複合機で名刺をスキャンする方法は？メリットを紹介！
普段の仕事の場で活躍する名刺。ビジネスマンは日常的に使用していますが、複合機で名刺をスキャンすることで、より便利に活用できることをご存知でしょうか。
本記事では、複合機で名刺をスキャンするメリットや活用方法を紹介しています。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機で名刺をスキャンするメリットとは？
名刺を複合機でスキャンすれば、データを共有して多くの場面で使用できます。
複合機で名刺をスキャンするメリットを、具体的に解説していきましょう。
『名刺を部署内で共有できる』
一般的に、名刺は紙ベースであり、カードホルダーなどに保管されることが多いです。
ところが、カードホルダーで保管していると、管理している方しか中身を把握できていない状態になってしまいがち。紙媒体で名刺を管理するメリットは当たり前ですが、破棄しない限り連絡先を手元に保管しておけることです。
しかし、名刺をスキャンしてデータベースとして保存すれば、共有もしやすいです。
他のメンバーも、取引会社の担当者の情報を素早く検索することができることは、大きなメリットといえるでしょう。
『スキャンすることで容易に2次利用ができる』
もう1つのメリットは、データとして保存しておくことで、取引先の担当者との連絡手段が簡単になるという点。
紙媒体で保存する場合は、当然ながら電話をかけるにしても、メールで連絡を取るにしても手打ちで打ったものを確認する必要があります。
しかし、1度でも名刺をスキャンを行い、データとして保存しておけば、入力する手間が減るだけでなく、年賀状の作成や文書の差込印刷など2次利用が手軽に行えるようになるでしょう。
また、スキャンしたデータをもとに、簡単に他のアプリで活用することができることは大きなメリットといえます。
複合機で名刺をスキャンする方法とは？具体的な活用例も解説！
続いて、実際に複合機で名刺をスキャンする方法を解説します。
また、スキャンした名刺のデータの活用例についても、詳しくみていきましょう。
『方法はシンプル！複合機に名刺をセットしてスキャンするだけ！』
実際に名刺をスキャンする方法は簡単です。
- 複合機のガラスの読み込み面に名刺をセット
- 名刺をスキャン
以上の流れで完了します。
これだけだと、拍子抜けしそうなので、スキャンするときのより便利なツールを紹介しましょう。
実際に読み込むだけなら、画像データのようなファイル形式で保存されますが、テキストデータもないとデータ化しても活用するまでに、また手間がかかります。
そこで、OCRと呼ばれる光学文字認識機能を搭載しているソフトウェアを活用することで、名刺をテキストデータとしても保存してくれます。
この取り込んだデータをもとに、次の活用例のような応用をしていきましょう。
コラム：複合機の仕組み「OCR」とは？メリットやデメリットなど解説！
『具体的な活用例①｜データ化した名刺を表計算ソフトに出力する』
1つ目の活用例は、取り込んだデータをCSVファイルなどの表計算ソフトのデータにまとめておくこと。このような、表にまとめておくことで、顧客や取引先の連絡先リストや帳票を作成することができます。
作成したリストは、Wordなどの差込印刷で印刷を楽にしたり、マップアプリなどのリンクを埋め込んでおくことで、2次利用ができ、営業活動の効率化を測ることができるでしょう。
複合機でスキャンした名刺は、このようにリスト化することで、業務の幅を広げることができます。
『具体的な活用例②｜クラウド化して名刺のデータを部署内で共有する』
もう1つの活用例が、先ほどの表計算ソフトの応用です。
ここ数年では、クラウドにデータを保存することで、同じ組織に所属するメンバーとのデータのやりとりが、とても楽になりました。
例えば、Google スプレッドシートなどのクラウド上で動く表計算ソフトを活用することで、1つの名刺データリストのファイルを組織でリアルタイムで共同編集ができます。
複合機でスキャンした名刺データをこのシートに取り込むことで、名刺をもとに営業活動の進捗管理や、商談内容を共有し、部署内での意思決定を行うなど円滑なコミュニケーションが図れるかもしれません。
クラウドアプリは、これまでできなかったことを実現してくれます。
名刺データを特定のパソコンだけでしか開けなかったものが、スマートフォン上などでも閲覧可能となるなど、会社の環境に応じて名刺の共有方法を模索してみるのも有効です。
さいごに｜複合機を活用した名刺スキャンはおすすめ！
複合機で名刺をスキャンすることは、このようにメリットがたくさんあります。
これまで、集めた名刺のデータを同じ部署内のメンバーへ共有が可能です。
他にも、取り込んだ名刺データをもとに、他のソフトやアプリとの連携を行うことで、これまでの業務内容の効率を上げることができるでしょう。
データ化をした上で、クラウドに保存を行い他のメンバーとの情報連携を簡単にすることも活用の幅を広げる手段です。
スキャン方法も、そんなに難しいわけではありませんので、複合機での名刺スキャンをぜひ活用してください。
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