複合機でレシートをスキャン保存する方法は？やるべき理由や手順なども解説！
「レシートや領収書を毎回保管するのが面倒」「大量の書類を整理するのが大変」という方もいるのではないでしょうか。
結論からいえば、複合機を使ってレシートや領収書をスキャン保存することが、非常に効率的で便利です。
デジタル化することで、書類の管理が楽になり、必要な情報をすぐに検索できるようになります。
本記事では、複合機でレシートや領収書をスキャン保存する方法やそのメリットについて詳しく解説しています。
スキャン後の管理方法や注意点についても触れていますので、ぜひ、最後までご覧ください。
目次
複合機でレシートや領収書をまとめてスキャンできる！
レシートや領収書は日々たまりがちで、気づいたころには保管場所がいっぱいになっていたり、どこにあるのか分からなくなってしまったりすることもあります。
そんなときに便利なのが、複合機を使ったスキャン保存です。
実は多くの複合機には「ADF（自動原稿送り装置）」という機能があり、これを使うことで複数のレシートや領収書を一度にまとめてスキャンすることができます。
原稿台に1枚ずつ置く必要がないため、短時間で作業が終わり、スキャン後はPDFファイルとして1つにまとめて保存することも可能。また、両面印刷された領収書でも、両面スキャナー搭載機種であれば自動的に両面を読み取ってくれるので、より正確に記録を残すことができます。
スキャン時には、解像度やカラーモード、保存形式といった設定を自分の目的に合わせて選べば、より使いやすく後から探しやすいデータとして保存することができます。
例えば、文字がくっきり見えるように解像度は300dpi程度に設定し、カラー印刷されたレシートでなければモノクロでスキャンするとファイルサイズもコンパクトになります。
スキャンしたファイルは、パソコンやクラウドストレージに自動で保存することもでき、あとで日付や取引先ごとに名前をつけ直して整理しておくと、会計処理や確定申告などで見返すときにとても便利。
紙のままだと管理が大変なレシートや領収書も、複合機を活用すればスムーズにデジタル化でき、保存も整理も格段に楽になります。
日常的にたくさんのレシートを扱う方や、書類管理を効率化したい方には特におすすめの方法です。
『複合機のスキャン機能とは』
複合機のスキャン機能は、紙の書類をデジタルデータとして保存できる便利な機能です。
レシートや領収書などの小さな紙類も複合機に搭載されたスキャナーで読み取ることで、PDFやJPEGなどの画像形式で保存することができます。
多くの機種では、スキャンしたデータをUSBメモリに直接保存したりメールに添付して送信したり、クラウドストレージにアップロードすることも可能です。
また、複数の用紙を一度にスキャンできる「ADF（自動原稿送り装置）」が搭載されている複合機であれば、1枚ずつ手動でスキャンする手間もなく、複数のレシートをまとめて処理することができます。
操作もシンプルで、スキャンボタンを押すだけで完了するものが多く、初心者でも安心して使えるのが魅力です。
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『レシートや領収書をスキャンする理由』
レシートや領収書をスキャンして保存する一番の理由は、紛失や劣化を防ぐためです。
レシートは感熱紙で印刷されていることが多く、時間が経つと文字が薄くなったり消えてしまったりすることがあります。
また、うっかり破いてしまったり水に濡れて読めなくなったりと、紙のままでは管理が難しいのが現実です。
デジタル化しておけば、こうしたトラブルを防ぐだけでなく、データとして分類・検索・管理がしやすくなります。
例えば、日付や金額、店舗名ごとに整理すれば経費精算や確定申告の際にもスムーズに対応できます。
さらに、会計ソフトやクラウドサービスと連携させることで、自動的に取り込んで処理することも可能。つまり、スキャンして保存することは、紙の保管スペースを減らしつつ手間を省き、業務の効率化につながる非常に実用的な方法なのです。
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複合機でレシートや領収書をスキャン保存するメリットとは？5つのポイントで解説！
レシートや領収書は経費処理や確定申告、年末調整などで必要になる大切な書類ですが、紙のまま管理するのは意外と手間がかかるものです。
そこで活躍するのが、複合機を使ったスキャン保存。ここでは、スキャン保存のメリットを5つのポイントに分けてご紹介します。
