複合機の外部認証はなぜ必要？管理者が知るべきセキュリティー対策についても解説！|複合機リースの格安NO1｜株式会社じむや - お役立ち情報関連

2025年04月16日

社内の印刷管理や情報漏洩対策に頭を悩ませていませんか？

 

誰が・いつ・どの資料を印刷したのか分からなかったり、機密資料が無断でコピーされていたらどうしようと不安を抱える方も少なくありません。

 

特に、情報セキュリティーの意識が高まる現在、複合機の外部認証の重要性が見直されています。

 

本記事では、そもそも複合機の外部認証とは何か？

 

なぜそれが必要なのか？

 

また、導入で得られる具体的な効果と注意点までを分かりやすく解説しています。

 

最後まで読めば、コストを抑えつつ情報漏洩を防ぎ、社内管理の手間も軽減する方法がみつかるでしょう。

 

セキュリティー強化と業務効率の両立を目指す管理部門の方は、ぜひ最後までご覧ください。

 

複合機における外部認証の必要性とは？

 

複合機の外部認証とは、利用者がIDカードや社員番号などで本人確認を行ってから印刷やコピーなどを使えるようにする仕組みです。

 

誰がどの操作をしたのかが明確になり、不正利用や情報漏洩のリスクを抑えられます。

 

情報漏洩や内部不正が企業の大きな危険性となるなかで、複合機も重要な情報端末として注目されています。

 

外部認証がないと、第3者が無断で資料を印刷・コピーできてしまい、機密情報が流出する恐れもあります。

 

そのため、外部認証の導入は、セキュリティー強化だけでなく企業の信頼性向上にもつながります。

 

顧客情報や個人情報を扱う企業には必須といえるでしょう。

 

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『外部認証とは何か』

ネットワーク連携で本人認証を行う仕組みで、ICカードやID、Active Directoryとの連携が一般的です。

 

認証された方だけが複合機を操作できることで、セキュリティーを担保します。

 

 

『なぜ今複合機に外部認証が求められているのか』

在宅ワークやテレワークの普及や働き方の多様化により、印刷物の管理が難しくなっています。

 

外部認証を導入すれば、誰が印刷したかログに残るため、業務の可視化にもつながります。

 

 

『導入していない場合に起こり得る危険性』

無認証で使える複合機では、無断印刷や誤送信などのトラブルが起こりやすくなります。

 

結果として情報漏洩や信用失墜、損害賠償の危険性も高まります。

 

 

外部認証付き複合機の導入によるメリットとは？

 

複合機の外部認証は、セキュリティー強化にとどまらず、日々の業務効率化やコストの削減にもつながります。

 

また、導入することにより、セキュリティー管理者の負担を大きく減らすことが可能です。

 

 

『情報漏洩の防止とセキュリティ強化』

ユーザーごとの操作履歴が記録されるため、不正行為への抑止力になります。

 

何かトラブルが発生しても、誰が関与したかすぐに追跡できます。

 

 

『印刷ログの取得で不正行為の抑止が可能に』

すべての印刷操作が記録されることで、従業員の意識が高まり、不正行為を未然に防ぐ効果があります。

 

内部統制の強化にもつながります。

 

 

『管理コストの削減と業務効率の向上』

無駄な印刷を制限できるため、用紙やトナーのコストを削減できます。

 

印刷枚数の管理やログ取得も自動化され、業務効率が向上します。

 

 

複合機の外部認証を導入する際の注意点とは？

 

外部認証付き複合機を導入する際は、費用だけでなく、社内における既存の運用方法との相性や導入後の業者によるサポート体制にも注視しなければなりません。

 

導入後のトラブルを防ぐには、事前準備が欠かせません。

 

まずは、リース運用やコスト面について詳しくみていきましょう。

 

 

『リースによる導入コスト』

初期投資をできるだけ抑えたい場合は、リース契約を選ぶのが効果的な方法のひとつ。一括購入に比べて大きな初期費用が不要なため、導入のハードルを大きく下げることができます。

 

月額払いで費用を分散できる点も大きなメリットです。

 

資金繰りの負担が軽くなり、予算計画にも柔軟に対応しやすくなります。

 

特に複数台を同時に導入する場合でも、月々の支出として管理できるため、経理面での管理もシンプルです。

 

さらに、リース契約であれば運用コストもあらかじめ見積もりやすく、年間の予算に組み込みやすくなります。

 

コストの見通しが立ちやすくなることで、長期的な設備運用の計画も立てやすくなります。

 

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『複合機と既存システムの連携可否を確認する』

使用中のID管理システムと連携できるかどうかを事前に確認しましょう。

 

相性が悪いと業務に支障をきたすこともあります。

 

 

『外部認証システムの選び方』

対応する認証方式が多い製品を選ぶと、運用の自由度が上がります。

 

また、導入後にしっかりサポートしてくれる業者かどうかも重要な判断ポイントです。

 

 

さいごに｜複合機の外部認証を有効活用しよう！

 

複合機に外部認証システムを導入することは、社内のセキュリティ強化と業務の効率化、両方の観点から非常に効果的な手段です。

 

利用者ごとのアクセス制限や履歴管理が可能になることで、情報管理の精度もあがり不正利用の防止にもつながるでしょう。

 

導入コストが気になる場合でも、リースを活用すれば初期費用を抑えつつ、最新のシステムを柔軟に導入できるため、コストパフォーマンスの面でも十分にメリットがあります。

 

情報漏洩リスクを最小限に抑えながら、印刷業務の見える化と最適化を実現するためにも、今こそ外部認証の導入を現実的な選択肢として真剣に検討するタイミングです。

 

 

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