複合機のサブスクとは？メリットとデメリットを解説！
デジタル化の波を受けて、新しい複合機の導入をする時にどのように選んだらよいか悩むことがあるかもしれません。
複合機の導入には初期費用が高く、レンタルやリース契約などの方法を検討する企業もいます。
そんな時、複合機のサブスクの検討はいかがでしょうか。サブスクでは、複合機のレンタル・リース契約とは違うメリットがあります。
この記事では、複合機のサブスクについて解説します。
目次
複合機のサブスクとは？
複合機は、購入して導入するか、レンタル品もしくはリース品を利用するのが一般的です。
ただし、複合機の導入には初期費用がかかってしまうなど、必要経費だとしてもデメリットに感じてしまうかもしれません。
その時は、サブスクリプションを利用するとお得に複合機を使えるのでお得です。現在、サブスクリプションを検討する企業が増えています。
レンタルやリースでも複合機の利用はできますが、サブスクだから受けられるメリットがあるので検討してみてはいかがでしょうか。
具体的にレンタルとリース、サブスクリプションの違いについて解説します。
複合機のレンタル・リースとは？
レンタル、リースのメリット・デメリットを踏まえて、サブスクの使用について検討しましょう。
複合機のレンタルでは、期間が決まっている時に利用を検討すると良いです。
長期契約の場合、印刷枚数（カウンター）によって費用が変わるため高くなってしまう可能性があります。
レンタルについては、契約期間に縛られる必要のない場合におすすめです。
レンタルのメリット
- 短期間で契約できる
- いつでも解約ができる
- 購入ではないため、減価償却や固定資産税が発生しない
- 審査が不要
レンタルのデメリット
- 毎月の費用が高くなる場合がある
- コピー機が選べず中古のものとなる場合がある
- 初期費用、搬入搬出費や設置費用がかかる
複合機のリースは、契約期間中リース料金を支払って利用する方法です。
また、最新機種の利用ができます。
リースについては、3〜7年間の利用が考えられる場合おすすめです。
導入を検討していても、まだ不要の可能性があるものの、安定した経営が続いている場合は、リース契約を検討してはいかがでしょうか。
リースのメリット
- コスト面の管理がしやすい
- 購入ではないため、減価償却や固定資産税が発生しない
- 初期費用がかからない
- 長期契約のため、月額料金が安い
リースのデメリット
- 途中解約できない
- リース会社の審査が必要
- 中古機械のリース不可
- 保険料、手数料、金利が追加されることで最終的に費用が高くなる
それぞれ良し悪しは当然あるので、企業の経営状況や複合機の使用用途に応じて検討しましょう。
サブスクの仕組み
複合機のサブスクは、複合機を定額で利用できる方法です。
そもそも、サブスクは「サブスクリプション」の略語で、定額制でサービスを受けるものを指します。
サブスクリプションでは、毎月決まった枚数まで自由に印刷できるなどの定額サービスがあります。
印刷枚数が多くなる場合は、サブスクリプションがおすすめです。
サブスクの利用方法
- 利用したい複合機を選ぶ
- 利用プラン、給紙カセットの個数などを選ぶ
- 企業情報の入力
- 支払方法の選択
複合機が到着したら初期設定を行い、動作の確認を行いましょう。
複合機以外のサービスも使える？
複合機のサブスクをしている業者によっては、複合機のレンタル以外のサービスを提供している場合があります。
例えば、複合機を社内サーバーにし、クラウドサービス・AIを取り付けるというものやクラウドサービスとの連携などです。
今後、デジタル化の波に乗ろうと検討している場合、サブスクに追随したサービスを利用してみてはいかがでしょうか。
複合機のサブスクを利用する2つのデメリット
複合機のサブスクを利用するデメリットは、次の2点です。
それぞれについて解説します。
印刷枚数が少ない場合は高くなる
複合機のサブスクでは、印刷枚数が少なく済んでしまう場合、かえって費用が高くなる可能性があります。
サブスクを利用した場合、月額制で複合機を利用するサービスのため、仮に使わなかったとしても費用が発生します。
サブスクを利用する前には、月の印刷枚数の想定をすると良いでしょう。
また、企画・企業の規模などによっても変わるかと思いますので、様々なケースに応じた日数を検討することが大切です。
レンタル期間によっては違約金が発生する
サブスクでは、契約できる最低期間が決まっています。
1日からレンタルができる場合もあれば、最短1年からという場合もあるため、仮に途中で利用をやめたくなった場合、違約金が発生するかもしれません。
