複合機を現金購入で買うと保守が出来ない？リース保証とカウンター保守の違いをご紹介！
業務用フルオプションA3カラー複合機を月額6,900円以下で格安リース・販売している株式会社じむやの堀田です。
今回は業務用複合機を現金購入した場合の保守についての記事となります。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機の現金購入だと保守が出来ないは嘘！
お客様からよく「買った場合の保守はどうなるの？」と言われるので、皆さんにご紹介したいと思います。
結論から言いまして、複合機を現金で購入したとしてもちゃんと保守ができます。
何十万の業務用複合機を買って保守メンテナンスが出来ないとなったら、業務用の意味がありませんからね。
複合機を現金購入するメリットとデメリットを解説！
複合機の導入方法には、リース契約と現金購入などがあります。
リース契約と現金購入におけるメリット、デメリットの比較については、こちらの関連記事をご覧ください。
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そもそもリースは初期費用を抑えられる反面、契約期間中に支払う金額が高くなりがちです。
一方、複合機を現金購入すればまとまった出費は必要ですが、金利や手数料がかからない分、長期的にはコストを抑えられる可能性があります。
しかし、維持管理や処分の手間など、リースにはない負担も伴います。
ここでは、複合機を現金購入する場合のメリットとデメリットについてまとめ、リースとの違いも踏まえてコスト面から比較できるように解説しています。
詳しくみていきましょう。
『現金購入のメリット』
複合機を現金購入するメリットについて、下記にまとめました。
金利や手数料がかからず総コストを抑えられる
リース契約では、毎月の支払いに金利や手数料が含まれており、契約期間が長いほど総額は膨らみます。
その点、現金購入であれば一括で支払いが完了するため、余計なコストがかからず長期的に見て割安です。
資金に余裕がある企業にとっては、シンプルかつ経済的な選択肢ともいえるでしょう。
購入直後から自社資産として自由に使える
現金購入した複合機は、その時点で自社の所有物となります。
リース契約のように利用制限や契約条件に縛られることなく、レイアウト変更や拠点間の移動も自由です。
オフィスの引っ越しが多い企業や、柔軟な機器運用を求める企業にとってメリットとなり得ます。
減価償却による経費計上が可能
現金購入した複合機は経理上、償却資産として扱われます。
新品であれば法定耐用年数は5年とされており、複数年にわたって経費計上ができるため節税にも繋がります。
また、購入金額や会計方針によっては、1年で全額を経費処理することも可能。リースと異なり、経理処理の裁量が大きいところは見逃せません。
付属品や購入特典を受けられる場合がある
新品を購入する場合は、自社のニーズに合わせてオプションや周辺機器を追加できるだけでなく、販売店によってはポイント還元や値引き特典を受けられるケースもあります。
長期的な保守契約と組み合わせれば、導入コストをさらに抑えられる可能性があります。
『現金購入のデメリット』
次に、複合機を現金購入するデメリットについても、下記にまとめました。
まとまった資金が必要になる
オフィス向け複合機は、新品であれば100万～150万円前後の出費が一度に必要です。
資金に余裕がなければ購入自体が難しく、無理に借入をして購入するのは経営上よくありません。
リースであれば月々数万円から利用できるため、資金繰りの柔軟さではリースがおすすめです。
中古購入は不具合のリスクがある
コストを抑えるために中古複合機を購入する企業もありますが、製品ごとの状態にばらつきが大きく、故障の危険性も伴います。
購入直後に不具合が発生すれば修理費用がかさみ、結果的にリースより高くつく場合もあります。
購入時は保証や保守契約をしっかり確認しておかなければなりません。
保守契約や保険を個別に結ばなければならない
リース契約では、カウンター保守や動産保険がセットになっているケースが一般的です。
一方、現金購入では保守契約や動産保険を別途手配する必要があり、割引が効きにくいこともあります。
導入コストを抑えられても、ランニングコストが想定以上に増える可能性があります。
減価償却や税務処理が煩雑になる
現金購入した複合機は償却資産となるため、数年間にわたり減価償却を行う経理処理が必要です。
会計ソフトを利用すれば大きな負担にはなりませんが、経理担当が少ない小規模事業者にとってはリースに比べて手間がかかると感じる場面もあるでしょう。
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処分時の対応を自社で行う必要がある
リースであれば契約終了時にリース会社が回収しますが、現金購入した場合は最終的な処分を自社で手配しなければなりません。
自治体のルールに従った廃棄や売却などの選択肢がありますが、契約解除や保守終了などの手続きも伴うため、手間がかかります。
複合機の現金購入後にかかる総コストの内訳は？
複合機を現金購入する際、初期費用とランニングコストをしっかり把握しておくことも重要です。
