複合機の未送信レポートとは？出力される場合と対処法を紹介|複合機リースの格安NO1

複合機の未送信レポートとは？出力される場合と対処法を紹介

2022年11月24日

ファクシミリ（facsimile/FAX）機能つきの複合機を使っていると、未送信レポートというものが出力される場合があります。

ご存じの方もいるかもしれませんが、この未送信レポートとは何か、どうして出力されるのか、出力されたらどうしたらいいかなどをこの記事でまとめてみました。

複合機のファクシミリについて

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複合機には通常のプリンターのようなプリント機能のほか、コピー/スキャンなどの機能が複合しています。さらにファクシミリが加わっているものもありますが、通常のファクシミリと機能は変わりません。

ただ、複合機のファクシミリでは、PC-FAX送信機能がついているものがあります。

これは、PC上のデータをプリントすることなく、直接ファクシミリで送信できるというもの。いちいちプリントして用紙と手間を無駄にすることなく済みます。

複合機のファクシミリの送信方法

複合機のファクシミリの送信方法はメーカーや機種によっても多少違います。しかし、基本的なやり方はほとんど同じですから、特に難しいことはないでしょう。以下のような手順に従って、送信してください。

原稿台にファクシミリで送信する原稿をsettingする
相手先のファクシミリ番号を入力し、機種によって「スタート」あるいは「FAX」ボタンを押下する

複合機のファクシミリを使う上での注意点

複合機のファクシミリを使う際には注意しておいてほしいことがあるので、いかにまとめてみます。

原稿の裏表をまちがえない

複合機の原稿台に原稿をsetting（セッティング）する際は、表面裏面をまちがわないようにしてください。

まちがえると、伝えたい内容が伝わりません。ほとんどの機種では、原稿の表面裏面のsetting方法は以下のようになっています。

自動送り装置の場合：表面を上向きにしてにsettingする
原稿台ガラスの場合：表面を下向きに（ガラス面に向けて）settingする

ファクシミリ番号をまちがえない

これは当たり前の注意点でわざわざ指摘するまでもないことでしょうが、ファクシミリ番号をまちがえれば、相手先に送信されません。しかし、意外に番号を打ちまちがえる人は多いです。

ファクシミリ番号を打ちまちがえると、目的地まで送信されないだけでなく、誤送信されることもあります。

誤送信ともなれば、大事な会社の機密情報や知られたくな個人情報が漏れてしまう場合もありますから、くれぐれも番号の打ちまちがいには注意してください。

ただ、ファクシミリの誤送信が心配なら、別の送信手段を利用するのもおすすめ。たとえば、メール、インターネットファックス、ビジネスチャットなどです。

最近は、ファクシミリ番号の打ちまちがえを防ぐために、二度打ちさせる機種もあります。この機種の場合、一度でも違う番号を入力すると、ファクシミリの送信が行われません。

送付状（表書き）を付ける

状況によっては送信するファクシミリに送付状（表書き）を付けると、相手に親切です。特にビジネスでは、送付状を加えるのがマナーになっています。送付状に書く内容は以下のようにするといいでしょう。

ファクシミリ送信の日付と時間
受信先の会社名・氏名
ファクシミリ送信側の会社名・氏名・電話番号・ファクシミリ番号
ファクシミリ送信枚数
ファクシミリ送信内容・備考

送信枚数が多いときは、その数が記されていると、相手も確認できます。また、送信する紙にページ数を振っておくと、順番をまちがわないでしょう。

送信されたかの確認

複合機のファクシミリで送信されたものが、相手先に届いたか確認しなけれないけません。確認しないと、「確かに送った」「こちらにはとどいていない」など、後でトラブルの元にもなります。

複合機のファクシミリの機種によっては送信確認できるものも多いですが、そうでない場合は、電話で確認してください。

電話による確認ならまちがいは起こりません。複合機に電話がついている便利なタイプもありますね。

大量に送信する場合は相手に伝えておく

ファクシミリを相手に大量に送信する場合は、あらかじめその旨を伝えておきましょう。ひとつのファクシミリを受信中はほかのファクシミリの受信ができなくなるので、相手の不便も考慮しておく必要があります。

