複合機FAXの送り方は？接続方法と注意点についても解説！
複合機FAXの送り方や配線の接続方法について知りたいという方もいるのではないでしょうか。
本記事では、複合機FAXに関連した情報をまとめました。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機FAXの送り方手順は？接続方法についても解説！
複合機にはFAX機能を搭載されている機種も存在しますが、プリンターやイメージスキャナ機能は使ったことがあっても、送り方や接続方法がわからない方もいるでしょう。
また、搭載しているのは知っていても使ったことはないという方も多いのではないでしょうか。
確かにFAX機能は他の搭載機能と違って使うためにも、電話回線との配線の接続方法を知っておく必要がありますし、接続に使う部品も用意しなければなりません。
また、正しい送り方も知っておきましょう。
届いた情報が紙に印刷されるため、届いた情報をそのまま保管もしくは管理することが可能なFAXは数多くの企業でも利用されています。
一般社団法人情報通信ネットワーク産業協会における2023年度のFAX利用率は、43.7％にものぼります。
海外では時代遅れのOA機器となりつつありますが、日本では今から導入しても役立つ機器と言っても過言ではありません。
また現在、別でFAX機器を使っているのであれば、それを複合機にひとまとめにできます。
ここでは、複合機FAXの送り方と接続方法を解説していきます。
詳しくみていきましょう。
『複合機FAXの正しい送り方の手順』
複合機FAXの正しい送り方はメーカー・機種によって送り方や手順が異なる場合があります。
一例として、富士フィルムの複合機「ApeosPort-VII C7773 」での送り方を紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
基本的な複合機FAXの送り方は、下記のとおりです。
- 送る用紙が1枚なら原稿台、複数送りたい場合は原稿送り装置（1枚でも可）に原稿をセットする
- FAX方法を選択する
- ダイヤルを入力し、短縮宛先番号を指定する
- 宛先グループ番号指定のどれかの方法で送信する相手の宛先を入力する
- 誤同報送信機能を使うかを選択する
- 「スタート」を押して送信する
- 未送信になっていないかジョブの状態を確認する
きちんと相手の送信されたか確認するまでが、正しい送り方としては重要です。
『0発信での送り方』
複合機は、0発信でFAXを送ることも可能です。
0発信とは、電話機を使用する際に相手の電話番号の前に「0」を押すビジネスフォンでの発信方法のこと。ビジネスフォンは主に企業に導入される複数の外線と内線を共有することができる電話機の一般的な名称です。
主装置と専用電話機があり、専用電話機は基本内線用ですが、外線ボタンを押すか0発信することで主装置に接続して外線をかけることができるようになります。
複合機FAXを送る際に、宛先をダイヤル入力する場合、基本的には0発信が必要となることがあります。
それは、複合機を(内線)専用電話のひとつとして主装置に接続しているときです。
しかし、複合機を直接電話回線とつないでいる場合は、基本的に0発信する必要はありません。
0発信が必要となるビジネスフォンとの接続方法や0発信での送り方を知りたい方は、こちらの記事でも解説していますので、ぜひご覧ください。
『複合機FAXの接続方法』
複合機でFAX機能を使うためには、回線と機器を繋がなければなりません。
使用するのは電話回線ですので、すでに電話回線のあるオフィスであれば、下記の接続方法で繋げることができます。
- 壁などに設置されている電話回線ポートにモジュラーケーブルを接続する
- ケーブルの反対側を複合機のLINEポートと繋ぐ
- 動作を確認する
接続方法はたったこれだけですが、複合機にはモジュラーケーブルが接続できるポートが2つあります。
電話回線ポートと繋げる場合に使うのはLINEポートの方なので注意してください。
またFAXを送るのに使用するのは電話回線ですので、電話回線契約をしていないのなら、まず最初に回線会社に加入申し込みをしておかなければなりません。
さらに、外からオフィスまでの配線がない場合は、オフィスまでの配線工事もしておく必要もあります。
接続方法をより詳しく知りたい、回線をつなぐ前準備のことをもっと知りたいという方は、こちらの記事も参考にされてください。
『複合機FAX線は6極がおすすめ』
接続方法の解説で、接続にはモジュラーケーブルを使用すると前述していますが、実はモジュラーケーブルにはいくつか種類があります。
そもそもモジュラーケーブルとは、モジュラージャックと呼ばれる接続端子がケーブルの両端につけられているケーブルのことで、一般的には部品や要素を独立したユニットとして扱う設計思想やアプローチとされています。
