複合機の認証設定とは？承認されるまでの手順やできないときの対処法など解説！|複合機リースの格安NO1｜株式会社じむや - お役立ち情報関連

2025年04月11日

認証設定とはなに？認証設定の設定方法は？というような悩みや疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

 

本記事では、複合機における認証設定の意味や設定方法について解説していきます。

 

最後まで読むことで、認証設定の意味や設定手順を理解できます。

 

ぜひ、最後までご覧ください。

 

複合機の認証設定とは？承認までの流れと手順を紹介！

 

認証設定とは、システムや機器を使う際に登録されたユーザーのみが利用できる仕組みのことを指します。

 

皆さんも普段されていると思いますが、スマホのロック機能や指紋認証、顔認証も認証設定と似ています。

 

つまり、ユーザーIDやパスワード、生体認証を確認する仕組みを設定すること。まずは、設定する意味からみていきましょう。

 

 

『認証設定する意味』

複合機のユーザー認証は、登録されたユーザーのみが利用できるシステムです。

 

ユーザー認証を設定することで、情報漏洩や不正利用を防ぐ意味があります。

 

 

『承認されるまでの流れ』

複合機の認証設定から承認されるまでの流れは、下記のとおりです。

 

1. 認証方式の設定
2. パスワードの入力
3. ユーザーの登録
4. デバイスと複合機の連携
5. データの印刷
6. ジョブ蓄積型の印刷

 

以上で、登録したユーザーしか印刷できなくなります。

 

ユーザー認証とは？複合機のカウンター枚数の上限を設定

 

 

『認証設定の種類』

次に、認証設定の種類もみていきましょう。

 

 

ID／パスワード

ユーザー名とパスワードを入力する認証設定です。一番使われておりますが漏洩するリスクもあります。

 

 

生体認証

指紋／顔など認証する設定です。こちらはとても高いセキュリティになります。

 

 

ICカード認証

カードをかざして認証する設定です。こちらは早くて使いやすいです。

 

 

ワンタイムパスワード

指定された秒数ごとにコードが変わる認証設定です。二段階認証によく使われております。

 

 

多要素認証

上記に書いた設定を複数組み合わせた認証設定です。かなり強いセキュリティになります。

 

 

複合機におけるユーザー認証設定のメリットとは？デメリットについても解説！

 

複合機のユーザー認証設定においてメリットもありますが、デメリットもあるので注意しなければなりません。

 

 

『認証設定のメリット』

ユーザー認証設定のメリットを3つ紹介していきます。

 

 

セキュリティ強化ができる

情報漏洩や不正利用を防いだり、外部からの攻撃などのリスクからシステムや情報を守ることができます。

 

ユーザー認証を導入することで誰が使うかを制限できたり、利用履歴も確認したりすることができます。

 

 

登録されたユーザーのみ利用のアクセス管理ができる

現在、ほとんどの企業でインターネットを使っており、セキュリティが甘ければどこからでもアクセスできてしまうため情報が漏れてしまいます。

 

それを防ぐために認証設定が必要。許可された方だけが使えるようになります。

 

使える機能も個別で設定できたり、操作範囲を細かく設定できたりします。

 

設定画面も管理者だけが設定変更でき、社内からのアクセスだけ許可できるのもメリットです。

 

 

誰がいつ利用したか利用状況が確認できる

ユーザー認証では登録されたユーザーのみが使えるため、ICカード認証などを使用すると、「いつ」「誰が」「どこで」「何をしたか」を特定することができます。

 

記録できる例の一覧を下記にまとめました。

 

• 利用者名：田中　事務子／ユーザーID「jimuya03」
• 利用日時：2025年4月9日　13:50:45
• 利用機能：印刷／コピー／FAXなど
• 使用枚数：カラー「0枚」白黒「3枚」
• ファイル名：大事な書類2025_B5.PDF
• 出力先：送信先メールアドレスなど

 

この機能があることで、不正使用の確認やどこの部署がどれだけ利用しているか分析できます。

 

また、情報が漏れた際も送信先の特定や操作ユーザーを特定できます。

 

 

『認証設定のデメリット』

次に、ユーザー認証設定のデメリットを3つ紹介していきます。

 

 

パスワード管理

長くて複雑なパスワードの場合は利用する方が忘れたり、定期的な変更があったりする場合は管理者の負担が増えてしまいます。

 

 

認証失敗した際のストレス（顔認証など）

どうしても1回で認証が成功するとは限りません。

 

ときには、何度も認証されないこともあり、その失敗によるストレスもあります。

 

顔認証に失敗したら「パスワードを入力してください」と出てくるので、手動で入力しないといけなくなるストレスはデメリットのひとつです。

 

 

システム障害があったときのリスク

ネットワークトラブルなどが発生すると、システムにログインできなくなります。

 

また、生体認証の機器が故障した際も認証できなくなってしまうため注意が必要。一部機能が使えなくなったり、ユーザー認証エラーが多発したりします。

 

このときに、一度認証を無効化した場合誰でも利用できる状態になってしまうため、セキュリティリスクがあるので注意が必要です。

 

 

さいごに｜複合機を認証設定してセキュリティーを強化しよう！

 

今回は、複合機の認証設定について解説してきました。

 

複数の認証設定があるので一覧からどれにするか選び情報を守りましょう。

 

認証設定は必須で、複数の設定方法があるため、用途に応じた選び方をすることが重要。また、設定方法はメーカーによって異なるため使用説明書を必ず読んでください。

 

外部からの攻撃、自分の情報を守るためにもユーザー認証の設定をしてから複合機を運用しましょう。

 

 

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