複合機でページ番号をつければ見やすい資料になる！役割や種類なども解説！|複合機リースの格安NO1｜株式会社じむや - お役立ち情報関連

2021年07月22日

「資料の枚数が多くてよく分からない！」
「印刷したけど資料の順番が分からなくなった！」
「この資料はいつのものか分からない！」

 

このようなお悩みをお持ちではないでしょうか。

 

実は、複合機にはページ数・日付を簡単に表記することが可能。複合機でページ番号をつける方法を覚えれば、このようなお悩みを解決できます。

 

本記事では、複合機でページ番号をつける方法やその役割について徹底解説しています。

 

ぜひ、最後までご覧ください。

 

複合機でページ番号の付け方解説！その役割とは？

 

せっかく複合機でページ番号がつけられるのに、活用していない方は多いのではないでしょうか。

 

資料を整理するためには、ページ番号があった方がわかりやすいです。

 

WordやExcelなどのオフィスソフトでつけることもできますが、覚えてしまえば複合機の方が早くて簡単にできます。

 

また、ソフトで作ったものとは違い、データが見つからず紙の資料だけの状態でも複合機ではページ番号をつけることが可能。

 

まずは、複合機におけるページ番号とは何か、詳しくみていきましょう。

 

 

『ページ番号とは？』

複合機におけるページ番号は、資料に日付やページ数を複合機で印刷できる機能のことです。

 

その名のとおり、ページ数や日付などを印刷できる便利な機能で、ページ番号さえつければ資料が見やすくなったり資料を整理しやすくなったりします。

 

今見てるページ数や、資料を作った日付などがあった方が見やすいですよね？

 

次項では、複合機を活用したページ番号の付け方について紹介します。

 

 

『ページ番号の付け方』

複合機の種類によって少し操作方法が違ったり呼び方が違いますが、ほとんどの複合機は、コピー画面からページ番号の設定ができます。

 

代表的な手順は以下のとおりです。

 

 

多くの複合機は、この手順を踏めばページ番号の種類や位置を決めることができます。

 

複合機には、たくさんの種類があるので当てはまらない場合もありますが、それぞれの複合機のページ番号設定方法を詳しく説明したものがあるので参考にしてください。

 

 

 

複合機のページ番号の種類について解説！

 

オフィスでは、資料によって、どんなページ番号をつけたいのか変わりますよね。

 

ページ数が分かればよいもの、日付けを記載したいものなど、用途によって変わることが多いです。

 

では、複合機には、どのような種類のページ番号があるのでしょうか。

 

それでは、詳しくみていきましょう。

 

 

『ページ番号』

複合機におけるページ番号とは、ページ数表記のこと。資料が複数あるときによく使われます。

 

枚数が多いと、今何ページ目を見ているか分からなくなることありませんか？

 

そういったときに、このページ番号を使うとより見やすい資料を作成できます。

 

他にも、ページ数を表記することにより資料が全部で何枚あるかも一目で分かるため、資料を見る側にとっても記載されていることで見やすくなります。

 

 

『日付』

複合機では、日付を印刷することができます。

 

資料がいつ作られたのか、いつ配布されたのかを記載することは重要。

 

複合機から印刷された資料に日付があれば、最新の資料なのか判断でき、データを扱う資料であればいつの時代のデータなのかがすぐに分かり業務もはかどるでしょう。

 

その他にも、資料整理に日付の記載があれば便利です。また、ある程度の時間が経てば資料も廃棄しますよね？

 

そんなときに、資料の内容を見なくとも、日付さえ記載しておけば古い順に資料を整理するだけなので役に立ちます。

 

 

『スタンプ（ウォーターマーク）』

複合機では、スタンプ（ウォーターマーク）も印刷可能。そして、スタンプは、どのような資料なのかを直感的に分かるようしたいときに有効です。

コラム：複合機の「ウォーターマーク」と「地紋印刷」の違いとは？

 

資料で「社外秘」・「至急」・「社内回覧用」などこのような文言を見たことありませんか？

 

このような表記を、複合機だけで設定できるのは便利ですよね。

 

そもそも、資料には目的があります。その目的を直感的に伝えることができれば、見る方も確認しやすくなるでしょう。

 

複合機によってはスタンプの種類が決められているものがありますが、多くの場合自身でスタンプを設定可能。目的に沿ったスタンプを設定し、見やすい資料作りに繋げましょう。

 

 

『文字付きページ番号』

前項で紹介した、複合機では、ページ数を表すページ番号に自身で記載したい文字を加えることができます。

 

「日付＋ページ数」や「スタンプ＋ページ数」など記載できるので、前項で紹介した種類を合わせて使うことが可能。

 

この機能を使いこなせれば、自身が表したいほとんどの文言は、記載できるでしょう。

 

注意しておかなければならないポイントとしては、下記の2つが挙げられます。

 

 

複合機での印刷時に資料を見やすくするためにも、必要最低限の文字数を考えて表記することが必要です。

 

 

 

さいごに｜複合機でページ番号をつけると分かりやすい資料になる！

 

今回は、複合機のページ番号について解説してきました。

 

複合機は印刷するだけではなく、さまざまな機能を揃えています。

 

そして、ページ番号もその機能の1つ。資料を作成するときに記載すればよいだけと考える方もいると思いますが、それは大元のデータがなければできません。

 

資料は自身だけでなく、社内や客先に配布することが多いでしょう。

 

複合機で印刷するときに、本記事で紹介したページ番号が記載できれば便利だと思いませんか？

 

ページ番号をつけるだけでも資料は見やすくなります。

 

せっかく複合機にある便利な機能なので、有効に使い見やすい資料作りに繋げましょう。

 

 

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