複合機の年間保守契約は本当に必要？契約しない場合のリスクと対策
複合機の年間保守契約を結ぶべきかどうか、悩んでいる企業もあるのではないでしょうか。
保守契約にはコストがかかる一方で、故障やトラブルが発生した際のリスクを軽減できるメリットがあります。
しかし、契約を結ばないことでコストを削減したいと考える企業も少なくありません。
本記事では、複合機の年間保守契約を結ばない場合に考えられるリスクやそれを回避するための対策について詳しく解説します。
最後まで読むことで、保守契約について自社に合った選択ができるようになるでしょう。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機の年間保守契約は本当に必要？理由についても解説！
年間保守契約は、複合機の安定した運用を確保するためには重要です。
業務で複合機を頻繁に使用する企業にとって、トラブルや故障は業務全体に大きな影響を与える可能性があります。
年間保守契約をおすすめする主な理由は、下記のとおりです。
- 定期的なメンテナンス
- トラブル時の即時対応
- 年間コストの削減
まず、複合機は機械である以上、定期的なメンテナンスが欠かせません。
使用頻度が高いと、内部の部品が劣化しやすく、故障のリスクも増加します。
これに対して、年間保守契約を結ぶことで、定期的な点検や必要な部品交換が行われ、故障の予防ができます。
さらに、故障が発生した場合でも、迅速な対応が可能となり、業務への影響を最小限に抑えることができます。
また、保守契約にはコスト削減の側面もあります。
保守契約を結んでいれば、修理や部品交換にかかる費用が契約に含まれている場合が多く、突発的な出費を避けることができます。
これにより、予算の計画が立てやすくなり、経営の安定化にも寄与します。
複合機の年間保守契約をしない場合に考えられるリスクとは？
保守契約を結ばない選択をする場合、複合機に関するリスクを考慮しなければなりません。
ここでは、保守契約なしで運用する際に直面する可能性がある主要なリスクを紹介します。
注目したポイントは、下記の２つです。
- 突然の故障による業務停止リスク
- 高額な修理費用が発生するリスク
詳しくみていきましょう。
【関連記事】
『突然の故障による業務停止リスク』
複合機が突然故障すると、業務が停止してしまうリスクがあります。
例えば、下記のようなケースで業務に支障をきたします。
- 印刷が必要な書類が出せない
- スキャンができない
- FAXが送れない
重要な会議やプレゼンテーションの直前に複合機が使えなくなると、大きなダメージを受けることになります。
このような状況を避けるためには定期的な点検やメンテナンスが不可欠ですが、保守契約がない場合、自社でこれを行うのは難しい現状もあります。
そのため、故障が発生したときに初めて修理業者に依頼することになりますが、その時点ではすでに業務に支障が出ている可能性があり、対応が後手に回る可能性も懸念されます。
『高額な修理費用が発生するリスク』
保守契約がない場合、複合機が故障すると、その修理費用はすべて自社で負担しなければなりません。
複合機の修理には、部品代や技術者の出張費用がかかり、場合によっては非常に高額になることもあります。
主要な部品が故障した場合、その修理費用は新しい複合機を購入するほどの金額になることも珍しくありません。
また、保守契約があれば定期的な点検やメンテナンスが行われるため、大きな故障を未然に防ぐことができますが、保守契約がない場合はこれが難しくなります。
その結果、故障が発生しやすくなり、結果的に高額な修理費用が発生する懸念もあります。
【関連記事】
複合機の年間保守契約を選ばない選択をした場合はどうしたらよい？
保守契約を選ばないという選択をする企業にとっても、トラブルを未然に防ぎ、業務に支障をきたさないようにするための対策は重要です。
ここでは、保守契約を選ばない場合に考えられるいくつかの対策方法を紹介します。
留意するポイントは下記の２つです。
- 定期的なセルフメンテナンスの重要性
- 複合機トラブル時の迅速な対応策
詳しくみていきましょう。
『定期的なセルフメンテナンスの重要性』
保守契約がない場合でも、複合機のセルフメンテナンスを定期的に行うことは非常に重要です。
例えば、内部の清掃やトナーの交換や給紙ローラーのチェックなどを自社で行うことで、故障のリスクを減らすことができます。
また、メーカーのマニュアルに従って日常的に点検を行えば小さなトラブルを早期に発見し、修理が大掛かりになる前に対応することができます。
セルフメンテナンスを行う際には複合機に付属している取り扱い説明書をよく読み、正しい手順で作業を行わなければ故障の原因になるため、注意しなければなりません。
『複合機トラブル時の迅速な対応策』
万が一、複合機にトラブルが発生した場合でも、迅速に対応できる体制を整えておくことが重要です。
例えば、信頼できる修理業者をあらかじめリストアップしておき、トラブルが発生した際にはすぐに連絡できるようにしておくとよいでしょう。
また、複合機のトラブル対応に慣れている方を社内も配置しておき、簡単な修理や問題解決ができるようにしておくことも有効な手段のひとつ。トラブル発生時の対応マニュアルを作成しておくことで、全員が適切な対応を取れるようにすることをおすすめします。
