複合機のホチキス機能とは？設定手順や補充方法など解説！|複合機リースの格安NO1｜株式会社じむや - お役立ち情報関連

2023年06月01日

複合機ではホチキス留めができる機種が存在しますが、その機能のことを「ステープル」と呼びます。

 

本記事では、複合機のホチキス留め（ステープル機能）の設定手順や補充方法、取り扱い時の注意点などについて解説しています。

 

ぜひ、最後までご覧ください。

 

複合機のホチキス機能は便利？ステープルの仕組みについて解説！

 

現代においてはペーパーレス化が進んでいることもあり、会議などで紙媒体の資料を使っている企業は減少傾向にあります。

 

しかし、まだまだ紙資料は用途も広くユースケースにおいて柔軟性も高いため、資料を製本して活用するケースもみられるのが現状。

 

また、製本の際にホチキス留めの作業が必要になることもありますが、その人的負担に懸念を感じている企業も少なくありません。

 

手作業におけるホチキス留めの資料製本は、部数によっては重労働となるため、複合機で印刷の際に一緒にホチキス留めができたら相当な負担軽減に繋がるでしょう。

 

複合機には便利な機能がいろいろと備わっていますが、ホチキス機能（ステープル）を使えば自動で印刷物を綴じてくれるため、業務効率化を図るためにも積極的に活用するべきです。

 

ここでは、そんな機能がどんなことに使えるのか？そもそもどんな仕組みなのか？について詳しく解説しています。

 

 

『複合機のホチキス機能は使える』

複合機に搭載されている機能のなかに、仕上げ機能というのがあります。

 

この機能は出力された印刷物を自動的にまとめてくれるというとても便利な機能で、その印刷物のまとめる方法でホチキス留めとパンチが選べます。

 

ホチキスは紙にコの字形の針を刺し通し、紙を通過している針の先の部分を内側に曲げて紙を綴じる文具ですが、一般的にはホッチキスとも呼ばれています。

 

ちなみに、ホチキス（ホッチキス）という名称は和製英語です。そのため日本以外では通じません。

 

日本以外ではステープラと呼ばれていることから、複合機のホチキス留め機能については「ステープル機能」と名付けられています。

 

この機能を使うことで、印刷時に印刷物を綴じてくれるので、印刷後に製本作業をしなくて済みます。

 

業務効率化が図れるところは、大きなメリットといえます。

 

 

『ステープル機能の仕組み』

複合機においてステープル機能は、まず綴じる複数の印刷物をまとめて印刷し、排紙時にホチキス留めを行うという仕組みです。

 

まとめられる印刷物の枚数は機種によって異なっていますが、なかには100枚の紙束を綴じられる機種も存在します。

 

また、一般的な針を用いるホチキスだけでなく、針なしで綴じられる方法が選べる機種もあるため用途や目的に応じて活用しましょう。

 

そもそも文房具の針なしホチキスには、紙に穴を開けて紙を織り込むタイプと圧着することで紙を固定するタイプがありますが、複合機のステープル機能は圧着することで紙を固定します。

 

 

複合機でホチキス機能を使うには？必要なものを紹介！

 

活用すれば業務効率化が図れるだけでなく、生産性の向上も期待できる複合機のホチキス機能ですが、実は下記のような使うための条件があるため注意が必要です。

 

• ステープル対応の機種
• フィニッシャーの付属

 

この機能を使うために必要な条件とは、このようにスペック的にも対応した機種でなければならないということです。

 

それでは、詳しくみていきましょう。

 

 

『ステープル機能が搭載された複合機』

複合機のホチキス機能は、その複合機にステープル機能が備わっていなければ使えません。

 

つまり、すでに機能として備わっている複合機であれば、使うための条件はクリアできているということです。

 

使っている複合機にこの機能が備わっているか分からない場合は、取扱説明書などで確認してみましょう。

 

 

『フィニッシャー』

ホチキス機能が備わっていない機種だと、ステープルを使うための条件がクリアできないということですが、ある条件がクリアできていれば、機能が備わっていない機種でもホチキス機能が使えることがあります。

 

その条件とは、フィニッシャーの装着です。

 

フィニッシャーは、複合機本体に装着することで、便利な機能が追加できるオプション機器。装着する本体の場所の違う2つのタイプがあります。

 

この機能が備わっていない機種でも、このフィニッシャーを導入すれば使えるようにできます。

 

しかも、ホチキス留めができるようになるだけでなく、印刷物の排出時に下記のような作業を自動的にしてくれるようにできるため、さらなる業務の効率化が図れるでしょう。

 

• パンチ穴あけ
• 中綴じ
• Z折り
• 三つ折り

 

ちなみにこのフィニッシャーは、基本的にはオプションなので複合機購入時に付属されることもあれば、後から付けることも可能。

 

メーカーから直でなくとも、販売店を経由して入手する方法や中古で購入して専門業者に装着を依頼する方法などもあります。

 

複合機のフィニッシャーができることについて、さらに詳しく知りたい方は、「複合機のフィニッシャーとは？【ステープル機能が使える！】」の記事をご確認ください。

 

 

複合機におけるホチキス機能（ステープル）の使い方について解説！

 

