複合機で誤送信してしまう原因は？対処法も解説！|複合機リースの格安NO1

複合機で誤送信してしまう原因は？対処法も解説！

2023年09月28日

何気なく使っていると、つい複合機のファックス機能で誤送信してしまうことがあります。

本記事では、複合機で誤送信してしまう原因や対処法について解説しています。

ぜひ、最後までご覧ください。

複合機には、標準でファックス機能が搭載されています。

また、内部ネットワークだけでなく外部ネットワーク（インターネット）とも繋がることができ、外部に情報やデータを送信することも可能です。

そのため、何らかのミスによって、外部に情報・データ誤送信をしてしまう危険性があります。

個人間や関係団体内でのケアレスミスによる誤送信の場合、相手との関係に若干の変化が起きることもあるため注意しなければなりません。

もし事前に防止できれば、丁寧な謝罪文と削除依頼だけで済み、大きな問題に発展するようなことには至らないでしょう。

しかし、取引会社との重要な情報やデータ、会社が漏洩を防がなければならない個人情報のであれば、謝罪だけでは済まされない大きなトラブルに発展することもあるため注意が必要です。

そんな事態になるのを防ぐためには、どんなミスで複合機で誤送信してしまうのか深く理解しておくことが重要です。

ここでは、複合機で誤送信ミスをしてしまう原因を紹介しています。

複合機における誤送信ミスの原因として圧倒的に多いのが、パネルのミスタッチです。

つまり、番号の押し間違いによる誤送信です。

複合機のファックス機能を使う場合、下記のような流れで原稿を送ります。

この流れの4番目、操作パネルの番号ボタンで送信先の番号を入力する際にミスタッチで間違った番号を入力してしまい、さらにその間違えた番号先がファックスの受信ができた場合に誤送信が起きます。

ファックスやデータを添付したメールを複合機から送るのに、その都度、番号やメールアドレスを入力するのはかなり面倒です。

複合機に、送る相手の番号やアドレス情報を登録しておけば、その登録情報を呼び出すだけでわざわざ入力しなくても済むようにできます。

しかし、その登録の際に情報の登録ミスがあった場合、誤送信が起きます。

また、登録情報はミスしていなくても登録したアドレス帳から別人を選んでしまっていたり、別の相手に送付すべきであったデータを誤って添付してしまうことで、誤送信してしまうこともあるため注意しましょう。

複合機で誤送信してしまった情報やデータは、自らでは取り消すことはできません。

誤送信をしないように気をつけることが1番の対策ですが、ヒューマンエラーを完全に防ぐことは不可能です。

しかし、防ぐことは不可能なのだから仕方がないと見過ごしていると、誤送信がきっかけになりトラブルや大問題が起きることもあるため注意が必要です。

ここでは、複合機の誤送信を回避する方法を紹介しています。

詳しくみていきましょう。

パネルのミスタッチも情報の登録ミスも、正しく入力していれば起きません。

入力した数字・アルファベットが間違っていないか入力ごとに確認し、全部入力し終わった後で再確認すれば、送信する前にミスに気付けます。

また、重要なデータを送る際には、第3者に確認してもらってから行えば誤送信が回避できるでしょう。

複合機には、ファックスやコピー機などの事務機器機能に加えて、役立つ便利機能が備わっています。

どんな便利機能が備わっているのかは機種によって異なりますが、使っている複合機にファックス誤送信抑止機能が搭載されば、その機能を使うことでファックスでの誤送信の回避が可能です。

ファックス誤送信抑止機能とは、その名のとおり、送信相手の情報の入力ミスによる誤送信を防いでくれる機能のこと。複合機に搭載されている誤送信抑止機能で代表的な仕組みを下表にまとめました。

機能名	内容
宛先再入力	送信先の番号の再入力を必要とする機能
確認画面表示	送信前に宛先の再確認させるために確認画面を表示させる機能
宛先表以外の送信禁止	登録している宛先番号でないと送信できなくする機能
同報の禁止	送信する相手先が2箇所以上だと送信できなくする機能
手動リダイヤル	複合機に記憶されている宛先からリダイヤルできるようにする機能