『物理的に保存場所を意識しなくてよい』
紙のレシートや領収書は、保管しておくにもファイルや収納スペースが必要になります。
長期間保存しているとどんどん場所を取ってしまい、整理も大変です。
スキャンしてデータ化すれば、パソコンやクラウド上にコンパクトに保管できるため、紙の書類のように場所を取ることはありません。
保管スペースを気にせずに済むことで、机や書類棚のスッキリ感も保てます。
『経理業務の負担が減る』
紙のレシートを一枚ずつ確認して仕分けし、手入力でデータを記録する作業は時間と労力がかかります。
複合機でスキャンすれば、デジタル化されたデータをもとに会計ソフトなどと連携して処理を自動化することも可能になります。
手入力のミスも減り、経理作業がよりスムーズになるため、特に個人事業主や小規模オフィスにとっては大きな時短効果が期待できます。
『在宅ワークでもデータのやり取りが手軽』
紙の領収書はやり取りする際に郵送や手渡しが必要になりますが、スキャンしてデータ化しておけば、メールやクラウドを通じてすぐに共有できます。
自宅にいながらでも会社や会計事務所とやり取りができるため、在宅ワークが多い方にも非常に便利です。
複数人でのデータ共有もスムーズになり、チームでの作業効率もアップします。
『紛失しない』
紙のレシートは小さくて薄いため、いつの間にか紛れてしまったり誤って捨ててしまったりすることも少なくありません。
スキャンしてデジタル保存すれば、クラウドや外部ストレージにバックアップを取ることができるため、万が一パソコンが壊れたとしてもデータを復元できる可能性が高くなります。
「いざ必要なときに見つからない」という事態を防ぐうえでも、デジタル保存はとても有効です。
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『年末調整などの処理に好都合』
年末調整や確定申告の時期になると、1年分のレシートや領収書を一気に整理する必要が出てきます。
あらかじめスキャンして整理しておけば、必要なデータをすぐに見つけ出すことができ、提出書類の作成もスムーズに進みます。
また、日付や金額、用途ごとにフォルダ分けしておくことで会計書類としての信頼性も高まり、処理の正確性が向上します。
複合機でレシートや領収書をスキャンする方法は？5つの手順で解説！
レシートや領収書をスキャンして保存することで紙の管理から解放され、経理作業の効率も大きく向上します。
ここでは、複合機を使ってスキャンする基本的な手順を5ステップでご紹介します。
特別な知識やソフトは必要なく、誰でも簡単に始められる方法です。
『手順①｜ガラス面にレシートまたは領収書を置く』
まずは複合機のスキャナー部分（ガラス面）に、スキャンしたいレシートまたは領収書を裏返しにして置きます。
用紙が小さいため、端に寄せるのではなく指定された「原稿位置マーク」に合わせてまっすぐに置くと、ズレや歪みを防げます。
複数枚をまとめてスキャンしたい場合は、自動原稿送り装置（ADF）を使用すると便利です。
『手順②｜スキャンする』
レシートをセットしたら、複合機の操作パネルで「スキャン」機能を選択します。
最近の複合機はタッチパネルになっているものが多く、表示に従って操作するだけで簡単に進められます。
この時点で、カラーモード（カラー／モノクロ）や解像度（例：300dpi）などを設定しておくと、保存するデータの品質を自分好みに調整できます。
『手順③｜スキャン後の保存先を選択する』
スキャンしたデータをどこに保存するかを選びます。
保存先にはUSBメモリやパソコンの共有フォルダ、メール送信、クラウド（Google DriveやDropboxなど）など、さまざまな選択肢があります。
自身の使い方に合わせて選びましょう。
あとで整理しやすくするために、フォルダの名前やファイル形式（PDFやJPEGなど）をここで設定しておくのもおすすめです。
『手順④｜スタートを押下する』
すべての設定が完了したら、「スタート」ボタンを押してスキャンを開始します。
スキャンが始まると、機械がレシートを読み取り、指定した保存先にデータを転送してくれます。
ガラス面に置いた場合は1枚ずつのスキャンになりますが、ADFを使用すれば複数枚を自動的に順番にスキャンしてくれるため、作業時間も短縮できます。
『手順⑤｜スキャン後のデータを確認する』
スキャンが完了したら、保存先を開いてデータが正しく保存されているか確認します。