前述した、どちらかの条件がクリアできていれば、ホチキス機能が使えます。

 

しかし、使い方は機種によって違いがあるため、まずは取扱説明書で確認するのがよいでしょう。

 

取扱説明書が見つからない、もしくは見たけどよく分からないという方は株式会社じむやまでお問い合わせください。

 

ここでは、複合機におけるホチキス機能の使い方について、下記の事例で紹介しています。

 

• Cannon「iR-ADV C3530F」
• RICOH「IM C6000」

 

詳しくみていきましょう。

 

 

『Cannon「iR-ADV C3530F」での使い方』

CannonのiR-ADV C3530Fは、操作しやすい大画面タッチパネルを搭載している複合機。ホチキス機能が備わっている機種のため、フィニッシャーを装着しなくても問題なく使えます。

 

下記に「iR-ADV C3530F」本体のコピー機能を使って、印刷物をホチキス留めする手順を紹介します。

 

1. コピー原稿をすべて自動送りにセット
2. タッチパネルのメインメニューの中にある「コピー」を押す
3. 基本画面（シンプル画面）が開いたら、「その他の機能」→「仕上げ」の順に選んでいく
4. 「ホチキス+ソート（グループ）」を選び「次へ」を押す
5. 希望するホチキスの留め方を選び「OK」を押す
6. 「閉じる」を押して基本画面が閉じる
7. 複合機本体のコピーボタンを押す

 

基本的には、用紙をセットして複合機のパネルから操作できます。

 

 

『RICOH「IM C6000」での使い方』

RICOHのIM C6000は、最新の機能やアプリを快適に使えるようバージョンアップする新テクノロジーを搭載したデジタルフルカラー複合機。しかし、ホチキス機能は搭載されていないため、フィニッシャーを装着しないとステープルできません。

 

ちなみに、中古購入であればすでにフィニッシャーを装着している場合もあるため、本体操作パネルの「コピー」アイコンを押して「仕上げ」のなかに
「ステープル」の項目が表示されているでしょう。

 

下記に、パソコンから出力した原稿をホチキス留めする方法を紹介します。

 

1. パソコンで印刷する文書を開く
2. アプリケーションの印刷メニューでプリンタードライバーの設定画面を表示する
3. 印刷する用紙のサイズ・種類や印刷方向などを設定
4. 「ステープル」を選ぶ
5. 希望するホチキスの留め方を選び「OK」を押す

 

フィニッシャーを装着してからでなければステープルできないため、取り扱い時には注意が必要です。

 

 

複合機でホチキス機能（ステープル）を活用する際の注意点について解説！

 

業務効率が向上できるなど、ホチキス機能はぜひ活用をおすすめする機能ですが、その際に注意しなければならないことがいくつかあります。

 

ここでは、下記のポイントでステープル機能を活用する際の注意点をまとめました。

 

• ホチキスカートリッジ
• 用紙サイズの違い
• ステープルできる枚数

 

詳しくみていきましょう。

 

 

『ホチキスカートリッジの補充』

文房具のホチキスでも使い続けていると針がなくなってくるため、同様に針の補充は必要です。

 

複合機の場合は、何本かが一緒になっている針ではなく、針の入っているカートリッジを交換して補充します。

 

文房具ホチキスとは違い針がカートリッジに入っているため、どのくらい少なくなってきているのかを目視では確認できません。しかし、交換が必要になったら、ディスプレイにメッセージ表示されます。

 

そのメッセージ表示を確認したときが補充のタイミングなので、カートリッジ交換をしてください。

 

メッセージが出てもしばらくは使えますが、そう長くはもちません。

 

カートリッジ内の針がなくなったら使えなくなってしまうため、メッセージが出たタイミングで補充することをおすすめします。

 

 

『用紙サイズが混在』

ときには、サイズの異なる用紙が混在する資料を作らなければならないこともあります。

 

混在サイズの用紙の場合、その組み合わせが2種類（ただし一辺が同じ長さでなければならない）であれば、サイズの組み合わせの詳細を設定すればよいですが、混在する用紙サイズ組み合わせが3種類以上だと使えません。

 

また原稿サイズが混在していると、正しくない方向で印刷されたり、綴じられていたりすることがあります。

 

そのため、複数製本するようなケースにおいては、まず1つだけ試してみて、それを確認して問題なければ全部かけるようにしましょう。

 

 

『ステープル枚数の制限』

前述しているように、ホチキスで綴じられる紙の枚数は機種によって違っています。

 

正確には、使用する針のサイズによって違いがあります。

 

そのため、綴じられる制限を超えていた場合には、意図していたのとは異なる結果になることもあるため注意が必要。枚数の制限は、紙の厚さや種類によっても変わってきます。

 

また、針なしだと、制限枚数が相当少なくなるため、綴じる枚数が多いときには針ありの方をおすすめします。

 

 

さいごに｜複合機のホチキス機能を有効活用しよう！

 

今回は、複合機のホチキス留め（ステープル機能）について解説してきました。

 

フィニッシャーなどのオプションが必要ですが、活用できるようになれば製本などの作業が楽になります。

 

この機会にぜひ、複合機のホチキス機能を設定し活用してみてはいかがでしょうか。

 

 

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