複合機のメール設定の手順は？使用方法や注意点について解説！
複合機のメール設定が完了するとスマホやパソコンなどのデバイスで情報を逐次確認できるのでおすすめです。
本記事では、複合機のメール設定について解説しています。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機のメール設定で活用できる2つのケースを紹介！
コピー機・プリンター・イメージスキャナ・FAXなどの事務機器の機能を備えている複合機。
導入すれば、これらの事務機器をひとまとめにできてオフィス空間がスッキリし、業務の効率化も図れるでしょう。
そんな複合機を、さらに便利に使う方法があるのをご存じでしょうか。
その方法の1つに、メール設定が挙げられます。
事前に複合機でメール設定しておけば、さらに便利に使いやすくなるでしょう。
ここではメール設定すれば、どのような活用ができるのか、2つのケースで紹介しています。
『スキャンデータのダイレクト送信』
複合機には、基本的にイメージスキャナの機能が備わっています。
イメージスキャナとは、紙に描かれた絵や文字や写真などを画像データとして取り込むことができる装置および機器のこと。
画像データ化したい場合に描かれた原稿に細く光を当て、その光の反射光の強さや色を測り、データを合成して画像データを作成するのがイメージスキャナの仕組みです。
データ化した画像を複合機と繋がっているデバイスに取り込めば、その画像を各種画像加工ソフトで加工できますし、メールソフトを使って他人に送ることもできるでしょう。
イメージスキャナでデータ化した画像を送る場合、通常は一旦、デバイスに取り込んだ後にメールソフトを使って送らなければなりません。
しかし、複合機でメール設定しておけば、スキャンデータをダイレクト送信することが可能。
デバイスに一旦取り込み、そしてメールソフトを使って送るという工程を省略できるため、その分、業務効率が向上します。
『FAXデータの自動転送』
複合機には、FAX機能も標準で備わっています。
FAXとは、通信回線を用いて遠隔地間で画像を送受信する装置および機器のことです。
紙に描かれた文字や画像を線または点に分解し読み取り、データ圧縮や変調等の信号処理をして通信回線を通して相手に送信。
そして、その情報を受け取った側が、機器で信号を復調して情報を元の状態に復元するのがFAXの仕組みです。
複合機でメール設定しておけば、FAXデータの送信をメールで行うことができるでしょう。
また、オフィスの複合機に送られてきたFAXデータをメールで自身のメール受信のできる機器に自動転送させることもできるため、転送設定もしておけばFAX機能のある機器のない場所でも内容を確認ができるようにすることが可能です。
FAXデータの自動転送はEメール転送とも呼ばれており、大変便利な機能の1つ。さらに詳しく知りたい、メリット・デメリットも知りたいという方はぜひ「受信FAXをスマホで見たい！複合機のEメール転送とは？」の記事もご覧ください。
複合機のメール設定の手順は？注意点も紹介！
メール設定しておけば複合機をさらに活用できるようになりますが、使うためには事前に設定をしておかなければなりません。
ここでは、メール設定の手順と設定時に注意しなければならないポイントについてまとめています。
『複合機のメール設定手順』
メール設定の手順は、複合機の機種によって異なるため、取り扱い時は正しい手順に沿って進めていく必要があります。
一例として、SHARPの複合機「MX-2650FN」でのやり方を紹介します。
手順は、下記のとおりです。
- 操作パネルの「設定」を押す
- システム設定画面が表示されたら「ネットワーク設定」を押す
- ログイン画面が表示されたら管理者パスワードを入力
- ネットワーク設定画面が表示されたら「サービス設定」を押す
- サービス設定画面が表示されたら「SMTPタブ」を選択
- 各項目を設定する
- ページ下にある「接続テストの実行」を押す
- ダイアログ画面が表示されたら「OK」を選択
テストに成功したら「登録」を選択して完了です。
他の機種だと、手順が異なることもあるためご注意ください。
『設定時の注意点』
複合機でメール設定を行う際には、下記のことに注意しなければなりません。
- IPアドレス、サブネットマスク、デフォルトゲートウェイが設定されていることを確認しておく
- DNSが設定されていることを確認しておく
- ファイアウォール機能の設定が高レベルだとメール送信できないことがあるので、設定の見直しを行っておく
- 安全なドメインのアドレスで設定する
- 登録する宛先のアドレスを間違えずに入力する
設定ミスが発生すると、メールの送受信ができなくなります。
また、ファイアウォールの設定でレベルを低くしすぎると、ローカルネットワーク上でコンピューターウィルスの脅威にさらされるケースもあるため注意しましょう。
さいごに｜複合機のメール設定を行おう！
今回は、複合機におけるメール設定方法とその注意点について解説してきました。
オフィスにいなくても、スマホなどのモバイル端末で複合機から通知が受け取れるため、連絡のやり取りがスムーズになるでしょう。
ぜひ、複合機のメール設定を済ませて業務改善に努めてください。
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