複合機のクラウドストレージとは？効率が上がる方法を紹介！
複数の機能が備わっている複合機は導入するだけで業務効率の向上が期待できますが、クラウドストレージを活用することで、さらに利便性が向上します。
本記事では、複合機でのクラウドストレージの活用方法について解説しています。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機のクラウドストレージについて解説！
複合機で活用するためには、まずクラウドストレージの特徴について知っておく必要があります。
ここでは、クラウドストレージとは何のか、またなぜ複合機との連携が可能なのかについて解説しています。
クラウドストレージとは？
そもそもクラウドとは、パソコンやスマホ・タブレット端末でのサービス提供のための形式の1つ。
通常、パソコンなどでソフトウェアやサービスを利用するためには、ソフトウェアをダウンロードやインストールしたり、ライセンス購入する必要があります。
そうしたことをせず、インターネット上で必要に応じてサービスを利用できる仕組みが「クラウド」。そして、その仕組みを利用したサービスがクラウドサービスです。
つまり、クラウドストレージとは、クラウドサービスの1つ。もともとストレージは、デジタル情報を記録・保存するハードディスクや光磁気ディスクドライブなどの記憶装置の総称を意味します。
業務で使うデータは、パソコン内のストレージや社内のファイルサーバーに保存するのが一般的な方法ですが、保存するところがインターネット上にあるのがクラウドストレージです。
容量が大きいデータを複数業務で扱っていると、パソコンのストレージ容量が足りなくなってくることも少なくありません。
また、社外にデータを持ち出す場合には、USBやCD-ROMなどに保存して持ち出すか、メールなどに添付して相手先に送る必要があります。
契約するサービスによっては容量が無制限ではないこともありますが、パソコン内のストレージや社内のファイルサーバーへの保存と比べて、容量を気にせずに済みます。
また、インターネット上に保存されているので、外出先でデータを取り出したり、別のところにいる方とデータの共有をすることができます。
複合機との連携が可能！
パソコンやスマホ・タブレット端末で利用できるクラウドストレージは、複合機でも利用できます。
その理由は、複合機はインターネットと接続されているため。インターネットが繋がってない環境でも、複合機は設置することは可能です。
しかし、インターネットが繋がってない環境だと、基本的には使えない機能もあります。
そもそも、インターネットと接続されている複合機のすべてで利用できるということではなく、クラウド化に対応した複合機でなければ利用できないため注意しましょう。
業務効率が上がる！複合機のクラウドストレージ活用法3選
複合機でクラウドストレージを活用するメリットは、業務効率の向上。そんな業務効率の向上が期待できる、おすすめの活用法が、下記の3つです。
- テレワーク
- クラウド上で資料管理
- 場所を選ばず業務を遂行
それぞれの内容について、詳しくみていきましょう。
テレワーク
情報通信技術 （ICT = Information and Communication Technology）を活用した、場所や時間にとらわれない働き方の1つにテレワークが挙げられます。
働き方改革に加えて、新型コロナの影響でテレワークで働く方が急増していますが、テレワークだと、同じ部署間でのデータ共有が難しいことが課題。
クラウドストレージであれば、離れた場所にいる同じ部署のメンバーとデータの共有をすることができるため、わさわざUSBやCD-ROMなどに保存して持って行ったりメールなどに添付して送らなくても済みます。
また、取り出したいデータや印刷したいデータがどこでも取り出せるため、印刷やデータを取りに会社に出向く必要もなくなります。
クラウドストレージで、複合機から直接印刷も可能なところはメリットといえるでしょう。
クラウド上で資料管理
資料管理が容易になることで、業務効率の向上が期待できます。
大切な資料を保管・管理する方法として、「紙文書」「データ」の2通りの方法があります。
クラウドストレージは簡単な操作でデータを保存、一元管理することができるため、資料管理が容易。また、いつでも場所を問わず、資料の閲覧・印刷が可能です。
さらに、複合機と連携すれば、紙文書の資料管理が簡単。紙文書をスキャンすれば、紙文書をデータ化できます。
その際、ネットワーク連携していれば、パソコンなどを経由せずに直接保存することが可能です。
場所を選ばず業務を遂行
いつでも場所を問わず、保存しているデータの取り出しや閲覧、印刷ができるクラウドストレージ。その手軽さは、大きなメリットといえます。
業務効率化を向上させるだけでなく、データ管理が容易になるため、導入して社内共有することはおすすめです。
さいごに｜複合機のクラウドストレージを活用しよう！
今回は、複合機のクラウドストレージについて解説してきました。
継続的な管理や運用の負担が軽くなり、最新の機能が使えるというのも、複合機のクラウドストレージ機能をおすすめする理由の1つ。特に、外出先にデータを持ち出すことが多い企業にとって、その利用価値は高まることでしょう。
導入している複合機がクラウド化に対応しているのであれば、ぜひクラウドストレージをご活用ください。
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