また、大量のファクシミリとなると、相手先の機器で必要な用紙も増えるので、準備・補充をしてもらわなければいけない場面もあるでしょう。

小さな字はカクダイを

小さい文字が書かれた原稿をファクシミリで送ると、うまく相手側でプリントされないことがあります。その場合は次のようなケースが考えられます。

文字がつぶれて読みにくい
文字がぶれて読みにくい
文字が不鮮明で読みにくい

このような状態を防ぐためには、あらかじめ小さな文字をカクダイして送信するのがおすすめです。

複合機の未送信レポートについて

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複合機のファクシミリを利用した場合は、しっかり相手に送信されたか確認する必要があるのですが、機種によっては、その際未送信レポートが出力されるものがあります。その内容について説明しましょう。

ファクシミリには送信レポートがある

多くの複合機のファクシミリでは、送信レポートが出力されるようになっています。

未送信レポートとは、送信が完了し終わったときには何も出力されませんが、送信エラー時にはエラーレポート（未送信レポート）が出てくる機能の事です。。

この設定は自由に変えられるようになっていて、送信レポートだけ出力、エラーレポートだけ出力、あるいは両方とも出力・出力しないなどが可能です。

エラーレポートの1つが未送信レポート

ファクシミリが何らかの原因により送信できないときに出力されるのがエラーレポートですが、これを未送信レポートと呼ぶメーカーもあります。

また、未送信レポートにエラーレポートが含まれている場合も。未送信レポートには、エラーの理由が記載されています。

未送信レポートが出力された場合の原因と対処法について

複合機のファクシミリで未送信レポートが出力された場合の原因と対処法を確認しておきましょう。ここでは、FUJI XEROXのApeos Port-Ⅵ C7771・C6671・C5571・C4471・C3371・C2271などの例を挙げてみます。

ほかのメーカーの機種では、対処法も変わるかもしれませんが、ここで挙げる機種の情報も参考になるでしょう。

これらの機種では、未送信レポートが出力されると、エラーコードが表示されるようになっているので、そのエラーコードに応じた対処法が必要です。

エラーコード	原因	対処法
003-300代	何らかのエラー	本機の電源を切り、操作パネルのディスプレイが消灯してから、もう一度電源を入れる。再度同じメッセージが表示される場合は、同社のカスタマーコンタクトセンターか販売店に連絡する
003-700	紙づまりを取り除いたあと、原稿送り装置に戻した原稿枚数が多すぎる	出力された用紙を確認して、印字されていない原稿以降を戻す
003-701	原稿に複製を抑制するためのデジタルコードが埋め込まれている	デジタルコードが埋め込まれていない原稿を使用する
003-702	原稿の両面を同ときにコピーする場合、表面と裏面で異なる読み取り倍率が設定されている	表面と裏面を同じ読み取り倍率に設定する
003-703	色補正チャートが正しく検出できない	色補正チャートを正しくsettingする
003-704	読み取った色補正パターンに異常があり、本機が故障している可能性がある	色補正をやり直しても状態が改善されないときは、同社のカストマーコンタクトセンターまたは販売店に連絡する
003-751	指定した原稿範囲が小さすぎるため、本機で処理できない大きさ（サイズ）になっている	解像度を上げるか、読み取り領域を大きくする
003-754 003-755	原稿読取装置にエラーが発生	再度ジョブを実行する
003-756	ファクシミリの原稿がすべて白紙	原稿が白紙ではないか、裏と表が逆になっていないかどうかを確認する
003-795	読み込んだ原稿を、指定された用紙サイズに拡大/縮小したときに、拡大/縮小の倍率が、設定可能な範囲を超えている	倍率を直接入力するか用紙サイズを変更する