複合機の月間印刷枚数の目安は？プロが業種毎に相場枚数をご紹介！
業務用フルオプションA3カラー複合機を月額6,900円以下で格安リース・販売している株式会社じむやの堀田です。
オフィス内で複合機を継続的に使用していくなかで、印刷カウントが影響して費用がやたらとかかってしまい、コストパフォーマンスに悪影響を及ぼしているケースもあるでしょう。
本記事では、複合機の月間印刷枚数について解説しています。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機の月間印刷枚数を把握する重要性とは？
複合機の月間印刷枚数は随時、把握していなければ印刷カウント数が想像以上にかさんでしまい、無駄な経費を生み出してしまう恐れもあります。
会社の経営も圧迫する原因となるため、注視しておく必要があります。
ここでは、複合機における月間印刷枚数を確認するメリットやコスト管理について解説しています。
詳しくみていきましょう。
『月間印刷枚数を確認するメリット』
複合機の月間印刷枚数を適切に把握することは、オフィス運営において非常に重要な役割を担います。
まず、複合機の利用状況や印刷の必要性をしっかりと把握することで、無駄な印刷コストの削減が可能となります。
印刷枚数の把握は、必要以上の印刷や紙の無駄を防ぎ、会社全体の運営コストの効率化にも繋がるでしょう。
また、月間の印刷枚数を確認することで、現在利用中の複合機のスペックが業務量に見合ったものであるかを評価でき、必要に応じて機種変更や新たな複合機の導入を検討する材料ともなります。
月間印刷枚数の把握により、必要な機能やオプションを最適化することも可能です。
複合機には多くの機能が備わっているものの、実際に利用している機能と使用頻度に差がある場合があります。
例えば、カラー印刷が少ない職場で高性能なカラー複合機を導入するのは不必要なコスト増加に繋がる可能性もあるため注意が必要です。
そのため、印刷量と利用状況の確認は、オフィスのコスト削減を目指すうえで欠かせません。
『印刷量を把握することで得られるコスト管理のメリット』
複合機の月間印刷枚数を把握することは、コスト管理の面でも大きなメリットをもたらします。
まず、使用状況の分析により、各部署やチームでの印刷コストを可視化できるため、コストの高い部署への対策を行いやすくなります。
また、印刷枚数を通して各部署がどの程度の印刷コストを発生させているのかを具体的に把握することで、年間を通じた印刷コストの管理も可能です。
さらに、印刷コストの可視化は、リース契約時の月額コストの見直しにも繋がります。
リース料金には、複合機のスペックや機能、さらには印刷枚数の見積もりが影響しますが、実際の使用状況と大きく乖離がある場合、見直しや契約内容の変更が適切と判断できる材料になります。
このように、月間印刷枚数を通じてコストを正確に把握し、適切に管理することで、オフィス全体の経費削減にもつながる効果が期待できるところはメリットといえるでしょう。
業種別の複合機の月間印刷枚数の平均は？
複合機の月間印刷枚数の平均目安は、どのくらいなのでしょうか。
下表に、業種別の複合機にかかる月間印刷枚数の平均目安をまとめました。
| 病院関係 | 3000枚 |
| 学校（塾）関係 | 2000枚 |
| 介護福祉関係 | 2000枚 |
| 士業関係 | 2000枚 |
| コンサルティング関係 | 1000枚 |
| 設計関係 | 800枚 |
| 建築関係 | 800枚 |
| 製造関係 | 800枚 |
| サービス関係 | 500枚 |
| デザイン関係 | 500枚 |
| 運送関係 | 500枚 |
| 小売関係 | 300枚 |
| 自動車関係 | 300枚 |
| 自治体関係 | 200枚 |
弊社、株式会社じむやでは格安の複合機を提供しているので、スタートアップの企業様からのお問い合わせが80％ぐらいを占めます。
そこで良く聞かれるのは「どのぐらい印刷するか分かんないんですけど、他の会社はどのぐらい印刷してますか？」という質問です。
上のテーブル表にざっくりと起業して印刷枚数の平均を載せました。
起業間もない従業員数数人の会社様の平均をイメージしています。
完全に私の体感で書いていますし規模が違えば印刷枚数も全く違いますので、あくまでも参考程度に考えてください。
ただ、数人の企業でも「病院」「士業」「福祉」関係の業種の印刷枚数はスタートアップでもかなり多いです。
軌道に乗ってこれば、上記の業種で月間1万枚印刷しているところも何社かあります。
月間印刷枚数に応じた複合機の機種選定方法は？