文字がつぶれていないか画像がブレていないか、枚数が抜けていないかなどをチェックしておきましょう。
もし問題があれば、もう一度スキャンし直すことでミスを防ぐことができます。
確認後は、ファイル名を「日付＋店舗名」などに変更しておくと、あとから見つけやすくなります。
複合機でレシートスキャンできなった時の対処法とは？
複合機を使ってレシートや領収書をスキャンしようとした際、「うまく読み取れない」「スキャン結果が真っ白になる」「エラーが出てスキャンできない」といったトラブルが発生することがあります。
こうした場合、焦らずに原因をひとつずつ確認し、適切に対処することが重要です。
下記のとおり、複合機でレシートをスキャンできなかったときの主な原因とその対処法についてまとめました。
- 紙質
- スキャン時の位置ずれ
- ゴミの付着
- 保存先の連携不良
- 業者に修理依頼
まず多いのが、レシートの紙質による問題。レシートには感熱紙が使われており、非常に薄くて光を透過しやすいため、スキャナーによってはうまく読み取れないことがあります。
カラースキャンでは光量が強く、白飛びしてしまうこともあるため注意が必要。対処法としては、モノクロスキャンモードに切り替える、もしくは解像度を少し下げることで文字がはっきりと読み取れるようになる場合があります。
また、濃度設定を「濃いめ」に変更することでも改善が期待できます。
次に、スキャン位置のズレや読み取り範囲の誤認識もよくある原因のひとつ。レシートがガラス面の端に寄りすぎていたり斜めに置かれていると、スキャン範囲から外れてしまい正しく読み取れないことがあります。
この場合は、レシートを原稿ガラスの中央にまっすぐ置くようにしましょう。複数のレシートをまとめてスキャンする場合は、「マルチクロップ機能」が有効になっているかも確認するとよいでしょう。
また、スキャナの読み取り面に汚れやゴミが付着している場合も、正常にスキャンできない原因になります。
レシートは小さくて文字も細かいため、ほんのわずかな汚れでも文字が読めないことがあります。
定期的にガラス面を柔らかい布で拭き、清潔に保つことも忘れずにしてください。
さらに、ファイル保存先の設定ミスやネットワークの接続不良といったシステム的な原因もあります。
スキャン後にデータが保存されない、パソコンやスマートフォンに送信されない場合は、保存先フォルダや送信先アドレスが正しく設定されているかネットワーク接続が安定しているかを確認してください。
USB接続の場合はケーブルの接触不良も疑いましょう。
それでも解決しない場合は、複合機の再起動やドライバー・ファームウェアの更新も試してみてください。
ソフトウェアの不具合や一時的なシステムエラーで正常に動作していない可能性もあります。
どうしても改善しないときは、メーカーのサポートセンターに問い合わせるのが確実。型番や症状を詳しく伝えることで、的確なアドバイスや修理の案内を受けることができます。
スキャンできないトラブルは、一見すると原因が分かりにくいものですが、ひとつずつ丁寧に確認することで多くは解決できます。
日常的に使うものだからこそ、トラブルが起きたときに冷静に対処できるよう、基本的なポイントは押さえておきましょう。
株式会社じむやでは、複合機のトラブルについて相談を承っております。
複合機でスキャン後にレシートや領収書を破棄してもよい条件とは？
複合機でレシートや領収書をスキャンし、データとして保存できるようになったとしても「紙の原本は捨ててしまってよいのか？」という点が気になる方も多いのではないでしょうか。
経費精算や確定申告などに関わる書類は法的な保存義務があるため、むやみに破棄するのは避けたいところ。実は、一定の条件を満たしていれば、スキャン後に紙のレシートや領収書を廃棄しても問題ありません。
それを可能にするのが、電子帳簿保存法という制度です。
この法律では、領収書などをスキャナで読み取って電子データとして保存することが認められていますが、紙を破棄するためには以下のような条件をクリアする必要があります。
まず、スキャンした画像が真正性・可視性・保存性の3つの要件を満たしていることが求められます。
具体的には、下記のとおりです。
- スキャン日時が記録されていること
- 内容が改ざんされていないこと
- いつでも内容を確認できる状態で保存されていること
また、スキャン後のデータにはタイムスタンプの付与や、検索機能の確保など、システム面での対応も求められるケースがあります。