ジャックは電気を接続するための差し込み口で、そんなジャックをポートに挿し込むと、先端上部にあるツメ型の部品がポートの内部に引っかかってケーブルの脱落を防ぐ構造となっています。
この基本的な構造はどの種類でも同じですが、すべての機器や用途でどの種類でも使えるということでもないため注意しなければなりません。
FAX機で使えるのは6極で、それも2芯の種類が使用に適しており、複合機FAXの場合も同じです。
それでは、どうして6極2芯が適しているのか、具体的に種類による使用機器・用途の違いを知りたい方は、こちらの記事で詳しく解説しています。
複合機FAXでのマナーは？送り方において注意するべき5つのポイントで解説！
複合機の送り方も前述しましたが、実はFAXを送る場合にいくつか守った方がよいマナーもあるため確認しておきましょう。
それを知らなかったからといってFAXを送れないということでもありませんが、守らなかったことで不快な思いを相手に与えてしまう可能性もあります。
ビジネスマナーの一環として、送り方のルールはなるべく知っておくことが望ましいです。
ここでは、FAXの送り方のマナーを紹介しています。
詳しくみていきましょう。
『FAX送付案内状の添付』
基本的なビジネスマナーとして、送る際にはFAX送付案内状を添付しておくことをおすすめします。
FAXの送付案内状とは「FAX送信状」「FAX送り状」とも呼ばれている送信したFAXの表紙。誰がどんな目的で、いつ、どんな内容を送ったのかを送信先に知らせる役割をするため、ビジネスでFAXを送る場合には添付して送るのがマナーです。
書き方に厳密な規則があるということでもありませんが、ビジネスマナーとしての役割も担う文書のため、下記の内容は一般的に記載します。
- これがFAX送付案内状であることを知らせるタイトル
- 送信した日付
- 誰が送ったか
- 送ったFAXの内容
- 送ったFAXの枚数
また、長文ではなくてよいので、挨拶文を書いておくのも望ましいです。
さらに、何かしらの返答が必要な場合は、いつまでに返答をしてほしいかを備考欄に記載してくようにして方がよいでしょう。
『相手先に届いたかどうかの確認』
複合機FAXの送り方の解説でも触れていますが、きちんと相手の送信されたか確認するまでが、正しい送り方です。
送信後、ジョブ確認をすれば送ったのが未送信になっていないか確認できます。
また、毎回する必要は基本ありませんが、重要な内容のものを送った際は確実に受信できているか電話などで確認しておくようにしましょう。
『ページ番号がわかるようにする』
複数のFAX用紙で送る際には、各ページに番号を記載しておきましょう。
数枚程度であれば必ずしもしなくてよいですが、番号を記載しておけば送った送付案内状に書いた枚数とあっているかの確認が容易になるため、枚数が多い場合はページ番号を記載しておくのもマナーです。
『カラーでFAXを送らない』
FAX機器から送った場合、基本モノクロでしか送れませんが、複合機の中にはカラーで送ることもできる機種があります。
ただし、送信側はできても、受信側はできない場合もあるため注意が必要です。
相手側ができなかった場合、カラーで送った情報をモノクロで印刷することになるため、とても見にくいものになるケースも少なくありません。
相手側からカラーで送って欲しいという要望があれば別ですが、できても基本FAXはモノクロで送りましょう。
『読みにくい箇所は拡大する』
受信側の機器の性能によっては、原稿の文字が小さいとまったく読めないものになってしまうことがあります。
そのため、原稿の文字や画像は大きめにしておきましょう。
パソコンなどで作成したものではないため、もし文字や画像を大きめにできないときには、複合機で拡大コピーした様式で送信するという方法もあります。
複合機FAXの接続方法は？送り方の用途で選ぶべきポイントも解説！
一般的には、FAX機を活用しているオフィスのほとんどが、電話とFAXの回線を共有して使っています。
FAXは電話回線を使用しているため、使用している間は電話通話はできなくなります。
電話やFAXの使用頻度が多くなければ業務に支障が出ることはないでしょう。
しかし、どちらも使用頻度が高いオフィスであったらどちらかを使っている間、使用を待たなければなりません。
また、基本的にオフィスには電話回線がひとつしかないため、複数の部署で一緒にFAX機を使用している場合、いくつもの部署宛のものが混ざってしまいます。
そうしたオフィスの場合、回線を増設して、部署ごとに複合機を設置したいと考えているでしょう。
電話回線の増設は可能ですが、それには高い費用がかかります。
まずは、ここで電話回線増設ほどの費用をかけずにその問題を解説する方法を紹介しています。
