差し込み印刷とは？複合機における用途やメリットなど解説！|複合機リースの格安NO1

差し込み印刷とは？複合機における用途やメリットなど解説！

2023年06月21日

複合機の差し込み印刷によって、業務的にも大幅な生産性向上が期待できます。

本記事では、複合機における差し込み印刷の用途やメリットなどについて解説しています。

ぜひ、最後までご覧ください。

プリンター機能やFAX、スキャナーなどの事務機器が一括して搭載されている複合機。便利な機能も複数備わっており、活用することでオフィス内での業務効率や生産性が向上します。

また、複合機と繋がっているパソコンに入っているソフトウェアの便利機能を組み合わせることで、さらに業務効率化や生産性の向上が図れるでしょう。

例えば、文書編集ソフトに備わっている「差し込み印刷」という機能を活用すれば業務の手間を大幅に省くことも可能。複合機がさらに便利に使えるようになる差し込み印刷とは、一体どんな機能なのでしょうか。

まずは、差し込み印刷の仕組みからみていきましょう。

差し込みとは、一般的にはモノを差し込むことを意味します。

つまり、複合機における差し込み印刷とは、その文書編集ソフトで作成した文書の一部に外部のファイルから呼び出した別のデータを差し込んで印刷する機能だということ。

あらかじめ別のソフトで作成したデータを、差し込み印刷機能を有しているソフトで作成したデータに流し込むことによって、異なる2つのデータを合体させることが差し込み印刷としての仕組みです。

そのため差し込み印刷は別名、Mail Merge（文書の合体）とも呼ばれています。

複合機で差し込み印刷を行うには、どうやればよいのでしょうか。

最も普及していて、多くの人に使われている文書編集ソフトであるWordでのやり方を参考に簡単にまとめました。

まず、Wordで作成するもととなる文書に差し込むデータを作成。この際、文書を作成した後でもよいですが、先に作成しておいた方が効率よく進められます。

これだけだと分かりにくい方もいるかと思いますので、下記に表計算ソフトのExcelでも手順を紹介します。

複合機で印刷をかけて完了です。

差し込み印刷がどのような機能なのか理解していただけたところで、次はこの機能のユースケースについてみていきましょう。

ここでは、複合機における差し込み印刷の用途やメリット、デメリットを紹介しています。

複数人に出す案内状のような文書に氏名や会社名などの送り先の情報を書かなければならない場合、まずひな形を作成し、そのひな形に情報をひとつひとつ入力する必要があります。

そして、情報を入れたら複合機で印刷し、取引先の部分だけ別の情報に書きかえたら複合機で印刷と、相当手間のかかる作業になってしまいます。

このような案内文やラベルのような、文面が同じで会社名や氏名、商品名などの一部の部分だけを変えて複合機で印刷する作業で役立つでしょう。

複合機における差し込み印刷活用のメリットは、これまで手作業で一部の情報を書きかえて複合機で1枚ずつ印刷していた印刷物を効率的に印刷できるようになることです。

差し込む情報データを作成し、Wordと紐づけておけば、これまで作業で情報を書きかえていた部分を自動で変えてくれるため、手間と時間が大幅に節約できます。

また手作業で書き換えた場合、誤字脱字によって再度印刷し直さなくてはいけない場合がありますが、その心配がなくなるのもメリットといえるでしょう。

しかし、差し込むデータの作成に手間がかかるというデメリットがあることには注意が必要。さらに、Wordの大本の文書に差し込んだことで、文書のレイアウトが崩れることがあります。

その場合、せっかく作成しても修正しなければならないこともあるため注意しましょう。

今回は、複合機の差し込み印刷について解説してきました。

異なるラベルやハガキなどを一括して印刷できるため、大幅に手間を省くことができます。

この機会にぜひ、複合機の差し込み印刷を活用してみてはいかがでしょうか。

業界歴10年以上の生粋の複合機営業マン。勤めていたOA機器会社のあまりの悪徳営業っぷりに嫌気がさし「株式会社じむや」を設立。複合機業界の赤裸々なコラムを発信し続け、価格崩壊を招いた張本人。競合他社から2週間に1回はクレームが入る程の激安正直価格で複合機を全国にリース販売しています。