるため、経理の資料管理や確認にも活用できます。

 

 

複合機でまとめて印刷機能を利用するメリットはある？デメリットについても紹介！

 

まとめて印刷はいろいろなことへの活用が期待できる機能です。

 

活用が期待できる理由は、使うことでメリットがあるからですが、具体的に使えばどのようなメリットがあるのでしょうか。

 

ここでは、この機能を利用するメリットについて紹介しています。

 

また、使うことで発生する可能性があるデメリットについてもまとめています。

 

 

『メリット』

まとめて印刷機能を利用すれば、下記のようなメリットが期待できます。

 

• 読みやすい資料が作成できる
• 業務削減ができる
• コスト削減ができる

 

活用例でも前述しましたが、この機能を使えば読みやすい資料が簡単に作成できます。

 

さらに、ひとつのページに知らせたい情報が一緒になっているため、資料で説明したいことがより理解してもらえるでしょう。

 

しかも、機種によってはワードとエクセル間、ワードとパワーポイント間といった異なるアプリケーションで作成したデータをまとめて印刷できる場合もあります。

 

通常、異なるアプリケーションで作成したデータを一緒に印刷するには、印刷を行うファイル自体に貼り付けなければなりません。

 

そうした手間が省けるため、資料作成の手間が削減できます。

 

また、本来は印刷するのに2〜8枚の用紙を使っていたところを1枚しか使わずに済むため、この機能を使えば使用する用紙の枚数削減が可能です。

 

もし、使用している複合機がリースでリース会社とカウンター契約を結んでいれば、用紙を削減できたことでカウンター料金の削減もできるでしょう。

 

なぜなら、カウンター料金は印刷した枚数で料金を計算しているため。印刷にかかる時間が減った分の電気料金も減らすことができ、減らせた印刷時間分を他の業務の時間としても使えます。

 

 

『デメリット』

メリットが期待できる一方で、使うことでのデメリットもあります。

 

まとめて印刷機能のデメリットは、普通に1ページごとに印刷したときよりも、印刷結果の文字や図形、写真が小さくなってしまうことです。

 

本来なら、1枚の用紙を丸々使って印刷していたものを2in1は2分の1、4in1なら4分の1、8in1だと8分の1サイズに縮小して印刷するため文字などが小さくなってしまうのは当然です。

 

年配の方にみせる資料をまとめて印刷で作成したら、「小さすぎて読めない」というケースにも陥りかねません。

 

 

複合機でまとめて印刷をする際の注意点は？

 

資料を作成するのに活用すればコストや業務が削減できます。

 

しかし、どうしても印刷結果の文字などが元よりも小さくなってしまいます。

 

どのような方にみせるのか、用途もよく考えて利用しなければ、読みにくいデータを印刷することになってしまうでしょう。

 

また、初期設定のままのレイアウトだと、逆に読みにくくなってしまうこともあるので注意しなければなりません。

 

その場合、設定変更してレイアウトを変えることで改善できます。

 

 

さいごに｜複合機のまとめて印刷で仕事の効率化を目指そう！

 

今回は、複合機の印刷機能の1つである、まとめて印刷について詳しく解説してきました。

 

どんな機能にもメリットがあればデメリットもあります。

 

その時々の状況に応じて機能を使い分けてください。

 

 

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