複合機で回線を増設する方法とメリットについて知りたい方は、こちらの記事を参考にしてください。
また現在、電話回線ポートがある場所から複合機の設置場所が遠い場合、かなり長いケーブルを使用することになるため、邪魔にならないようにオフィス内の配線工事をするか近い場所に新しいポートを設置する工事をする必要があります。
それらの工事にも高い費用がかかってしまいますが、それらの工事ほど費用をかけずに、その問題を解決する方法にも触れています。
それでは、詳しくみていきましょう。
『ジョブセパレーター』
電話回線がひとつしかないオフィスは、複数の部署で一緒に使用しているため、別の部署宛のFAXが混ざってしまうという問題はジョブセパレーターを使えば解決できます。
ジョブセパレーターとは、複合機に備わっている便利機能のひとつ。どんな機能かというと、印刷物を自動で仕分けてくれる機能です。
複合機のジョブセパレーター機能は印刷物を排出トレイの上段と下段に分ける2段式がほとんどのため、3つ以上の部署があるとそれぞれ別にはできません。
しかし、すべて同じところだったときより、自分のところに送られてきたものを見つけやすくなります。
FAXの部署ごとの仕分けの他にも、活用できる機能ですので、使用している複合機に搭載されているのなら活用してみましょう。
ジョブセパレーター機能についてより詳しく知りたい方は、こちらもご確認ください。
『電話配線用ワイヤレスユニット』
電話回線ポートがある場所から複合機の設置場所が遠くても、オフィス内の配線工事を近い場所に新しいポートをしなくても済む方法があります。
それは、電話配線用ワイヤレスユニットの使用です。
このユニットを使えば、電話回線ポートと複合機の間を無線化できます。
FAXやパソコンにも接続できますし、電話機の増設も使えるそうですが、使うのに問題がある場合もあるため注意が必要です。
電話配線用ワイヤレスユニットの使用で起きる可能性のある問題について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
複合機のインターネットFAXが便利！市場の動向とおすすめする理由など解説！
複合機のFAX機能を使うためには、電話回線が必要です。
しかし、最近は取引先とのやり取りに固定電話ではなく、インターネットやSNSを使うケースも増えています。
そうした場合、複合機FAXのためだけに電話回線を用意しなければならなくなりますが、実は複合機FAXは電話回線がなくても使える方法があるのです。
その方法とは、インターネットFAXです。
ここではインターネットFAXとはどういったものなのか、そのインターネットFAXの普及によるFAX市場の動向について解説しています。
詳しくみていきましょう。
『インターネットFAX』
インターネットFAXとは、インターネットにつながった機器を利用してFAXの送受信ができるサービスのこと。複合機もインターネットに接続できる機器ですから、このサービスの利用が可能です。
相手との送受信にインターネットを使うため、電話回線がなくても複合機からFAXが送れます。
しかも、下記のようなメリットもあるため、通常のFAXからこちらに切り替えるオフィスも増えています。
- 初期費用があまりかからない
- 基本料金が安い
- 送信料金が全国一律
- スマホからでも送受信できる
- 画像データ以外も送れる
- 受信した情報の管理が楽
- 必ずしも用紙に印刷する必要がない（ペーパーレス化ができる）
こちらの記事でインターネットFAXについて解説していますので、より詳しく知りたい方はぜひご覧ください。
『インターネットFAX普及による市場の動向』
FAX大国でもある日本。その日本でも、複合機の市場規模は縮小傾向にあります。
もともと、複合機は世界ではあまり使われなくなってきている事務機器であるということ市場縮小の理由にありますが、インターネットFAXの誕生と普及による影響も傾向としてはあります。
インターネットFAXの誕生と普及によって日本の市場にも影響がある理由は、日本の企業でもペーパーレス化に取り組む企業や自治体が増えきたため。
ただし、インターネットFAXが全ての面で通常のFAXより優れているということではないため、今後も多くのオフィスでFAXを利用されることでしょう。
こちらの記事で、2024年最新版の複合機の市場規模を考察しています。
さいごに｜複合機FAXの送り方や接続方法を理解しよう！
今回は、複合機FAXにおける注意点や送り方、配線の接続方法などについて解説してきました。
0発信や電話線の取り扱い方法など複雑ですが、理解すれば急なトラブルでの初期対応も可能です。
この機会にぜひ、複合機FAXについて理解を深めてみてはいかがでしょうか。
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