リース契約と比較すると、現金購入では初期費用が大きな負担になることがありますが、その後の月々のコストは比較的安く抑えることができます。
具体的なコストの内訳を見ていきましょう。
『初期費用』
複合機の現金購入の場合、最も大きな負担となるのが初期費用です。
購入時には複合機本体の代金に加え、設置や初期設定、配送費用などがかかるため、一度に多額の支払いが発生します。
その一方で、リース契約の場合は月々のリース料を支払う形となるため、初期費用は抑えられますが、リース期間が長くなるほど総支払額が増える可能性があります。
『ランニングコスト』
複合機を現金購入した後は、月々のカウンター料金やメンテナンス費用がランニングコストとして発生しますが、これらはリース契約でも必要なコストです。
現金購入では、リース料がないため長期的にはコストメリットがあるといえますが、導入直後の初期費用を考慮する必要があります。
『メンテナンス費用』
複合機のメンテナンス契約は定期的な保守点検や故障時の対応を含むもので、契約内容によって料金が異なります。
通常は、使用頻度や機器のタイプによって異なるため、事前にメンテナンス契約の内容をしっかり確認しておく必要があります。
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『消耗品にかかる費用』
複合機のトナーや用紙などの消耗品の費用も考慮する必要があります。
特にトナーの交換頻度は使用量によって大きく変わるため、予想される使用量に基づいて年間の費用を計算しておくと、後々のコストを管理しやすくなります。
複合機の現金購入後の設置方法は？初期設定の手順も解説！
複合機を現金で購入した後に行う最初の作業は、設置と初期設定です。
このステップが円滑に進まないと、後々の運用に支障が出る可能性があるため、注意深く進めることが求められます。
ここでは、設置時に必要な準備や初期設定のポイントを詳しく解説します。
『設置時に必要な準備』
複合機を設置する際は、まず設置スペースの確保が重要です。
複合機は比較的大きな機器であるため、設置場所には十分なスペースを確保することが求められます。
また、電源やネットワーク回線の確保も重要です。
特にネットワーク接続が必要な場合、複合機がネットワーク内で円滑に動作するように事前に回線の準備を行っておきましょう。
加えて、搬入経路の確認も欠かせません。
複合機の設置場所まで運ぶ際、エレベーターや階段などの制約がないか、搬入前に確認しておくことがおすすめです。
スムーズな設置のためには、これらの事前準備が欠かせません。
『現金購入後の設置方法』
複合機を現金購入した後は、設置場所の確保をしたうえで、安全な場所に置きます。
なかには、100kgを超える重量がある機種もあり、床が傾いていたり耐荷重が不足していると不安定になりやすいです。
また、直射日光が当たる場所への設置はおすすめしません。
設置が完了したら、下記の手順で初期設定から行ってください。
- 電源を入れる
- 動作確認
- ネットワーク設定
- スキャン機能の設定
- ユーザー権限の設定
設置が完了したら、まず電源を入れて正常に起動するかを確認します。
購入時に付属しているマニュアルに沿って、コピー・プリントのテストを行うとスムーズです。
ここで異音やエラー表示が出る場合は、すぐに販売店やメーカーに相談しましょう。
複合機を業務で使うにはネットワーク接続が欠かせません。
まずはIPアドレスを割り当て、各パソコンに対応するプリンタードライバーをインストールします。
スマホやタブレットを業務に活用している場合は、Wi-Fi接続やクラウドプリント機能の設定も同時に行ってください。
紙資料をデータ化するスキャン機能は社内の共有フォルダやNAS、クラウドサービス（Google DriveやOneDriveなど）への送信先を登録すれば、スキャンしたファイルをすぐに共有できます。
また、複数の従業員が利用する想定もして、部門別や個人別のID・パスワードを設定するようにしましょう。
印刷枚数の制限やカラー印刷の制御も可能なので、コスト削減やセキュリティ対策にもなります。
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『初期設定でのトラブル防止対策』
複合機の設置後は、初期設定を行う必要があります。
この際にトラブルが発生しないように、いくつかの注意点を押さえておきましょう。
まず、ネットワーク設定を正確に行うことが重要です。
設定が不十分な場合、印刷やスキャン機能が正しく動作しない可能性があります。
特に、複数の端末から使用する場合は、ネットワークの構成に問題がないかを事前に確認しておくことが必要です。
また、初期設定時には使用する機能やオプションをしっかり選定することも大切です。
例えば、スキャンデータの保存先やフォルダー構成など、使用する業務に最適な設定を行っておくことで、後々の運用がスムーズになります。
定期的なメンテナンス契約を締結しておくと、トラブルが発生した際にも迅速に対応してもらえるため、安心して使用できる環境を整えられます。
複合機を現金購入した後の保守メンテナンスはカウンター料金に紐づいている！
では現金で購入し場合、保守料金はどういう風になるのかといえば、カウンター料金が保守費用となります。
