大量の領収書や名刺を1度にスキャン！複合機の便利機能マルチクロップを紹介！
小さな領収書をひとつひとつ経費精算書に張り付けて経理へ提出するなど、手間のかかる業務で困ることもあるでしょう。
本記事では、複合機を使って同時に複数の小さな書類を読み取ることのできる機能、マルチクロップについて解説していきます。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
小さな書類のデータ化も複合機のマルチクロップを使えば簡単便利！
複合機には、イメージスキャナの機能が標準搭載されています。
イメージスキャナーを使えば、保管している領収書や名刺をデジタル化することも可能です。
ただし、通常は複合機のスキャナ機能で原稿を読み取る際に、原稿台に載せたものをひとつの画像として取り込みます。
名刺や小さな領収書であれば一度に複数枚読み取った方が楽ですが、それを別々のデータとして保存しておくことはできません。
そのため、小さな領収書や名刺をデータ化する際は、1枚だけ原稿台に載せて読み取って、次のものを載せて読み取ってを繰り返さなければならず面倒です。
しかし、マルチクロップが使える複合機であれば、そんな面倒な作業をしなくても済みます。
ここでは、複合機の便利な機能の1つであるマルチクロップとはどんな機能なのか、また具体的にどう使うのかを解説しています。
詳しくみていきましょう。
『マルチクロップとは』
マルチクロップのマルチは「複数の」を表す接頭語 。
そして、クロップは「切り取ること/刈り取ること」という意味ですが、IT用語ではデジタルカメラやフォトレタッチソフトなどで、画像の一部分を切り出すことを「クロップ」と呼んでいます。
この機能を使えば、複合機の原稿台に載せた「複数の」原稿を同時にスキャンしても、個別に「切り取って」別々のデータとして保存できます。
『マルチクロップの操作方法』
マルチクロップは、すべての複合機に備わっている機能ではないため、機能が搭載されている機種でしか使えません。
また、機種によっては操作方法が異なります。
操作方法の一例として、SHARPの複合機「MX-4170FN」における操作方法をまとめました。
- 取り込みたい原稿を原稿台に並べる
- 操作パネルで「シンプルスキャン」を選びスキャン機能を起動させる
- 詳細メニューを選択し、モードを切り替えを選んで「はい」をタップする
- 「他の機能」を選ぶ
- マルチクロップを選択して「OK」を押して確定させる
- 保存先（宛先）を選択し、OK」を押して確定させる
- 「スタート」をタップしてスキャンを開始する
- 「読み込み終了」をタップしスキャンを終了する
他のメーカーの機種の場合、紹介した手順と違っていることもあるため、取扱説明書やメーカーサイトで確認してください。
『マルチクロップの注意点』
複合機のマルチクロップ機能を使う際には、下記の内容に注意が必要です。
- 原稿台に複数の原稿を並べる際は、間隔は5mm以上あけて並べる
- 原稿台カバーは開けたままにする
- 並べる原稿は50枚までにする
- 並べるのは対応可能な原稿サイズだけにする
原稿が四角形でない場合、正しくスキャンできないことがあるため注意しましょう。
また、原稿の下地が白色ではない場合にも正しくスキャンできません。
マルチクロップ機能は、領収書や名刺のようなものをスキャンして個別にファイリングすることを目的とした機能です。
同時に読み込んでも自動的に切り出して個別にデータ化することができる理由は、個々の白色の範囲で分割しているため。カラーの場合、切り出しが正常に行われない可能性があります。
複合機におけるマルチクロップの活用法を紹介！
マルチクロップ機能がどんな機能で、どうやれば使えるのかは前述した流れから理解できたでしょう。
次に、マルチクロップの活用法について「業務効率化」「デジタル化」のポイントで紹介していきます。
詳しくみていきましょう。
『業務効率化が図れる』
冒頭でも解説しましたが、通常の複合機のスキャナ機能では、原稿台に載せたものをひとつの画像として取り込んでしまいます。
そのため、小さな領収書や名刺を個別にデータ化する場合、1枚だけ原稿台の載せて読み取って、次のものを載せて読み取ってを繰り返さなければなりません。
まとめて読み取った画像をパソコンの画像編集ソフトを使って個別に切り取るという方法もありますが、それもけっこう時間がかかる作業です。
マルチクロップ機能を使えば、個別に読み取ったりパソコンの画像編集ソフトを使って個別に切り取ったりするよりもはるかに効率的に業務を行えます。
『デジタル化を進められる』
マルチクロップ機能を使えば、オフィスのデジタル化を一気に進めることができます。
そもそも、マルチクロップ機能を使うことで進めることができるオフィスのデジタル化とは「文書の電子化」です。
文書の電子化は、紙で保管していたものをデータにして保存することで、一般的にはペーパーレス化とも呼ばれています。
紙で保管していたものをデータにして保存しておけば保管スペースが削減できますし、検索性もアップするため、必要なときにすぐに見つけられるでしょう。
さいごに｜複合機のマルチクロップを使って業務を効率化！
今回は、複合機で複数の小さな書類を1度に読み取ることのできる機能、マルチクロップについて解説してきました。
使いこなせば業務の効率化だけでなく、ペーパーレスにも繋がります。
ぜひ、本記事を今後の業務改善に役立ててください。
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