スキャナ保存による原本廃棄が認められるのは、主に法人や個人事業主が業務に関わる書類を電子化する場合のみ。個人で家計簿管理や整理目的で保存している場合には、こうした法律に縛られず、スキャン後の紙を破棄しても特に問題はありません。
要するに、税務処理や会計記録として利用する場合には法令を正しく理解し、対応した電子保存の方法をとっていることが前提となります。
逆に、日常的な記録としての保存であれば、読み取り精度の高いスキャンデータを確保できてさえいれば紙を処分しても安心です。
会計ソフトと複合機でスキャンしたレシート・領収書データとの相性は？
会計ソフトと複合機スキャンの相性は、使用するソフトや複合機の機能によって異なりますが、最近の会計ソフトはスキャンしたデータの取り込みや連携機能が強化されており、非常に便利になっています。
領収書やレシートをスキャンしてデジタルデータとして保存することで会計作業を効率化できるため、スキャンとの相性がよいといえます。
『スキャンしたデータを直接取り込む』
多くの会計ソフトでは、スキャンしたデータを直接取り込む機能があります。
例えば、PDFや画像ファイル（JPEG、PNGなど）で保存した領収書をそのまま会計ソフトにアップロードして、支出の記録に反映させることができます。
こうすることで、紙の領収書を手動で入力する手間を省け、作業時間を大幅に短縮できます。
『自動仕分け機能の活用』
会計ソフトのなかには、スキャンした領収書の内容を読み取って自動的に仕分けしてくれる機能を提供しているものもあります。
この機能を活用するためには、スキャンしたデータがOCR（光学文字認識）技術を活用していることが重要です。
OCR技術により、レシートや領収書に印字された文字をデジタルデータとして認識し、会計ソフトに取り込むことができます。
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『クラウド連携』
クラウド型の会計ソフトを利用している場合は、複合機とクラウドサービスが連携していることもあります。
例えば、Google DriveやDropboxにスキャンデータを保存した後、それを会計ソフトに簡単に取り込むことができるためデータの移動や整理が非常にスムーズです。
これにより、物理的な書類管理から解放され、どこでもアクセスできるデータ管理が可能になります。
『スキャンデータ取り扱いの注意点』
会計ソフトと複合機の相性を最大限に活かすためには、使用する会計ソフトがスキャンデータに対応していることを確認することが大切です。
また、スキャンしたデータが適切なフォーマット（PDFや画像ファイルなど）で保存されているか、OCR技術に対応しているかなども確認しておくと効率的に会計処理を行えます。
複合機でまとめてスキャンできるマルチクロップ機能とは？
レシートや領収書など、複数の書類を一度にスキャンする際に便利なのがマルチクロップ機能です。
この機能は、複合機が一度のスキャンで複数の異なるサイズの書類を自動的に切り分け、個別に保存できるように処理するものです。
これにより、手動で1枚1枚スキャンして処理する手間を大幅に削減できます。
マルチクロップ機能を利用すれば、スキャン作業がよりスムーズになり、データの整理も簡単になります。
経理業務や日常の書類管理が多い方にとっては、大変有用な機能です。
この機能を活用することで効率的に業務を進め、書類管理の負担を軽減することができます。
さらに詳しい情報やマルチクロップ機能の導入方法については、こちらをご確認ください
『マルチクロップ機能の主な特徴』
マルチクロップ機能を使用すると、複数のレシートや領収書を1枚の原稿台に並べてスキャンすることができます。
複合機が自動的に書類を認識し、それぞれの書類を個別にクロップ（切り取り）して、別々のファイルとして保存することが可能になります。
これにより、例えばレシートが複数枚重なっていたり、大きな紙に複数の小さな領収書をまとめて置いてスキャンした場合でも、それぞれの書類を個別に取り出し、整理する手間を省いたりすることができます。
『どんな場面で便利なのか？』
大量のレシートや領収書をまとめてスキャンする際、複数の書類を一度にスキャンしそれぞれを個別に保存できるため、経理や帳簿管理が非常に効率的になります。
異なるサイズの書類もまとめてスキャンできるのが便利です。
例えば、A4サイズとA5サイズの書類を同じ原稿台に置いて、一度のスキャンで処理することができます。
この機能を活用することで、大量の書類を短時間で処理できるため、時間の節約にもつながります。
『マルチクロップ機能の活用例』