後でご説明しますが、リース会社の保証とメーカーの保守は全然意味が違いますので、皆さんがご心配されている「メンテナンス」はカウンター料金さえきちんとメーカーにお支払いしていれば、訪問費用やトナー費用等全て無料となります。
稀にカウンター方式ではない「キット方式（トナーを購入するがカウンターは無い）」で複合機を使用されている場合は、複合機を導入した販売店から純正品を購入すると保守が無料です。
トナーの費用が高い！というのは保守料金も込みだからなんです。
複合機を現金購入した後の保守契約は？メンテナンスでの選び方も解説！
複合機を現金購入した後、保守契約をどのように選ぶかも非常に重要です。
保守契約の種類は多様であり、契約内容やサービスレベルによってコストが異なります。
自社にとって最適な保守契約を選ぶことで、運用コストを最小限に抑えつつ、万が一のトラブルにも迅速に対応できる体制を整えることが可能です。
『現金購入後に検討すべき保守プランの種類』
複合機を現金購入した場合、まず検討すべきは保守契約の種類です。
一般的に、複合機の保守契約には「フルメンテナンス契約」と「部分メンテナンス契約」が存在します。
フルメンテナンス契約は、定期的な点検や修理、トナーなどの消耗品交換も含むため、すべてをリース会社やメーカーに任せることができる安心感があります。
その分、契約費用は高くなりますが、運用におけるトラブルを最小限に抑えられます。
一方、部分メンテナンス契約は、特定のサービスに絞って保守を依頼する形です。
例えば、故障時のみ対応する契約や、消耗品は自社で管理する場合に選ばれることが多いです。
コストを抑えたい企業には適した選択肢と言えるでしょう。
『定期メンテナンスとオンデマンドメンテナンスの違い』
保守契約には、定期的に行うメンテナンスと、必要時のみ行うオンデマンドメンテナンスの2つのタイプがあります。
定期メンテナンスは、計画的に保守点検を実施することで、機器の故障を未然に防ぐ効果があります。
複合機は業務に不可欠な機器であり、突発的なトラブルによる業務停止を防ぐためには、定期メンテナンスが有効です。
一方、オンデマンドメンテナンスは、トラブルが発生した際にのみメンテナンスを行う方法です。
運用コストを抑えたい場合に適していますが、故障が発生すると業務に支障をきたす可能性が高くなるため、リスクを許容できるかどうかを判断する必要があります。
そもそもリースの保証とメーカーの保守は意味が違う！
下表にリース会社の保証とメーカーの保守についてまとめました。
| 種別 | 状況 | 対応の仕方 |
| リース会社の保証 | 複合機が完全に壊れた後 | リースの残金を免除 |
| メーカーの保守 | 複合機が完全に壊れる前 | 訪問して修理やメンテ |
リースの保証とメーカーの保守は意味が全く違いますので、解説をしていきます。
詳しくみていきましょう。
『リース会社の保証とは？』
リース会社の保証とは、俗に言う「動産総合保険」の事を指します。
リースで物件を借りると自動で動産総合保険という保険にも加入となります。
料金が発生する等のデメリットは一切ありませんが、その代わりにメリットがあるとも言い切れないのです。
この保険の特徴といたしまして、自分達の過失じゃない火災や落雷等で複合機が完全に故障してしまった場合に、残りの残金をリース会社に支払わなくても良いという特徴があります。
しかし考えてみてもください。
ローンにそのような保険があるでしょうか？ありませんよね。
何故なら本来得られるはずの利益を手放してしまう行為になるからです。
では何故リースではこの様な保険が付いているのかといえば、実際にそのような事になるケースが少ない、かつ、あったとしても立証責任はユーザー側にあるからです。
基本的に残りの残リースを払わなくても良いとなったら、販売店に先に一括で全額支払っている為、かなりの赤字になってしまうので、リース会社はなるべく使いたくないのです。
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『メーカーの保守とは？』
皆さんが求めているのはこのメーカーの保守です。
これは複合機の不具合やトラブルがあった際に駆けつけてメンテナンスをしてくれるサービスであります。
基本的に平日の9時～17時までのオンコールだったら何処のメーカーも当日メンテナンスが可能となります。
複合機が完全に壊れる前に対応するのが一般的でリースの保証とは真逆となりますね。
ただ、複合機を導入して割とすぐな期間で完全に故障した場合は、丸ごと入れ替えてもらる事があります。
実際にあった例ですと、キャノンの複合機を導入して1ヶ月で基盤が故障して、にっちもさっちもいかなくなった会社様がありましたが、メーカーに連絡したらすぐに同じ機種の新品で入れ変えてくれました。
さいごに｜複合機の現金購入でも保守できる！
今回は、複合機の現金購入における保守などについて解説してきました。
そもそも、保守とリース保証は、対応できる状況や仕方という観点で違います。
結論を申し上げて、複合機の現金購入でも保守は可能です。
この機会にぜひ、複合機の現金購入も検討されてみてはいかがでしょうか。
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