オフィスの業務内容によって、複合機で印刷する枚数に違いもありますが、そもそも印刷量に合っていなければコストパフォーマンスもよくありません。
ここでは、オフィスの業務量と印刷量に合った複合機の選び方について解説していきます。
月間印刷枚数に応じた複合機の選定は、オフィスにおける効率化と経費削減に直結する重要な要素です。
業務の規模や印刷ニーズが多様化するなかで、適切な複合機を選定することは、無駄を防ぐためにも欠かせません。
例えば、月間の印刷枚数が1,000枚以下の小規模なオフィスであれば印刷速度が標準的な機種で十分対応できますが、印刷枚数が多い業種や部署の場合、印刷スピードが速く大量印刷に適した機種がおすすめです。
このように、印刷量別の選定基準を理解することで、必要な機能や性能を持った複合機を選ぶことも可能。
また、長期的な視点で考えた際には、業務の成長や印刷量の増加を見越して、柔軟な性能調整ができる機種や拡張性が高い機種を検討することも重要です。
業種別の具体的な月間印刷枚数と複合機の選定基準は？
次に、オフィス環境における必要性に応じた複合機について、詳しくみていきましょう。
『オフィス環境での印刷の必要性に応じた適切な機種』
業種ごとに異なる印刷の必要性を把握することで、最適な複合機を選定することが可能です。
例えば、従業員数が多く、日々の印刷作業が頻繁に行われる一般的なオフィスでは、標準的な印刷速度を持つ複合機がおすすめ。しかし、設計や広告など印刷量が多く、かつカラープリントが頻繁に発生する場合は、高速かつ高画質の複合機が求められます。
また、法律事務所や会計事務所などのようにモノクロ印刷が主である業種では、カラー機能よりも印刷スピードや省エネ性能に優れた機種を選ぶことで、より効率的かつコスト削減に繋がります。
こうした業種ごとの印刷ニーズに合った複合機を導入することで、効率性やコスト面でのメリットが増大します。
『印刷枚数が多い業種に求められるスペック』
印刷枚数が多い業種では、複合機に求められるスペックも高くなります。
例えば、印刷業や出版業などのように、大量印刷を日常的に行う業種では、印刷速度や用紙処理能力が非常に重要です。
こうした業種では、1分間に数十枚の印刷が可能な高速機能や、複数のトレイからの用紙供給ができる複合機が適しています。
さらに、業務の生産性を支えるために、自動で両面印刷ができる機能や、大量の用紙をセットできる給紙容量の大きな複合機が役立ちます。
また、長時間の稼働にも耐えうる耐久性や耐摩耗性が求められます。
印刷枚数が多い業種ほど、こうした高性能な複合機のスペックが作業効率を高め、業務の負担軽減に繋がります。
『コスト管理を考慮した業種別の推奨機種の選び方』
業種別に適した複合機を選ぶ際、コスト管理も重要な要素です。
例えば、製造業や物流業など印刷が多い業種では、リースやレンタル契約の際に印刷枚数を考慮した料金プランを選ぶことで予算内で効率的に運用ができます。
また、医療業界では、機密保持が求められるカルテや処方箋の印刷があるため、セキュリティ機能が充実した機種がおすすめです。
その他、教育機関では複合機の利用頻度が高いため、印刷コストを抑えるための省エネ機能や、インクの消費を抑えるエコ設定のある機種が理想的。
このように、業種ごとのコスト管理に合った複合機を選定することで、効率的かつ経済的な印刷環境が整います。
複合機の耐久性は機種によって違う！
何故印刷枚数の把握が必要なのかといえば、複合機の耐久性は機種によって違うからです。
厳密ではありませんが、価格が高い程スピードだけじゃなく耐久性も高くなるのです。
業務用複合機を導入して印刷枚数の想定が出来ている方は「印刷スピードの違う複合機の違いって何？【明確な耐久性の差】」というコラムを見て頂ければ、最適な複合機の選び方がわかるはずです。
印刷枚数が非常に多いのに、低スペックだと故障の頻度が増えますし、印刷速度が遅くフラストレーションが溜まりますので、気を付けましょう。
複合機の印刷枚数は大抵想定よりも上回る！
「あまり使う予定はないけど、無いと不便だから」という理由で業務用複合機を導入される企業様も多くありますが、想定していた枚数を超える事がほとんどなので、将来的に拡大していきたいと思っていたり、従業員を積極的に受け入れたいと思っている企業様は、一つ上のスペックを選ぶのが吉でしょう。
月間5000枚を超える事はないというのであれば、分速25枚機（A4の「連続複写速度」が25枚の複合機）であれば、大企業でも多く使用されているスペックの複合機なので、メーカーはさておき、このスペックを選べば間違いないでしょう。
複合機の印刷枚数とコスト削減の関係性は？費用最適化の方法も解説！
複合機の月間印刷枚数が増えるほど、コストはかかってしまいます。
