複合機にメールアドレスを設定する方法は？業務効率を上げる活用法も紹介！
複合機では、メールアドレスを設定することができます。
本記事では、複合機でのメールアドレス設定方法と、その活用方法を解説します。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機にメールアドレスを設定する方法は？メール送信に必要なものから注意点までを解説！
複合機のなかには、メールを送信できる機能が搭載されている機種もあります。
しかし、搭載機種でその機能を使うためには、事前にメールアドレスを設定しなければなりません。
ここでは、複合機のメール機能を使いたくてもどう設定すればよいのか分からないという方向けに、設定の仕方を解説します。
また、設定しても上手く送信できない場合の注意点についてもふれています。
詳しくみていきましょう。
『メールアドレス設定前に必要なもの』
前提として複合機でメールを送信するためには、本体がネットワークと接続していなければなりません。
そのため、複合機にメールアドレスを設定する前にきちんとネットワークと接続されているかを確認しましょう。
ネットワークとの接続環境が整っていないのであれば、まず、その準備が必要です。
有線LANケーブルもしくは無線LANでネットワーク機器と複合機を接続するとともに、複合機のネットワーク設定を行いましょう。
そのネットワーク設定に必要なものを下記にまとめました。
- IPアドレス
- サブネットマスク
- デフォルトゲートウェイ
- DNSサーバーのIPアドレス
- ポート番号
ネットワーク設定に必要なものは、基本的にメーカーや機種によって異なるため、事前に使用している複合機の取扱説明書などで確認しておきましょう。
また、ネットワーク設定とメールアドレスを設定するには「管理者パスワード」、もしくはメール機能を使うのに「管理者メールアドレス（発信元アドレス）」も必要となるため、設定を行う前には必ず用意しておいてください。
『メールアドレス設定の手順』
ネットワーク設定に必要なものだけでなく、メールアドレスを設定する手順もメーカーや機種によって異なっています。
一例として、SHARPの複合機「MX-2650FN」での手順を紹介します。
- 複合機の操作パネルの「設定」をタップし「システム設定画面」を表示させる
- 「システム設定」のなかから「ネットワーク設定」を選ぶ
- 「ログイン画面」が表示したら、管理者パスワードを入力してログイン
- ログインして「ネットワーク設定画面」が表示したら、その中から「サービス設定」を選ぶ
- サービス設定画面」が表示したら「SMTP」タブをタップ
- 「SMTP設定画面」が表示したら、事前に用意しておいたIPアドレスなどを入力
- 入力情報や指定の有無に誤りがないか確認し、接続テストの「実行」をタップ
- 接続テストのダイアログ画面が表示したら「OK」をタップ
- 接続テストに成功したら「登録」をタップ
手順としては以上です。
『メール送信できない場合の注意点』
メールアドレスを設定することができても、実際に複合機からメールを送信してみたら上手く送れないこともあります。
その原因として、まず考えられるのが入力したSMTPサーバーの情報の誤りです。
接続テストが成功していたとしても、もう一度確認することは重要。複合機からLANケーブルが抜けていたり、ケーブルが断線していたりして複合機がネットワークと繋がっていない可能性もあるため、こちらも確認してみましょう。
また、接続に無線LANを使用している場合は、その機器本体に不具合が起きている可能性もあります。
さらに、メール送信に容量制限が設けられている場合、設定容量を超えたメールだと送れないこともあります。
セキリティの強度を高めていた場合も、一定容量を超えたメールを送信するとセキュリティが通信を遮断することがあり、それがメール送信できない原因ともなり得るため確認してみてください。
その他、サーバーやネットワークの原因も考えられるため、いろいろ確認した場合でもどれが要因となっているのか分からないときは、少し待って再度送信を試してみましょう。
複合機からのメール活用法は？2つのポイントで紹介！
メールアドレスを設定することで、複合機からメールを送ることができるようになります。
また、メール受信もできるようになるでしょう。
ここでは、そんな複合機のメール機能の活用法を下記の2つのポイントで紹介しています。
- 自動転送
- スキャンデータの送信
詳しくみていきましょう。
『FAX受信からメールに自動転送』
複合機には、FAX機能も搭載されています。
ただし、取引先などから複合機にFAXが送られてきた場合、複合機が設置されているオフィスにいなければ送られてきたFAXの内容が確認できません。
送られてきた際に不在でも少し後で確認できるのであればそれほど問題ありませんが、早急に確認が必要なケースや出張中などで確認に時間がかかるというケースもあるでしょう。
複合機のなかには、そうした場合に役立つメール機能が搭載されている機種があります。
その機能とは、受信したFAXをメールで自動転送してくれる機能。これを使えば、FAXを受信した複合機が事前に登録してあるメールアドレスへメールを使って転送してくれるため、複合機の近くにいなくても送られてきたFAXの内容がすぐに確認できます。
『スキャンしたデータの送信』
複合機には、イメージスキャナ機能も備わっています。
この機能を使って取り込んだ画像データを取引先のパソコンに送る場合、まず複合機と繋がっているパソコンにデータを送り、そのパソコンのメールにデータを添付して相手に送るのが通常の手順です。
メールアドレスを設定してメール機能を使えるようにし、送る相手のアドレスを複合機に登録しておけば、パソコンを経由せずにデータを添付したメールを送ることができるようになります。
さいごに｜複合機からのメール送信で業務の効率化を目指そう！
今回は、複合機のメールアドレス設定と業務での活用方法を解説してきました。
最新の機能も含め、様々な機能を使いこなすことで業務の効率化に繋がります。
どのような最新機能があるのか、ぜひ一度販売店やリース会社等に問い合わせてみてください。
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