複合機の手差しを活用した「封筒印刷」のやり方をご紹介！シワが寄ってしまう時の対処法は？|複合機リースの格安NO1｜株式会社じむや - お役立ち情報関連

2024年08月05日

複合機での封筒印刷時にシワが寄ってしまった経験のある方もいるのではないでしょうか。

 

本記事では、複合機における封筒印刷について解説しています。

 

ぜひ、最後までご覧ください。

 

複合機における封筒印刷の特徴とは？仕組みや設定方法についても解説！

 

差出人の情報を先に封筒に印刷しておくと、差出人情報を書く手間がなくなります。

 

また、会社名や連絡先、住所、部署名など一般的には変わりにくい情報だけを印刷しておき、送付担当者名のように変更することがある情報については押印するようにすればスムーズに業務を行えるでしょう。

 

ここでは、複合機における封筒印刷の仕組みにや設定手順ついて解説しています。

 

詳しくみていきましょう。

 

 

『封筒印刷の仕組み』

複合機において、印刷方法は大まかに下記のように分類されます。

 

• オンデマンド印刷
• オフセット印刷
• 凸印刷

 

そして、複合機での封筒印刷では、このような印刷方法によって仕組みに違いがあります。

 

ちなみに封筒印刷の場合、オフセット印刷または凸印刷が主流です。

 

凸印刷は、樹脂版と呼ばれる版を作り、押すような方法で印刷します。

 

 

『複合機における封筒印刷の設定方法』

複合機において封筒印刷をする際には、事前に設定をしておく必要があります。

 

下記に、一般的な複合機で封筒に印刷する手順を簡単にまとめました。

 

 

封筒の準備

まず、印刷する封筒の種類を確認しましょう。

 

長形、角形、洋形など、封筒にはさまざまなサイズと形状があります。

 

使用する封筒のサイズに合わせて、複合機の設定を行う必要があります。

 

 

パソコンでの印刷設定

次に、文書作成ソフトウェア（例えばMicrosoft Word）を使用して、封筒のサイズに合わせた印刷設定を行います。

 

レイアウトタブから「サイズ」を選択し、封筒に適したサイズを選びます。

 

また、「印刷の向き」を縦または横に設定し、必要に応じて「余白」の調整も行えます。

 

 

原稿の作成

宛名や送り主の情報を含む原稿を作成します。

 

Microsoft Wordでは、封筒印刷用のテンプレートを使用することで、簡単に正しい位置に情報を配置することができます。

 

 

複合機本体の設定

複合機に封筒をセットする前に、複合機の設定を行います。

 

手差しトレイを使用する場合は、封筒の印刷面を下に向け、フラップ（のりしろ部分）を上にしてセットします。

 

複合機のパネルで手差しトレイに切り替え、用紙タイプとして「封筒」を選択し、用紙サイズを調整します。

 

 

印刷の実行

最後に、パソコンから印刷を実行します。

 

プリンタードライバーの設定で、手差しトレイを選択し、用紙タイプとして「封筒」を指定します。

 

印刷したい面を上にして封筒をセットし、印刷ボタンをクリックしてください。

 

ちなみに封筒印刷は、複合機やプリンターの機種によって異なる場合があるため注意しなければなりません。

 

また、封筒の種類や厚みによっては、印刷時にシワが寄ることがあるため、事前にテスト印刷を行うことも重要。封筒印刷を理解することで、オフィスでもきれいに封筒印刷できるようになります。

 

 

複合機で封筒印刷をする手順を主要メーカー別に紹介！

 

封筒印刷は複合機で搭載されている基本的な便利機能のひとつ。操作性については、メーカーごとに違いがあるため理解しておく必要があります。

 

ここでは、下記の主要複合機メーカーにおける封筒印刷の手順について、詳しく解説しています。

 

• キャノン
• シャープ
• 富士フイルムビジネスイノベーション

 

機種によっては、操作性に違いがあるため取り扱い説明書をよく確認しなければなりません。

 

それでは、詳しくみていきましょう。

 

 

『キャノン』

キャノンの主要複合機iR-ADVCシリーズで封筒印刷する手順は、下記のとおりです。

 

1. メニューから「設定」を選択し「環境設定」から用紙の設定を行う
2. 設定の登録が完了したら「封筒」を選択する
3. 手差し用紙のデフォルト設定が「封筒」になっていることを確認して次に進む
4. パソコンで社名入りの封筒のデータを作成する
5. 複合機の手差しトレイを開く
6. 印刷面（封筒の表面）を下向きにし、封筒の下端を複合機側（左側）に向けてセットする
7. パソコンで社名入りの封筒のデータを開き、「ファイル」そして「印刷」を選択する
8. プリンターのプロパティから「手差し」を選択して「OK」をクリックする
9. 印刷を開始する

 

封筒を手差しトレイに常時セットしている場合、手差しトレイを封筒専用にするためにも、デフォルト設定として登録しておいた方が効率的でしょう。

 

ちなみに、デフォルト設定を未設定にしていれば、毎回違うサイズの用紙や封筒を手差しトレイから印刷できます。

 

 

『シャープ』

シャープがリリースしているMXシリーズの複合機を例に封筒印刷する手順を、下記にまとめました。

 

1. パネル操作で「用紙」画面に移動し、用紙タイプを「封筒」に設定する
2. 設定画面で「手差しトレイ」を選択する
3. 封筒のサイズを「用紙のサイズ」から選択して決定する
4. パソコンで複合機ドライバーの設定画面から用紙サイズやタイプを選択する
5. 印刷を開始する

 

基本的に、複合機の手差しトレイに封筒をセットして印刷します。

 

パネルで封筒印刷の設定をしてから、印刷を開始してください。

 

 