ここでは、印刷におけるコストパフォーマンスの低下を抑えるためにも、費用最適化の方法について解説しています。
詳しくみていきましょう。
『印刷コスト削減のためのポイント』
印刷枚数を効率的に管理することは、オフィスのコスト削減において重要なポイントです。
複合機に搭載されているエコモードや節電モードを活用することで、日常的な電力消費を抑えるとともに、無駄な印刷を防ぐことが可能になります。
また、両面印刷機能やN-up（複数ページを1枚にまとめる印刷）機能を使用することで、用紙の使用量を減らし、結果として経費削減につながります。
さらに、印刷物の内容を電子データとして保存・共有することで、紙ベースの印刷を減らすことも有効な方法です。
これにより、印刷コストを削減しつつ、デジタル化による業務効率の向上も期待できます。
『リースやレンタルによる費用対効果の検討』
複合機の導入コストを抑える方法として、リースやレンタルを検討することも有効です。
特に中小企業やスタートアップ企業にとっては、一括購入に比べて初期費用を抑えつつ、最新機種を手軽に利用できるリースやレンタルが経済的です。
また、リース契約であれば、毎月のリース料が経費として計上できるため、予算管理がしやすくなります。
リースやレンタル契約は、印刷枚数や使用頻度に応じて契約内容を調整できるため、業務の成長や変化に応じた柔軟な対応が可能です。
このため、費用対効果の高い運用ができ、複合機を効率的に使用するうえでも、リースやレンタルは魅力的な選択肢となります。
【関連記事】
『印刷コスト削減におすすめの最新技術導入における効果』
複合機の分野では、最新技術の導入が印刷コストの削減に役立っています。
例えば、京セラドキュメントソリューションズジャパン株式会社のAI機能搭載型カラー複合機「TASKalfaシリーズ」のようなAIを活用した印刷管理機能は、従業員の印刷傾向を分析し無駄な印刷やコストの高いカラー印刷を抑制するための通知機能を備えています。
また、インクの節約モードやトナーの効率的な使用を可能にする技術も進化しており、総合的な印刷コストの低減が可能です。
加えて、クラウドサービスとの連携により、印刷物の電子データ管理が簡素化され、必要な印刷枚数を最小限に抑えることが可能になります。
これらの最新技術の導入により、印刷業務全体の効率が向上し、企業の経費が削減できるようになるでしょう。
複合機の月間印刷枚数を適正化するための工夫と対策も解説！
複合機の月間印刷枚数を適正化するには、会社内もしくはオフィス内でのルールにて統一していくことも検討する必要があります。
不要な印刷物をなるべく減らし、無駄を省くことが目的です。
それでは、詳しくみていきましょう。
『不要な印刷を減らすための社内ルール設定』
オフィス内での不要な印刷を減らすためには、社内での明確なルール設定が効果的です。
例えば、紙ベースの印刷を必要とする際の条件を設定し、不要なカラー印刷や重複印刷を防ぐ方針を導入することで全社的なコスト削減が可能です。
また、各部署ごとに月間印刷枚数の上限を設定し、部署単位で印刷コストを管理することも有効です。
さらに、社内で電子データを共有する環境を整備し、会議資料やプレゼンテーションの資料をデジタルで確認するよう促すことも印刷削減の一環として役立ちます。
このように、社内でのルールを設定し、不要な印刷を削減することで、印刷コストを大幅に抑えることが可能です。
『クラウド連携やデジタル化による印刷削減方法』
印刷コストを削減するためには、クラウドサービスやデジタル化の導入が有効な手段です。
クラウドストレージを活用して、資料や文書の共有を電子化することで紙に印刷する必要がなくなり、結果として印刷コストの削減につながります。
また、モバイルデバイスやタブレットを使用して、必要な情報をデジタル上で確認できる環境を整えることで、社員が紙の印刷物を必要とする機会を大幅に減らせます。
デジタル化は、リモートワークが増加している現代のオフィス環境においても役立ちます。
従業員がどこにいてもデジタル資料にアクセスできることで、ペーパーレスの業務が可能となり、オフィス全体での紙の使用量を削減できます。
クラウド連携とデジタル化によって、オフィスの印刷枚数を効果的に抑えることができるため、印刷コストの最適化もしやすくなるでしょう。
複合機における印刷枚数を把握することは重要！管理に役立つツールや機能も紹介！
複合機の月間印刷枚数を随時、把握することは管理面でも重要なポイントのひとつ。リース契約時などは、あまり意識せずとも、リース会社側で把握してくれる場合もあるため、月間印刷枚数が業務に支障を及ぼす危険性はありません。
