複合機スキャナーのファイル形式の「PDF・TIF・JEPG・XPS」の違いは？|複合機リースの格安NO1｜株式会社じむや - お役立ち情報関連

2024年09月17日

業務用フルオプションＡ３カラー複合機を月額6,900円でリース・販売している株式会社じむやの堀田です。

 

今回は、スキャナーのファイル形式についての記事です。

 

ぜひ、最後までご覧ください。

 

業務用複合機のスキャナーでできることは？

 

スキャナーと言えば、原稿を読み込んでデータにするというものですが、一言にデータにすると言っても色々な形式があります。

 

そもそもファイル形式とは、その名の通りファイルにデータを記録するための形式。一般的には、ものごとを行う時の一定のやりかたのことです。

 

似たものに「型式」がありますが、こちらは「機械類の特定の構造や外形」を表しています。

 

つまり機械類に使うのが「型式」で、対して機械以外のものと実体のないものに対して使うのが「形式」ということ。ちなみに「型式」の方は「けいしき」ではなく「かたしき」と読みます。

 

データは実体のないものですから「形式」の方を使っています。

 

業務用複合機だと「PDF」「JPEG」「TIF」「XPS」「pptx（オプション）」「docx（オプション）」「xlsx（オプション）」というファイル形式が選べます。

 

どうして色々な形式があるかというと、通常、アプリケーションごとに独自のファイル形式を持ったファイルを利用しているため。ただ、アプリケーションのなかには、仕様が標準化されたり公開されている形式にも対応できるようにしているものもあります。

 

そうしたものでファイルが対応形式であれば、同じように読み書き、編集などすることができるようになっています。

 

しかし、そのアプリケーションが使って形式が非公開のものであれば、そのアプリケーションでしか使えません。

 

では、それぞれどういう意味かをご説明します。

 

 

複合機スキャンで使えるアドビの定番拡張子！PDFとは？

 

PDFは「ポータブルドキュメントフォーマット」の略称で、アドビ システムズ社が開発しました。

 

「Adobe Reader」というビューアソフトをインストールすればPDFデータを見ることができます。

 

Adobe Readerは無料なので、現在データのやり取りでは最高のシェアを持っており、スキャナーで取り込むと言えばPDFが一般的となっております。

 

特徴としては、加工されにくく、受け渡した際のデータを意図する形でプリントアウトが可能という事が特徴としてあります。

 

ですので、見積書や図面等の相手に送る際にはDPFが好ましいです。

 

ただPDFには、「ファイルサイズが大きい」「編集ができない」という欠点があります。

 

PDFファイルは、ファイルサイズが大きいため、そのままメールに添付して送ると送信するのに時間がかかります。

 

また、そのままで次々保存していると、ストレージ容量をかなり必要としてしまいます。

 

必要になったときにファイルを開くのに時間がかかるでしょう。

 

ただ、複合機のスキャナーでは「圧縮PDF　又は　コンパクトPDF」といった元のデータを、約10分の１程圧縮できるので、その点でもPDFが評価されています。

 

その他、下記の方法で小さくすることもできます。

 

• 圧縮していない画像を1ページに複数配置しないようにする
• Adobe IllustratorでWeb用に最適化せず書き出さないようにする。
• 高品質な画像は使わないようにする
• PDF圧縮ツールを使用する

 

また、加工されにくいのが特徴ではありますが、それはPDFは閲覧のみに特化していることが多い形式のため。編集できないわけではありませんが、編集するには専用の編集ソフトが必要になります。

 

複合機のスキャナーで読み込んでデータ化した原稿をPDFで保存した場合、内容に修正しなければいけなくなった時には手間がかかるということを知っておきましょう。

 

 

複合機の画像スキャンで定番！JPEGとは？

 

JPEGは、Joint Photographic Experts Groupによって作られました。

 

その頭文字をを取ってJPEGとなっております。

 

特徴として、加工が容易で受け渡した際に意図しない形でプリントアウトがされる可能性があります。

 

JPEGの特性として、ビューアソフトを選びません。

 

PDFはAdobe Readerでしか見れませんが、JPEGは様々なソフトで見ることが可能なのです。

 

そのため、統一性がなく、場合によって受け渡した側と少しちがった形でデータを受け取られてしまう可能性があるのです。

 

逆にいえば、編集性・加工性に優れておりますので、そういった際にはJPEGは優れております。

 

上の画像データはJPEG形式で作っております。

 

また、画像のファイルサイズを小さくする高圧縮率も特徴です。

 

JPEGで保存すれば、元のサイズよりかなり小さくできます。

 

そのため、Webサイトに載せる画像にJPEGを使えばロード時間が短くなりますし、JPEGで保存するようにすればストレージ容量が節約できるでしょう。

 

特に大量の画像を扱う場合や、容量の制限がある場合には、JPEGの高圧縮率は大きなメリットとなります。

 

ただ、JPEGの高圧縮率は、サイズを小さくできますが、サイズ縮小に伴って画質を劣化させます。

 

しかも、保存する度に圧縮による画質劣化が起こるので、修正保存を何度も上書きを繰り返すと、その度にページに配置している画像の質が悪くなってしまうのです。

 

