複合機契約前に必ず知っておきたい！7つの注意点を解説！
複合機を導入する際に、意外と見落としがちなのが「契約内容」です。
契約前にしっかり確認していない企業は少なくないため、後々トラブルや無駄な出費を招くことになります。
そこで本記事では、複合機契約前に必ず確認しておきたい7つの重要な注意点を具体例を交えてわかりやすく解説します。
初めて導入を考えている方や、現在の契約を見直したい方はぜひチェックしてください。
目次
複合機の契約形態について！購入・リース・レンタルの違いと注意点を理解しよう！
複合機を導入する際、最初の関門とも言えるのが契約形態の選択です。
安易に契約すると、後々「こんなはずじゃなかった」と後悔することがあります。
複合機には主に「購入」「リース」「レンタル」の3つの契約形態があります。
それぞれにメリット・デメリットがあり、企業の運用スタイルや予算、使用期間によってベストな選択は異なります。
導入後の使い方や会社の成長フェーズに応じて、柔軟に選択肢を検討することが、失敗しない複合機導入への第一歩です。
ここでは、それぞれの契約形態の特徴と注意点をわかりやすく解説していきます。
まずは全体像を押さえ、自社にとって最適な導入方法を見極めていってください。
『購入契約｜初期費用は高いが長期的コストは抑えられる』
購入契約は、複合機を一括または分割で「買い取る」方式です。
初期費用は大きくなりますが、月々の支払いがないため、長期的には最もコストを抑えられる方法でもあります。
【こんなケースにおすすめ】
- 長期的に使い続ける予定がある
- 資産として計上したい
- 維持費よりも所有権を重視したい
ただし、プラン内容により保守費用やトナー・消耗品代が別途かかるなど、トナー供給方式が異なる点には注意が必要です。
故障時の対応も、自社で業者を手配するなど柔軟さが求められます。
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『リース契約｜主流だが途中解約できない点に注意』
現在、多くの中小企業が採用しているのがリース契約。期間中は月額料金を支払い、期間満了後に返却または再リースという流れです。
初期費用が抑えられ、メンテナンスなども含まれるプランが多いため、コスト計画が立てやすいのが特徴です。
しかし、リース契約には「途中解約不可」という大きな落とし穴があります。
たとえ使わなくなっても、契約期間中は支払いが継続されるため、導入前の見極めが非常に重要です。
『レンタル契約｜短期利用に最適だがコストは高め』
短期的に複合機が必要な場合や、イベントやプロジェクト期間限定の使用には、レンタル契約が適しています。
1日～数ヶ月単位での契約が可能で、必要なときだけ使えるのがメリットです。
ただし、長期で使う場合はリースや購入よりも割高になりやすいため、利用期間をしっかり計画してから選ぶようにしてください。
レンタルには保守費用が含まれているケースが多く、手間なくすぐに使えるのも魅力です。
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複合機のカウンター料金契約とは？料金体系の注意点をチェックしよう！
複合機をリース・レンタルする際、ほとんどのケースで発生するのがカウンター料金です。
これは、モノクロやカラーでの印刷・コピーの枚数に応じて発生する、いわば「従量課金制」の料金体系。一見わかりやすく見えますが、内容をしっかり把握していないと「そんなに印刷していないのに請求が高い…」という事態になりがちです。
料金の仕組みや注意点を理解しておくことで、無駄なコストを避けることができます。
それでは、カウンター料金にまつわるポイントを詳しくみていきましょう。
『カウンター料金とは？モノクロとカラーの単価差にも注意』
カウンター料金は、印刷1枚ごとに単価が設定されており、毎月の印刷枚数に応じて課金されます。
- モノクロ印刷：1枚あたり2円程度
- カラー印刷：1枚あたり6円〜15円程度
多くの場合、上記のような単価設定がされています。
特に注意すべきなのはカラー印刷の単価。見た目は同じ1枚でも、モノクロに比べて3～8倍近くコストが違うケースもあるため、社内の印刷ルールを明確にしておくと効果的です。
『最低印刷枚数・基本料金の設定に注意』
カウンター料金には「基本料金」が設定されてます。
これは「〇〇円までは必ず課金される」という仕組みで、実際の印刷枚数によるカウンター料金が基本料を下回っていても料金は変わらないという契約です。
たとえば「1,000円の基本料金」となっていれば、実際には500円程度しか印刷していなくても1,000円の料金が発生します。