『富士フイルムビジネスイノベーション』

富士フイルムビジネスイノベーション製複合機のDocuCentreシリーズを例として封筒印刷する手順を、下記にまとめました。

 

1. 使用可能な定形サイズの封筒（長形3号など）をセットする
2. パソコン上で原稿を作成する
3. 封筒を印刷面が下向きになるように、また封筒の下端を複合機側（左側）に向けてセットする
4. パソコン上で複合機のプロパティを設定する
5. 印刷を開始する

 

このように封筒印刷する際は、基本的にパソコンと複合機の操作が必要です。

 

 

複合機を使用して封筒に印刷する際のプリンタードライバーの設定方法は？

 

オフィスでも、業務で使用する封筒印刷は頻繁に行われる作業のひとつです。

 

しかし、複合機のソフトウェア面で多くの方がプリンタードライバーの設定で苦労される傾向があります。

 

プリンタードライバーの導入は、付属するCD-ROMもしくはメーカーの公式ホームページから機種を選択してダウンロード後、インストールしてセットアップを完了させるだけです。

 

その後の封筒印刷における設定手順は、下記のとおりです。

 

1. プロパティを選択する
2. 封筒の用紙サイズに合わせて設定する
3. 印刷する

 

パソコンから封筒印刷を実行する場合は、プリンター名から印刷したい複合機を選び、「プロパティ」を選択します。

 

原稿サイズで「ユーザー定義用紙」を選び、新しい用紙名で登録します。

 

用紙種類で「和封筒」か「洋封筒」を選び、短辺と長辺に封筒サイズを入力して登録します。

 

以上の手順を踏むだけで、複合機を使用して封筒を印刷することも可能。封筒印刷の際は、これらの設定を参考にしながら手順を進めてみてください。

 

封筒印刷に関するさらなる情報やサポートが必要な場合は、専門的な業者対応がおすすめです。

 

効率的にオフィス内での業務をサポートするためにも、プリンタードライバーを正しく設定することを意識しなければなりません。

 

他にも、複合機を使用して封筒に印刷する際のプリンタードライバーの設定ポイントについて解説しています。

 

• 封筒定形外サイズのカスタマイズ
• データ作成時
• ガイドへの封筒セット時

 

詳しくみていきましょう。

 

 

『封筒サイズの確認』

ドライバーの設定に入る前にまず、最初に印刷する封筒の種類とサイズを確認します。

 

定形サイズの封筒であれば、プリンターの手差しトレイから直接印刷することもできます。

 

一方で、定形外のサイズの場合は、プリンタードライバーでカスタムサイズを設定する必要があります。

 

 

『印刷データの作成』

Microsoft Wordなどの文書作成ソフトウェアを使用して、封筒に印字するための原稿データを作成します。

 

ページレイアウトの設定で、印刷の向きを「縦」または「横」に設定し、用紙サイズを封筒のサイズに合わせます。

 

 

『封筒のセット』

封筒の形状に応じて、手差しトレイに封筒をセットします。

 

プリントする面を下にしてセットし、用紙ガイドを封筒に合わせなければなりません。

 

フラップにのりやシールが付いている場合は、プリンタードライバーで「原稿180°回転」の設定も必要になる場合があります。

 

 

複合機における封筒印刷の注意点を紹介！

 

こんだけの封筒が印刷できるんだったらすごいメリットじゃん！と思う方もいるのではないでしょうか。

 

しかし、営業マンとしては実は封筒印刷は、どうにも手ごたえがない時に、最終手段としていう程度に留めているのです。

 

何故かというとデメリットが多すぎるのです。

 

 

まず、上のが画像を見て頂ければわかりますが、すべてメーカーは「複合機で封筒印刷をしても綺麗に印刷できない可能性がある」と書いてあります。

 

可能性という言葉で何となくニュアンスが軽いですが、可能性があると書けば全てのクレームを受け流せるのです。

 

1番多いクレームとしては封筒の端にシワが寄ってしまうことです。ピンとこない方は、一般的な茶封筒を折り曲げてください。

 

そうすると折り曲げた箇所の端に軽いシワができますよね？

 

このシワになっている状態でローラーをかける訳ですから、大なり小なりシワになるのです。

 

複合機の構造上、手差しから印刷をすると印字して排出するまでに、折り曲げなければいけない箇所であったりローラーで送り出す場所が存在するので、しょうがない部分もありますけどね。

 

現在では、各社比較的にシワが軽減されてはいますが、印刷する前のままと全く同じではありません。

 

それからクレームではないのですが、先ほども書きましたがメーカーによっては最初にプロパティに入っているサイズが「洋形3号」「長形3号」「角形2号」の３つしか入っていなかったり、入っていても５つ程しかない場合が多く、印刷したい封筒サイズがない場合は、新たにサイズをプロパティに追加する必要があります。

 

コールセンターの人間が一から教えてくれるとは言え、非常に面臭い作業なので「だったらいいや」となる可能性も高いのです。

 

封筒印刷は、手順を正しく守ることでスムーズに行えます。

 

しかし、複合機での封筒印刷には限界もあり、例えばシワが完全になくなるわけではないことを理解しておく必要があります。

 

また、特殊な封筒や大量印刷の場合は、プロの印刷業者に依頼することも検討してください。

 

 

さいごに｜複合機で封筒印刷ができる！

 

今回は、複合機における封筒印刷の方法や印刷後のシワについて解説してきました。

 

従来の機種よりも現行の複合機はシワが軽減されてはいますが、印刷する前のままと全く同じではありません。

 

現在ではクレームが入るほどではないため、実際、封筒のシワが気になる方も少ないのではないでしょうか。

 

ぜひ、複合機の封筒印刷を活用してみてください。

 

 

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