複合機の年間保守契約を締結する際の注意点は？選び方から解説！
複合機の年間保守契約を締結する際には、契約内容やサービス範囲をしっかりと確認することが重要。また、メーカー提供の保守サービスと第三者保守サービスのどちらが自社に適しているかを見極めなければなりません。
ここでは、複合機の保守契約を選ぶ際の注意点と適切な選び方について解説します。
詳しくみていきましょう。
『契約内容とサービス範囲をしっかり確認する』
保守契約を結ぶ際には、契約内容やサービス範囲を詳細に確認しなければなりません。
例えば、契約に含まれるサービス内容や対応時間、出張費用や部品代がどの程度カバーされているかを確認することで、契約後のトラブルを避けることができます。
ちなみに、土日祝などの休日に対応してくれるかどうかもポイントのひとつ。詳しくは、こちらの記事でも解説しています。
また、契約前に他社の保守契約内容と比較することも重要。どのサービスが自社のニーズに最も適しているかを見極めるためにも、複数のサービス提供者から見積もりを取り、内容をしっかりと比較検討しましょう。
『メーカーと第3者保守サービスの比較』
メーカー提供の保守サービスと、第三者保守サービスには、それぞれ異なる特徴があります。
メーカーの保守サービスは、機器に対する深い知識と経験を持つ技術者による対応が可能となるため、費用が高めになる傾向があります。
一方で、第3者保守サービスは、コストを抑えられる一方で対応の質やスピードにバラツキがある場合があります。
主な比較ポイントは、下記の4つです。
- 年間にかかるコスト
- サービスの質
- 対応のスピード
- 自社のニーズ
いずれにも合致した年間保守サービスを選ぶことが重要です。
場合によっては、メーカーと第三者のサービスを組み合わせて利用することも検討するとよいでしょう。
【関連記事】
複合機の年間保守契約が不要になるケースは？2つのポイントで紹介！
すべての企業に年間保守契約が必要というわけではありません。
例えば、複合機の使用頻度が低い場合や短期間のリース利用を行っている場合には、保守契約が不要となるケースもあります。
ここでは、年間保守契約が不要となる具体的なケースとその際のリスク管理方法について解説します。
- 短期間でのリース利用時の選択肢
- 使用頻度が少ない場合のリスク管理
２つのポイントに分けて詳しくみていきましょう。
『短期間でのリース利用時の選択肢』
短期間でのリース利用を検討している企業にとって、年間保守契約は必ずしも必要ではありません。
リース期間が短いため、大きなトラブルが発生するリスクが低く、その分契約コストを抑えることが可能。この場合、リース契約に付随する基本的なメンテナンスサービスのみで十分な場合もあります。
ただし、短期間のリースであっても、万が一のトラブルに備えて保守契約をオプションとして追加することも検討するとよいでしょう。
リース会社が提供するサービスやメーカーのオプション契約などを確認し、自社に合致したプランを選びましょう。
また、リース終了後に機器を返却する前にメンテナンスを行っておくことで、予期せぬコストが発生するリスクを回避することができます。
『使用頻度が少ない場合のリスク管理』
複合機の使用頻度が少ない企業にとっては、年間保守契約が必ずしも必要ではない場合があります。
しかし、使用頻度が少ないからといって、トラブルが発生しないわけではありません。
そこで、リスクを最小限に抑えるための対策を行うのも重要ポイント。例えば、使用頻度が低い場合でも定期的なセルフメンテナンスや簡易点検を行うことで機器の状態を把握し、故障の予兆を早期に発見することができます。
また、トラブルが発生した際には、迅速に対応できる体制を整えておくことで大きな問題に発展するのを防ぐことも可能。トラブル発生時に備えて、簡単な部品の予備を準備しておくことも有効です。
小さな問題であれば、自社内で迅速に対応できるようになります。
さいごに｜複合機の年間保守について知り業務運営を最適化しよう！
今回は、保守契約を結ばない場合に考えられるリスクや、それを回避するための対策について解説しました。
複合機の年間保守契約は、安定した業務運営を確保するために有効な手段のひとつ。しかし、契約にはコストがかかるため、その必要性をよく検討しなければなりません。
保守契約が適切な選択肢かどうかを判断する際には、業務の内容や機器の使用頻度やリース期間などを考慮し、自社に合ったプランを選ぶことが大切です。
最終的には、保守契約を通じて業務の効率を維持し、無駄なコストを抑えることで企業の成長を支えることができるようになるでしょう。
無料の予約システム「タダリザーブ」
最新記事 by 堀田直義 (全て見る)
- 複合機の年間保守契約は本当に必要？契約しない場合のリスクと対策 - 2024年10月9日
- 複合機の転倒防止でやるべきこととは？安全性を高める方法を解説！ - 2024年10月9日
- 複合機の解像度とは？肉眼で300dpi以上は見えないので大きくても意味がない？ - 2024年10月8日
- 複合機のグリーンセンターとは？活用するメリットなど解説！ - 2024年10月6日
- 在宅ワークで使える！おすすめの複合機を格安リースで導入する方法を解説！ - 2024年10月6日