企業の経理部門で何十枚もの領収書やレシートをスキャンする場合、これまでは1枚1枚スキャンし直して、データを手動で整理する必要がありました。
しかし、マルチクロップ機能を使うことでまとめてスキャンし、個別に切り分けて保存することができるため、業務効率が大きく向上します。
また、スキャンしたデータが一目で確認できるので、誤ってレシートを重ねてスキャンする心配もありません。
レシートを複合機でスキャンに関するよくある質問【Q&A】
複合機でレシートや領収書をスキャンする際、「カラーとモノクロはどちらがいいの？」「スマホだけでも使える？」といった疑問を感じる方も多いのではないでしょうか。
スキャン作業は一見シンプルに見えて、細かい設定や活用方法によって効率や仕上がりが大きく変わります。
ここでは、レシートスキャンに関するよくある質問をQ&A形式で分かりやすく解説しています。
実際に複合機を使っている方はもちろん、これから導入を検討している方にも役立つでしょう。
『Q1）モノクロスキャンとカラースキャンの違いは？』
モノクロスキャンとカラースキャンの最大の違いは、読み取る色の情報量です。
モノクロスキャンは白と黒、もしくはグレースケールで読み取るため、基本的に文字情報が中心となるレシートの保存には十分な場合が多くファイルサイズも軽くて済みます。
印刷された文字がはっきりしていて、特に色分けがされていないレシートであれば、モノクロでも視認性に問題はありません。
一方で、カラースキャンは色の情報も含めて読み取るため、マーカーでラインが引かれていたり店舗のロゴや印刷がカラーだったりする場合にはより正確に再現できます。
レシートによっては赤文字で値引き額が印字されていたり、手書きで書き加えられた色ペンの情報もあったりするため、そういった色のニュアンスも残しておきたい場合はカラースキャンがおすすめです。
ただし、カラースキャンはその分ファイルサイズが大きくなりやすいため、大量にスキャン・保存する場合は、データの容量管理にも注意が必要です。
用途や保存の目的に応じて、モノクロとカラーを適切に使い分けることがポイントです。
『Q2）複合機でのスキャンはスマホがあればパソコンがなくても大丈夫？』
はい。
最近の複合機であれば、スマートフォンだけでもスキャンは十分に可能です。
Wi-FiやBluetoothなどの無線接続機能を備えた複合機が増えており、専用のアプリを使えば、スマホと直接連携してスキャンデータを送受信できます。
例えば、メーカーが提供しているスキャンアプリを使えば、スキャンの開始から保存、PDF化、クラウドへのアップロードまですべてスマホから操作できます。
パソコンがなくても、外出先や自宅でもスムーズにスキャン作業ができるため、非常に便利です。
また、スキャンしたデータはそのままスマホに保存したりLINEやメールで共有したり、クラウドストレージにアップしたりと柔軟な使い方ができるのもメリットです。
紙のレシートをスマートに管理したい方にとっては、スマホ対応の複合機は心強いツールといえるでしょう。
ただし、使用する複合機やアプリによっては初回設定時にパソコンが必要な場合もあるため、事前に取扱説明書やメーカーの公式ホームページで対応状況を確認しておくと安心です。
さいごに｜複合機でレシートや領収書をスキャン保存できる！
今回は、複合機でレシートをスキャンすることについて解説してきました。
レシートや領収書を複合機でスキャン保存することは、今やビジネスや個人の財務管理において非常に役立つ手段です。
紙の書類をスキャンしてデジタル化することで、物理的な保存場所を確保する必要がなくなり、データの整理も簡単に行えます。
さらに、スキャンしたデータはクラウドに保存したり会計ソフトに直接取り込んだりすることができ、経理や帳簿の管理が圧倒的に効率化されます。
また、複合機の多機能を活用することで、大量の書類を短時間で処理したり異なるサイズの書類をまとめてスキャンしたりすることも可能です。
マルチクロップ機能を使えば、複数のレシートや領収書を一度にスキャンして個別に整理することができるため、業務の効率がアップします。
デジタル化により、書類を紛失する心配がなくなるだけでなく必要な情報にすぐアクセスできるようになり、時間の節約にもつながります。
もし、まだスキャン保存を実践していない方がいれば、ぜひこの方法を取り入れて管理業務をもっと効率的にしてください。
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