複合機のワンタッチ登録機能とは？設定方法や便利な使い方など紹介！|複合機リースの格安NO1｜株式会社じむや - お役立ち情報関連

2024年08月04日

多くの企業で使用されている複合機ですが、操作が複雑で使いこなせないという悩みを持つ方も多いのではないでしょうか。

 

特に頻繁に使う設定を毎回行うのは面倒ですよね。

 

そんな悩みを解決するために、複合機の「ワンタッチ登録機能」が非常に役立ちます。

 

この機能を活用すれば、日々の業務効率が飛躍的に向上します。

 

本記事では、複合機のワンタッチ登録機能とは何か、具体的な便利な使い方について詳しく紹介します。

 

最後まで読むことで、複合機の操作が簡単になり、業務の生産性を大幅に向上させる方法を学ぶことができます。

 

複合機のワンタッチ登録機能とは何か？

 

ワンタッチ登録機能とは、複合機の設定や操作を簡略化するための機能です。

 

下記で詳しくみていきましょう。

 

 

『ワンタッチ登録機能の概要』

通常、複合機の操作には複数のステップが必要ですが、この機能を使うことで一度設定を登録しておけば、次回以降はワンタッチで同じ設定を呼び出せます。

 

例えば、よく使うコピー設定やスキャン設定をワンタッチで呼び出せるので、作業時間を大幅に短縮できます。

 

 

『ワンタッチ登録の必要性』

現代社会において業務での効率化が求められており、令和5年度総務省発布の「各国企業のデジタル化の状況」データからみても業務効率化に取り組んでいる国内企業は7割近くにのぼります。

 

そもそも複合機の操作が複雑で時間がかかると、生産性が低下する原因となり、業務効率化の壁になりやすいです。

 

ワンタッチ登録機能は、この問題を解決するために開発されました。

 

特に大量のコピーやスキャンが必要な場合、毎回設定を行うのは非常に非効率です。

 

ワンタッチ登録機能を利用することで、こうした無駄を省き、業務の効率を劇的に向上させることができます。

 

 

ワンタッチ登録機能の複合機における設定方法を紹介！

 

複合機においてワンタッチ登録機能の設定を行う際、留意しなければならないポイントは下記の2つです。

 

• 初期設定の手順
• 設定時の注意点とコツ

 

詳しくみていきましょう。

 

 

『初期設定の手順』

ワンタッチ登録機能の初期設定は、複合機の操作パネルから簡単に行えます。

 

まず、複合機のメインメニューから「設定」を選びます。

 

次に、「ワンタッチ登録」を選択し、新しい登録項目を追加します。

 

 

『設定時の注意点』

設定を行う際には、いくつかの注意点とコツがあります。

 

まず、登録する設定はシンプルでわかりやすい名前を付けることが重要です。

 

例えば、「高解像度コピー」や「白黒スキャン」など、設定内容が一目で分かる名前にすると便利です。

 

 

複合機におけるワンタッチ登録機能の具体的な使い方を紹介！

 

次に、具体的なワンタッチ機能の使い方や複合機への登録方法について詳しくみていきましょう。

 

 

『コピー機能のワンタッチ登録方法』

コピー機能のワンタッチ登録は、頻繁に同じコピー設定を利用する場合に便利な機能のひとつです。

 

例えば、特定の解像度や用紙サイズ、カラー設定を毎回変更する手間を省くことができます。

 

まず、複合機のコピー設定画面で、希望の設定をすべて入力します。

 

その後、「ワンタッチ登録」ボタンを押し、設定内容を保存します。

 

これで、次回からはワンタッチで同じ設定を呼び出すことができ、効率的にコピー作業を進めることができます。

 

 

『スキャン機能のワンタッチ登録方法』

スキャン機能においても、ワンタッチ登録は大変便利です。

 

特定の解像度やファイル形式、送信先を毎回設定するのは手間がかかりますが、ワンタッチ登録を活用することでその手間を省くことができます。

 

スキャン設定画面で必要な設定を入力し、「ワンタッチ登録」ボタンを押して設定を保存します。

 

次回からは、この設定をワンタッチで呼び出すことができ、迅速にスキャン作業を行うことができます。

 

 

複合機でワンタッチ登録機能を導入するメリットは？

 

下記、複合機にてワンタッチ登録機能導入のメリットです。

 

• 業務効率の向上
• 人為的ミスの減少

 

詳しくみていきましょう。

 

 

『業務効率の向上』

ワンタッチ登録機能を導入することで、業務効率が大幅に向上します。

 

日常的に使用するコピーやスキャン、FAXの設定をワンタッチで呼び出すことができるため、作業時間を大幅に短縮することも可能。従業員は本来の業務に集中でき、生産性が向上します。

 

また、操作が簡素化されるため、新入社員やアルバイトスタッフでもすぐに使いこなすことができ、教育時間やコストの削減にも繋がります。

 

 

『人為的ミスの減少』

複合機の操作ミスは、業務の効率を低下させるだけでなく、重要な情報の漏洩や誤送信などのリスクも伴うため注意しなければなりません。

 

例えば、下記記事のような事例が挙げられます。

 

複合機から情報漏洩した事例や対策方法をご紹介！機密データ漏洩の回避方法

 

ワンタッチ登録機能を活用することで、設定ミスを防ぎ、人為的なエラーを大幅に減少させることができます。

 

特に重要な書類や機密情報の送信時には、設定ミスが重大な問題を引き起こす可能性があるため、ワンタッチ登録機能はおすすめです。

 

この機能を導入することで、安全かつ効率的な業務運営が可能になります。

 

 

さいごに｜複合機のワンタッチ登録機能を活用して業務の効率アップ！

 

複合機のワンタッチ登録機能は、操作を簡略化し、業務効率を大幅に向上させるためにもおすすめです。

 

今回は、ワンタッチ登録機能の概要から設定方法、そして具体的な使い方や活用事例まで詳しく解説しました。

 

この機能を活用することで、日々の業務がスムーズに進み、人為的ミスも減少するため、企業全体の生産性向上に繋がります。

 

ぜひこの機会に、複合機のワンタッチ登録機能を活用してみてください。

 

 

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