しかし、購入にて複合機を導入している場合は、必要に応じてシステムを組み込むなどの対処も必要です。
それでは、複合機の使用状況を可視化できるシステムから、詳しくみていきましょう。
『複合機の使用状況を可視化するシステム』
複合機の印刷枚数を正確に把握し管理するためには、使用状況を可視化するツールやシステムの導入も検討するとよいでしょう。
複合機に内蔵されている印刷管理機能やクラウドベースの管理ツールを活用することで、従業員ごとの印刷枚数や印刷内容を記録・分析できます。
このようなシステムを利用することで、各部署ごとや従業員ごとの印刷傾向を把握しやすくなり、無駄な印刷やコストが発生している部分に対して迅速な対応が可能です。
また、使用状況をデータとして可視化することにより、印刷コストの削減に関する戦略がより効果的に実施できます。
このようなシステムの導入は、印刷枚数の管理を効率的に行うための大きな助けとなります。
『印刷管理システムとクラウド連携の活用』
印刷管理システムとクラウド連携を活用することで、オフィスの印刷コストを効率的に管理することが可能です。
一般的にも、印刷管理システムを導入してクラウドに連携することで、印刷履歴や使用状況が一元管理できるようになります。
どの部署でどの程度の印刷が行われているのかが明確になるため、無駄な印刷やコストが発生している箇所を見つけ出しやすくなるでしょう。
クラウド連携を活用すれば、複数拠点の印刷データをリアルタイムで確認できるため、会社全体での印刷状況の統一的な把握が可能です。
例えば、印刷コストの高い拠点や部署に対して、使用制限や印刷方法の改善を促すなど、全社的なコスト削減に向けた施策が打てます。
印刷管理システムとクラウド連携の導入は印刷の無駄を防ぎ、コスト管理を適正化するためにも非常に有効です。
適切な月間印刷枚数に合わせた複合機のメンテナンス方法を解説！
複合機の月間印刷枚数によって、内部機器の摩耗による劣化が寿命に影響を及ぼす場合もあるため、注意しなければなりません。
複合機の寿命という観点から、まずは適切な月間印刷枚数に合わせたメンテナンス方法についてみていきましょう。
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『定期的なメンテナンスが複合機の寿命に与える影響』
月間印刷枚数に応じて、複合機の適切なメンテナンスを行うことは、機器の寿命を延ばすために重要です。
日常的に多くの印刷を行う業務では、印刷ヘッドやトナーの交換、清掃などの定期的なメンテナンスが必要です。
こうしたメンテナンスを適切に実施することで、印刷の品質を保ちながら、複合機の故障リスクを減らすことが可能です。
また、定期メンテナンスを行うことで、機器内の劣化した部品を早期に発見し交換することも可能。これにより、突発的な故障を防ぐとともに、複合機自体の耐用年数を大幅に延ばすことができます。
特に印刷枚数が多い企業では、メンテナンスの頻度を上げることで、コスト削減や業務効率化にも繋がりやすいです。
『印刷枚数に応じたトラブル予防策と対応』
印刷枚数が多い業務環境では、複合機に負荷がかかりやすいため、トラブルを予防する対策が必要です。
定期的にトナーや用紙トレイの確認を行い、印刷中の紙詰まりを未然に防ぐことが重要です。
特に大量印刷を行う際には、トレイの用紙補充やトナーの残量をチェックする習慣をつけるとトラブルを防止できます。
さらに、使用頻度の高い部品を定期的に交換し、印刷の安定性を確保することも大切です。
業務用の複合機では、定期的なメンテナンスだけでなく、予防保守としての部品交換や清掃が求められます。
印刷枚数に応じたトラブル予防策を講じることで、長期間安定した印刷品質を保ち、複合機のパフォーマンスを最適化できます。
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さいごに｜複合機の月間印刷枚数を適切に把握しよう！
月間印刷枚数を適切に把握し管理することは、複合機の運用効率とコスト削減に関わってきます。
業種や印刷量に応じた複合機の選定、もしくはクラウド連携やデジタル化の活用により、無駄な印刷やコストの最適化が可能です。
また、リースやレンタルの活用、最新の印刷管理システムを導入することで、運用の柔軟性と効率化を図ることができます。
さらに、複合機のメンテナンスを定期的に行い、トラブル予防策を取り入れることで複合機の寿命を延ばせ業務の安定性を確保できます。
これらの対策により、印刷環境全体の最適化が進み、業務の生産性向上にも繋げることができるでしょう。
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