複合機でページ番号を振りたい！アノテーション機能について解説！|複合機リースの格安NO1｜株式会社じむや - お役立ち情報関連

2024年01月25日

複合機には、ページ番号の印字、重要書類向けスタンプや日付の追加などのアノテーションという機能があります。

 

本記事では、アノテーションの使い方やメリットなどを詳しく解説していきます。

 

ぜひ、最後までご覧ください。

 

複合機におけるアノテーションとは？

 

アノテーションとは、文書に追加情報を付け加えるための機能です。

 

これは「ナンバリング機能」や「ページ番号印字機能」とも呼ばれます。

 

わかりやすい例として、ページ番号の印字について触れていきます。

 

• 数字のみ
• 総ページ付き数字
• 章付き数字
• P字付き数字　など

 

このように、いくつかあるなかから選択可能です。

 

シンプルな数字のみのものから総数がわかるようになっているものなど、さまざまなパターンがあるため、ニーズに合わせ選択してください。

 

それでは、具体的な活用方法から詳しくみていきましょう。

 

 

『アノテーションの活用方法』

ページの印字は、最初の数ページをとばして途中から印字することも可能です。

 

具体的には、表紙と目次にはページ番号を振りたくないというような場合に活用することができます。

 

指定範囲のみにページ番号を印字することも可能で、見栄えのよい資料作りができるようになります。

 

また、印刷された用紙であっても、あとからページ番号を振ることも可能。これにより、パソコンから出力した資料以外のものも番号管理して資料の一部として活用できます。

 

この場合は、印字したい原稿を複合機にセットして、アノテーション機能を使うことでページ番号を追加することが可能。

 

注意点としては、用紙が厚すぎたり薄すぎると、紙詰まりなどの故障の原因になるため、普通紙のみを利用するようにしてください。

 

他、ページ番号だけでなく、下記のように日付やスタンプといった追加情報もいれることが可能です。

 

• 日付
• スタンプ（至急、重要、回覧、複製厳禁など）
• 文字付きページ番号（会議資料1、営業部向け資料1など）
• 付箋・テキストあり付箋など

 

さらに詳しくみていきましょう。

 

 

日付

日付を印字することで、その資料がいつ扱われたものかの確認がすぐできますし、日付けごと、月ごとなどでファイリングしておけば管理もぐっと楽になることでしょう。

 

 

スタンプ

スタンプは、資料がどのようなタイプのものかを簡潔に伝えてくれます。

 

例えば、「重要」や「社外秘」などのスタンプがついていれば、その資料の機密性がすぐに伝わります。

 

 

文字付きページ番号

ページ番号周りに、文字を印字することができる機能です。

 

特定のページ番号脇に目立たせたい語句を入れたい場合などに活用します。

 

主にプレゼンテーションなどで扱うようなスマートな資料作りが可能です。

 

 

『アノテーションの設定方法』

複合機でのアノテーション設定方法は、下記のとおりです。

 

1. コピーを選択
2. メニューからアノテーションを選択
3. 設定を行いOKを押す

 

機種による細かな違いはありますが、同様の手順で印刷も可能です。

 

お使いの機種のユーザーズガイドを確認のうえ作業してください。

 

 

アノテーションを使うメリットとは？3つのポイントで紹介！

 

アノテーションは、文書の理解を深めるために活用できるツールです。

 

特に長い文書や複雑な情報を扱う際には、重要なポイントや詳細を強調するために使用することで、読み手側の理解を助けます。

 

下記、その他のメリットについても紹介していきます。

 

 

『業務効率化につながる』

会議資料などのナビゲーションを容易にするためにも、アノテーションは有効な手段です。

 

特に長い文書や多数のページからなる文書を扱う際には、重要なセクションやページに対してマークすることで、必要な情報をすぐに見つけることができます。

 

ビジネスシーンでの時間と労力を節約し、効率的に業務を進めることができます。

 

 

『資料整理がしやすい』

アノテーションは、情報を整理し重要なポイントを強調するために役立ちます。

 

例えば、研究論文や報告書では、重要な結果や引用を強調するためにアノテーションを使用することができます。

 

これにより、後で情報を見つけやすくなり、文書の全体的な理解が深まります。

 

 

『文字付きページやスタンプで視認性向上』

文字付ページやスタンプを用いて視覚的な情報を追加することで、文書の理解を向上させることができます。

 

例えば、図や表に注釈を追加することで、その内容をより明確に説明することができます。

 

 

さいごに｜複合機のアノテーション機能を使いこなそう！

 

今回は、複合機のアノテーション機能について特徴とメリットを解説してきました。

 

書類の管理がしやすくなる、読みやすい資料作成ができるなどのメリットがあります。

 

この機会にぜひ、複合機を使いこなしてみてください。

 

 

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