複合機の便利機能ジョブフローとは？設定方法や活用するメリットなど解説！
複合機にはジョブフローという便利な機能があります。上手く活用できているでしょうか。
本記事では、ジョブフローの設定方法と活用方法を解説していきます。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機におけるジョブフローとは？3つの実行方法も解説！
今回紹介するジョブフローとは、富士フィルムビジネスイノベーション（旧富士ゼロックス）が販売する複合機に搭載されている機能の1つです。
ジョブフローは、複合機の操作を簡略化することができる最新機能であり、頻繁に使用するようなスキャンや送信などの設定を登録することで、ワンタッチによる操作を実現するものです。
この機能による簡易化の設定は最大で1,000件まで登録することが可能で、操作性を効果的に向上させることができます。
また、ファクス受信に関して設定することもでき、受信したファクスを毎度印刷することなく個別のフォルダへと保存することも可能。この機能を活用すれば、作業効率の向上と余分な出力を抑えることによるコスト削減にもつながることでしょう。
実行対象は、親展ボックス内に登録されているファクス文書です。
例えば、下記の方法を用いて実行します。
- 親展ボックス内にファクス文書が登録された時点で自動実行する方法
- 親展ボックス内に保存されたファクス文書を選択して、事前に関連づけされたジョブフローを手動にて実行する方法
- 親展ボックス内に保存されたファクス文書を選択して、手動でジョブフローを選択実行する方法
自動実行するためには、ジョブフローと親展ボックスを関連づけなければなりません。
また、自動実行の設定がされた親展ボックス内に文書が登録されれば、設定に従って自動で処理されます。
自動化の登録ができる機能は、「メール通知」「転送」「プリント」の3つ。下記、簡潔に機能の紹介をしていきます。
『メール通知』
実行されたジョブ結果をメールで通知できます。
登録を自動化でき、業務も円滑に進められるでしょう。
『転送』
各転送方法ごとに、複数の転送先を設定することができます。
- FTP：2件まで転送先の設定可
- SMB：2件まで転送先の設定可
- メール：100件まで転送先の設定可
- ファクス：100 件まで転送先の設定可
- インターネットファクス：100 件まで転送先の設定可
- IPファクス（SIP）：100 件まで転送先の設定可
『プリント』
親展ボックス内に蓄積された文書のプリントを行います。
- 「親展ボックス 文書確認・操作」の画面内で、「文書」を選択
- ジョブフローの設定・実行を選択
- 任意の項目を選択
ジョブフローなどの複合機における最新機能を活用するメリットを紹介！
複合機の最新機能には、情報共有やコスト削減、操作の簡略化を支援するジョブフローなどさまざまです。
これらの機能を導入するためにはそれなりの費用もかかります。
コストパフォーマンスがよくなければ導入する意味はありませんよね。
ここからは、最新機能を導入するメリットを紹介していきます。
『クラウドサービス』
複合機はクラウドサービスとの相性がよく、連携することで複合機内に保存されているデータの共有ができるのです。
例えば、受信したファクスを外出先から確認することができるのは企業としてメリットといえます。
企業が受信するファクスの中には、クライアントからの重要な連絡など早急な対応を求められるものがあります。
こうした場合、外出先からファクスの閲覧ができれば対応を早めることができるので便利です。
また、複合機内に保存されているスキャンデータの閲覧をパソコンなどから行うことができるので、データの有効活用がしやすい・書類の紛失リスクの低減というメリットもあります。
『ジョブフロー』
受信したファクスを用紙にプリントすることなく、任意の親展ボックス内に保存することができます。
親展ボックスに保存されたファクス文書は、企業内ネットワークに接続された任意のコンピューターへと転送、またはメールに添付して送信が可能。また、各電話回線ごとに振り分けてファクス受信が可能なため、必要となる文書だけを閲覧することもできます。
プリントしないことで、資源の節約と情報漏洩のリスクを低減することにつながります。
さいごに｜複合機の最新機能ジョブフローを有効に扱おう！
今回は、あらかじめ設定した機能を自動・ワンタッチで実行してくれるジョブフローについて解説してきました。
有効な機能を適切に扱うことで、業務効率の改善を目指すことができます。
最新機能にかかるコストと得られるパフォーマンスを見比べ、より業態にあった複合機を選んでください。
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