基本料金とは、印刷枚数に関係なく発生する料金であるため、契約前にしっかり確認しておく必要があります。
基本料金について詳しく知りたい場合はこちらをご覧ください。
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『月額固定制との違いも理解しておこう』
近年は、印刷し放題の「月額固定制プラン」を導入している業者も増えてきました。
これは、毎月定額で一定量の印刷が可能となるサービスで、印刷枚数が多い企業にとってはお得になる場合があります。
ただし、こちらにも思わぬ落とし穴が。例えば「2カ月連続で1,000枚超えた場合は別プランに移行する」など、細かな制限が設けられていることもあるため、プランの内容をしっかり比較・確認してから選ぶようにしてください。
複合機の保守契約とは？トラブル回避のための注意点も解説！
複合機は精密機器であるため、長期的な運用を考えるなら「保守契約」の有無が非常に重要なポイントになります。
万が一のトラブル時もスムーズに対応してもらえることで、業務への影響を最小限に抑えることが可能です。
ただし、「保守契約がある＝安心」とは限りません。契約内容には思わぬ盲点が潜んでいることがあります。
ここでは、保守契約で確認しておくべき重要なポイントを3つに分けて解説します。
『複合機の修理・点検対応の範囲とスピードを確認しよう』
トラブル発生時、どこまで対応してくれるのか、また対応スピードはどれくらいかは、業務効率に直結するものです。
- 通常対応時間は何時から何時までか？
- 修理受付後、訪問までにかかる時間は？
- 交換部品や作業費は保守契約に含まれているか？
対応が遅かったり、想定外の費用が発生したりするような契約内容であれば、結果的に業務を滞らせてしまう可能性もあります。
『トナーや消耗品は保守範囲に含まれるか』
「トナー切れ＝業務ストップ」なんてこともあるなかで、トナーやドラムなどの消耗品が保守契約の中に含まれているかどうかも重要なチェックポイントです。
確認すべき点としては、下記のとおりです。
- トナーは自動配送か、それとも都度発注か？
- 交換費用は別途請求になるか？
- ドラムユニットや廃トナーボックスも対象か？
保守契約に含まれていない場合、トナー代だけで想定以上のコストがかかる可能性もあるため要注意です。
『土日・夜間の対応可否と追加料金の有無』
オフィスの稼働日や業務形態によっては、土日祝や夜間のサポート体制も見逃せないポイントです。
- 休日・夜間対応が可能かどうか。
- 追加料金が発生する条件。
- 緊急時の専用窓口の有無。
サポート体制は会社ごとにバラバラなので、「自社の働き方」に合ったサービス提供が可能か、契約前に確認しておきましょう。
複合機の契約期間と自動更新って？よくある落とし穴に注意しよう！
複合機の契約で意外と見落とされやすいのが契約期間と自動更新の仕組みです。
これをしっかり確認しておかないと、「気づいたら契約が更新されていた…」という事態に陥ることもあります。
無駄なコストや手間を避けるためにも、契約の仕組みを正しく理解しておいてください。
『契約期間は5年が一般的！？』
複合機の契約期間は3〜7年の間で自由に設定可能です。
そのため、法定耐用年数に合わせた5年契約が最も多く選ばれています。
長期契約になるほど月額コストが抑えられるケースもありますが、その分、途中での契約変更が難しくなる点には注意が必要です。
また、機器の故障リスクやビジネスの変化を見据えて、期間設定を慎重に行うことが重要です。
『自動更新の有無と通知タイミングを要確認』
契約によっては、満了後に「自動で再契約される」条項が盛り込まれているケースがあります。問題は、この更新が通知なしに行われることがある点です。
更新のタイミングや、解約申請の期限（例：満了の3か月前までに書面通知が必要 など）を契約時にしっかり確認し、スケジュール管理しておくことがトラブル回避のカギです。
『契約満了日を把握しておくことが大切』
意外と忘れがちなのが「契約満了日」の管理です。契約書をどこにしまったか分からず、確認の遅れがトラブルにつながることもあるため注意しなければなりません。
契約満了日を社内カレンダーに記録する、リマインド設定をしておくなど、事前の管理体制を整えておくことをおすすめします。
複合機の契約解除時の注意点について！違約金・撤去費用の落とし穴とは！？
複合機の導入時には見落とされがちですが、契約をやめるときの条件も気を付けるべきポイントです。
途中で契約を解除する際には、思わぬ費用や手続きの煩雑さが発生することもあり、「こんなにかかるとは思わなかった…」と後悔するケースも少なくありません。
