複合機の外部アクセスとは？活用するための手順やメリットについて解説！|複合機リースの格安NO1｜株式会社じむや - お役立ち情報関連

2024年07月12日

昨今のビジネス環境において、リモートワークの普及に伴い、複合機への外部アクセスの必要性が高まっています。

 

しかし、セキュリティ面での不安や設定の難しさなど、悩みを抱える企業も少なくありません。

 

本記事では、複合機の外部アクセスがもたらすメリットと、注意すべきポイントを詳しく解説します。

 

この記事を最後まで読むことで、外部アクセスを活用して業務効率を大幅に向上させる方法を理解し、自社に適した安全な導入方法を学ぶことができます。

 

ぜひ、最後までご覧ください。

 

複合機の外部アクセスとは？

 

複合機の外部アクセスとは、複合機がネットワークを介して外部のデバイスやサービスに接続する機能を指します。

 

ユーザーは複合機でスキャンした文書を外部サービスにアップロードしたり、外部のサーバーに保存されている文書を選択して直接プリントしたりすることが可能となります。

 

詳しくみていきましょう。

 

 

『外部アクセスの定義と概要』

そもそも外部アクセスとは、企業内のネットワーク外から複合機に接続し、操作や管理を行うことを指します。

 

オフィスにいなくても印刷、スキャン、ファイルの共有などが可能となり、業務上場所に依存せず仕事ができる環境が整います。

 

 

『複合機の外部アクセスの仕組み』

複合機の外部アクセスは主にインターネットを介して行われます。

 

複合機に搭載されたセキュリティプロトコルと、企業のネットワークに設置されたファイアウォールやVPNを使用して、外部からのアクセスを安全に管理します。

 

 

複合機への外部アクセスを導入するメリットは？

 

複合機への外部アクセスを導入するメリットとしては、下記のとおりです。

 

• リモートワークでの利便性向上
• 業務効率の向上とコスト削減
• ドキュメント管理の改善

 

詳しくみていきましょう。

 

 

『リモートワークでの利便性向上』

複合機へ外部アクセスする最大のメリットは、リモートワーク環境での利便性が大幅に向上する点です。

 

従業員は自宅や外出先からでも会社の複合機にアクセスし、必要な書類を印刷したりスキャンしたりすることができます。

 

 

『業務効率の向上とコスト削減』

外部アクセスを利用することで、業務効率も向上します。

 

例えば、外出先からでも資料をプリントアウトして顧客に提供することができ、業務においてスピーディに対応できます。

 

また、ペーパーレス化が進むことで、印刷コストも削減できます。

 

 

『ドキュメント管理の改善』

外部アクセスによる複合機の利用は、ドキュメント管理の改善にもつながります。

 

クラウドサービスと連携することで、どこからでも簡単に文書をスキャン・保存・共有することができ、ドキュメントの取り扱いが一元化されます。

 

 

複合機へ外部アクセスする際のセキュリティ対策は？

 

外部アクセスのセキュリティ対策には、留意する下記の3つのポイントがあります。

 

• セキュリティリスクへの対策
• 安全性を確保するための設定
• UTMの活用

 

詳しくみていきましょう。

 

 

『セキュリティリスクとその対策』

複合機への外部アクセスを導入する際に避けて通れないのがセキュリティリスクです。

 

外部からのアクセスは、情報漏洩や不正アクセスのリスクを伴います。

 

暗号化通信を使用し、ユーザー認証を強化することで、不正アクセスを防ぐことができます。

 

 

『安全なアクセス方法の設定』

安全な外部アクセスを実現するためには、適切なアクセス方法の設定が必要です。

 

VPNを利用することで、外部からのアクセスを安全に確保できます。

 

複合機のセキュリティ設定を強化し、特定のIPアドレスのみからのアクセスを許可するなどの対策をとらなければなりません。

 

 

『UTMを活用したセキュリティ強化』

UTM（統合脅威管理）を活用することで、複合機の外部アクセスのセキュリティをさらに強化することができます。

 

UTMは、ファイアウォール、アンチウイルス、侵入検知など複数のセキュリティ機能を統合したシステムで、企業のネットワーク全体を保護します。

 

 

複合機における外部アクセス設定の具体的な手順とは？

 

複合機において、外部アクセス設定の具体的な手順をまとめました。

 

詳しくみていきましょう。

 

 

『外部アクセス設定の手順』

複合機で外部アクセスを設定する際の基本的な手順は、下記のとおりです。

 

1. 複合機管理メニューから外部アクセス画面を開く
2. VPN接続
3. ユーザー認証
4. 外部アクセスの許可

 

まず、複合機の管理画面にアクセスし、外部アクセスのオプションを選択します。

 

次に、VPN接続を設定し、ユーザー認証の設定を行います。

 

最後に、アクセス制御リストを作成し、特定のIPアドレスのみからアクセスを許可します。

 

 

『トラブル発生時の対処と解決方法』

複合機に外部アクセスするための設定や利用中に発生する可能性のあるトラブルとその解決方法についても知りたい方はいるでしょう。

 

アクセスができない場合は、VPN設定を確認し、ユーザー認証がうまくいかない場合は設定を再確認します。

 

 

さいごに｜複合機の外部アクセス機能を活用しよう！

 

外部アクセス機能を活用することで、複合機の利用範囲が大幅に広がり、業務の効率化が可能となります。

 

一方で、セキュリティ面での対策を怠るとリスクが伴うため、慎重な設定が必要です。

 

本記事で紹介したメリットと注意点を参考に、自社に適した導入方法を検討し、効果的な外部アクセスの活用を実現してください。

 

 

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