契約するサブスク事業者によって異なるため、利用前に契約期間等の確認や万が一の違約金の発生するタイミングの確認をしておきましょう。
また、サブスクだけに限らず、利用前にどれくらいの期間必要となるかを考えた上で利用の検討がおすすめです。
複合機のサブスクを利用する4つのメリット
複合機のサブスクを利用するメリットは以下の4点です。
それぞれについて解説します。
初期費用がかからない
複合機のサブスクでは、初期費用がかからない点がメリットです。
複合機のレンタルをする時は、導入費用などがかかってしまいますが、サブスクであればリース同様にかかりません。
月額料金のみで複合機を利用できるため、複合機導入をする際の懸念材料が減らせるのではないでしょうか。
月額料金のみで、好きなだけ印刷できる点は経費的な負担を軽減できます。
カラー印刷を多く使う場合は経費を削減できる
業務内容によって、カラー印刷を多くしなくてはならない場合、サブスクの利用がおすすめです。
レンタルの場合、そもそもの印刷枚数で月額料金が変動するほか、インクがなくなった場合にトナーの購入が必要となります。
（「カウンター保守」などのオプションをつけていれば不要の場合があります。）
サブスクリプションでは、月で使用できる枚数やインクなども月額料金内で使用可能のため、カラー印刷をたくさんする場合おすすめです。
利用状況に応じた契約期間が選べる
複合機のサブスクでは、基本的には月額制での契約となります。そのため、必要な期間内での利用ができるのでおすすめです。
リースなどでは、途中で契約解除をすると違約金が発生するため、結果として高くなってしまう恐れがあります。
サブスクでは、そういった心配をせず利用できるのでおすすめです。
企業の内容や利用する場面に応じてサブスクで利用するとお得に済ませられるかもしれません。
また、面倒な手続き・審査がいらないため、そういった点でも気軽に利用できるのでおすすめです。
保守費用も含まれる
複合機をサブスクで利用する場合は、保守費用も月額料金に含まれます。
トラブルやメンテナンスのために必要な保守費用が含まれているため、レンタルやリースなどで発生する「保守費」を別途支払う必要がありません。
また、遠隔サポートを受けられる場合もあるため、月額費用をより抑えたい場合はそういった点を検討してみてはいかがでしょうか。
複合機のサブスクを選ぶ3つのポイント
複合機のサブスクを選ぶポイントは次の3点です。
それぞれについて解説します。
プラン内容で決める
プラン内容でサブスクを選びましょう。
検討するプラン内容の一例
- 印刷枚数
- 印刷機の種類
- 月額料金
月どれくらい印刷をするのか、また必要となる（利用をしたいと思っている）機種は扱っているかといった点を含め、月額かかる費用を含めて検討するのがおすすめです。
複合機を取り扱うにあたって、具体的に予定を立ててサブスクにするか、レンタルにするか、リースにするか、もしくは購入に踏み切るのか考えましょう。
サポート内容で決める
サブスク業者によって、サポート内容が異なります。
サポート内容の一例
- 即日対応
- トラブル時の対応方法（メール・電話など）
- 出張サポート
利用する状況だけでなく、いざという時のサポートが充実しているかどうかで検討しましょう。
社内に機械が強い人がいれば、場合によって専門的なサポートは不要かもしれませんが、サポートがあるほうが安心して利用できます。
出張サポート、トラブル時の対応もすぐにしてもらえるのかといった点も検討するポイントです。
無料トライアルがあるとお試しができる
サブスクによっては、無料トライアルがあります。
無料トライアル期間は1週間などから設定している場合があるので、必要があれば検討しましょう。
お試しができれば、どういう流れで利用できるのか、利用する時のイメージがつきやすくなります。
複合機のサブスクを利用してみよう！
複合機のサブスクを利用することで、初期費用を抑えるなどメリットがあります。
修理代なども月額料金に含まれていたり、枚数を気にせず印刷できたりするなど、レンタル・リースよりもお得に済むのでおすすめです。
ただし、月額料金が発生する関係から、使用しない月でも同様の金額がかかってしまうため、結果として高くなってしまうかもしれません。
初期費用を抑えたい人や複合機を使用する期間が決まっている場合は、サブスクで複合機を利用することをご検討ください。
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