ここでは、契約解除時に特に注意すべき3つのポイントを解説します。
『途中解約にかかる違約金の有無』
リースやレンタル契約は、原則として途中解約ができない仕組みになっていることが多く、やむを得ず解約する場合は違約金が発生する可能性があります。
違約金の算出方法（残り契約期間の料金満額を請求されるのか、割引があるのかなど）は業者によって異なるため、契約時に必ず確認しておきましょう。
『本体撤去・返送費用の発生条件』
契約解除後は複合機本体を返却する必要がありますが、その際の「撤去費用」や「返送費用」が利用者側の負担になる場合があります。
搬出作業や梱包、配送までを業者が対応してくれるのか、自分たちで手配が必要なのかなど、事前に具体的な費用と対応範囲を明確にしておくと安心です。
『リース満了後の返却方法・費用負担も確認』
契約期間が満了しても、複合機の返却に関する条件が不明確だと、トラブルの原因になります。
返却期日や方法、費用負担の有無、返却遅延による追加請求の有無なども契約書でしっかりチェックしておきましょう。
複合機の契約書・見積書をチェックしよう！あいまいな表現には要注意！
複合機の導入において、契約書や見積書の内容確認は極めて重要です。
特に「後から思わぬ請求が来た」「説明を受けていないオプションが加算されていた」といったトラブルは、書面の確認不足が原因で発生します。
見積書や契約書に記載されたあいまいな表現や、詳細が省略されている箇所を見逃さず、納得できるまで確認・質問をすることが肝心です。
『「別途費用」や「都度相談」は具体的に確認』
「別途費用が発生します」「内容は都度相談」といった表現が記載されている場合は要注意。こうした文言は、具体的な費用が後出しになるリスクがあります。
何にどのくらいの費用がかかるのか、都度相談とはどういうタイミングで行われるのかなど、具体的な内容を契約前に確認しておきましょう。
『初期費用・月額料金・オプション料金を明確に』
複合機導入時には、導入初期の設置費や設定費用、月額の基本料金に加え、オプション機能（FAX機能・両面印刷機能など）にも追加料金が発生することがあります。
見積書の段階で、必要となる機能についてすべての料金項目が明記されているかどうか、料金が月額なのか一括なのかまでしっかり確認しましょう。
『サービス範囲と有償対応の線引きに注意』
保守契約に含まれる対応内容（例：定期点検、トナー補充、緊急修理など）と、別途費用が必要な対応（例：部品交換、営業時間外対応など）を契約書で明確に確認することが大切です。
「これは保守対象外なので有償です」と後から言われてしまわないよう、契約時に対応範囲を明文化してもらうようにしましょう。
複合機の契約先選びを徹底解説！業者比較で見極めるべき注意点を知ろう！
複合機をどこから契約するかは、運用の満足度やコストに直結する大切なポイント。「有名な企業だから」「たまたま営業が来たから」といった理由だけで業者を選んでしまうと、後々後悔することになりかねません。
複数の業者を比較し、サービス全体のバランスを見て判断することが重要です。
『同じ複合機でも価格に差が出る理由』
驚くことに、まったく同じ機種の複合機でも、業者によって見積額に差が出ることがあります。
その理由は、業者の仕入れ価格、設定している利益率、キャンペーンの有無などにあります。
価格の差だけで即決するのではなく、「なぜ安いのか」「なぜ高いのか」の理由をしっかり確認してください。
『保守対応やサポート体制も比較しよう』
複合機は長く使うものだからこそ、導入後のサポート体制は非常に重要です。
「トラブル時にどれだけ迅速に対応してくれるか」「電話や訪問対応の体制はどうなっているか」といった部分も、契約前に必ず確認しましょう。
また、担当者の対応の丁寧さや、説明のわかりやすさも意外と重要な判断材料になります。
『相見積もりは最低2～3社から取るのが基本』
業者選びで失敗しないためには、最低でも2〜3社から相見積もりを取るのが基本です。
相見積もりをすることで、価格の妥当性や契約条件の違いが見えてきます。
「この内容でこの価格なら妥当だな」と納得できる判断材料が揃うため、安心して契約に進めます。
さいごに｜複合機契約は「内容理解」がトラブル回避のカギ！
今回は、複合機の契約について、注意点を7つの項目で解説してきました。
複合機の契約は、一見シンプルに見えて実は確認すべきポイントがたくさんあります。
「よくわからないまま契約した…」では、あとで後悔する可能性もあります。
本記事で紹介した7つの注意点を参考に、納得のいく契約を目指してください。
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