また、JPEGは透過情報を持っていないので、画像の一部を透明にすることができません。

 

使用する画像に透過効果を使いたい場合には、PNGなどの他の形式を使うとよいでしょう。

 

ただ、JPEGを上書きすると、データが劣化することがありますので、注意が必要です。

 

スキャナーの選択肢にはありませんが、「PING」という形式の場合は、上書きしてもデータの劣化しません。

 

 

複合機スキャンで画像が劣化しにくい！TIFFとは？

項目	TIFF	JEPG
画質	非常に良い	良い
上書き劣化	しない	する
凡庸性	無い	有る
WEB上にUP	出来ない	出来る
データ量	非常に重い	軽い

 

TIFFは、「Tagged Image File Format」の略称で、マイクロソフト社とアルダス社が開発した形式ファイルとなります。

 

特徴としては、JPEGにはない違いを持っております。

 

大きな違いとしては画像の上書きをしても劣化がされない「可逆圧縮（ロスレス圧縮）」とJEPGよりも画質がなめらかという違いが挙げられます。

 

しかし、TIFF形式ではこのコラムの様にWEB上にUPする事が出来ないのと、JPEGよりもデータが大きくなってしまいます。

 

また、JPEGも高画質してきているので、今ではTIFF形式はあまり使われなくなっています。

 

 

複合機スキャンで定番！XPSとは？

 

XPSは「XML Paper Specification」の略で、マイクロソフト社が開発しました。

 

先に書いた「PDF」「JPEG」「TIFF」との大きな違いは、編集や加工が出来ないという特徴があります。

 

PDFは加工がされにくいと書きましたが、現在では最もポピュラーなファイル形式なので、アドビ社以外でも多くの編集ソフトが家電屋で買えます。

 

その為、それを用意出来れば編集や加工は出来てしまうのです。

 

しかし、XPSはPDFよりもマイナーですので、加工されるソフトもありません。

 

原価表や契約書の確認用等に向いている形式となります。

 

 

複合機のテキスト・画像のスキャンにおすすめ！pptx・docx・xlsxとは？

 

まず前提として、業務用複合機にはオプションで付ける事が可能となりますので、標準では付いておりませんので、ご注意ください。

 

「pptx」「docx」「xlsx」はそれぞれ

 

pptx＝パワーポイント
docx＝ワード
xlsx＝エクセル

 

という意味になります。

 

そうです。Microsoft社が開発しているofficeソフトのことです。

 

複合機のスキャナーで読み込んだ物でもワードやエクセルとして編集することができます。

 

気を付ける点としては、変換はできるが認識率が非常に悪いという点です。

 

詳しくは「複合機でPDFをエクセルやワードに変換する事は出来る？」をご覧ください。

 

スキャナーは基本的に画質の解像度で良し悪しを判断します。

 

ただ、ワードやエクセルだと、解像度の問題よりも、スキャナーが文字が理解出来ず文字化けしたり、ズレたりするので現実的に実用レベルではないのです。

 

大体10％程がどのメーカーもこのような問題を抱えているので、一見すると良さそうなオプションに見えますが、そうではありません。

 

 

複合機のスキャナー機能で使える？その他のファイル拡張子も紹介！

それぞれのファイル形式の特徴とともに、それぞれのファイル拡張子も知っておいた方がよいでしょう。

 

そもそも拡張子とは、ファイル名の末尾についている文字列のこと。コンピューターは、この拡張子でファイルの種類を識別し、どのアプリケーションで、そのファイルを開けばよいのかを判断しています。

 

また、拡張子を見ればそれが何のファイル形式で保存されているかわかるので、コンピューターだけではなく、人がそれが何のファイル形式なのか判断するのにも役立っています。

 

下表は、本記事で紹介したファイル形式の拡張子をまとめたものです。

 

ファイル形式名	ファイル拡張子
PDF	.pdf
JPEG	.jpeg
TIFF	.tifまたは.tiff
XPS	.xps
pptx	.pptx
docx	.docx
xlsx	.xlsx

 

ちなみにファイルを右クリックすれば名称変更ができますが、ファイル名の末尾を「.pdf」から「.jpeg」に変えても、PDF形式のファイルがJPEG形式にはなりません。

 

ファイル名の拡張子を変えてもファイル形式は変わりませんし、そんなことをしたらエラーが出てファイルが開けなくなることがあるので、絶対にしないようにしてください。

 

 

さいごに｜複合機スキャンに対応したファイル形式を選ぼう！

 

今回は、複合機スキャナーで使用可能なファイル形式の違いについて解説しました。

 

オフィス業務の中で、複合機のスキャナーを使って画像や文書をスキャニングするシーンは少なくありません。

 

とくに最近はオフィスのデジタル化を多くの企業が進めていますから、文書をスキャニングする機会も増えているのではないでしょうか。

 

その際に最適な形式を選ぶことは非常に重要です。

 

解説したように、それぞれの形式によって特徴が違いますから、目的により使い分け、必ず対応しているものを選ぶようにしましょう。

 

 

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