複合機のトナーが自動配送（自動発注）される？タイミングはいつ？|複合機リースの格安NO1｜株式会社じむや - お役立ち情報関連

2023年04月19日

複合機トナーの自動発注および自動配送の仕組みについて、疑問を持たれている方もいることでしょう。

 

本記事では、複合機のトナーがなぜ自動配送されるのか？その仕組みやカウンター保守契約のメリットについて解説しています。

 

ぜひ、最後までご覧ください。

 

複合機のトナーが自動配送される仕組みとは？されないケースも解説！

 

弊社では、数多くの業務用コピー機ユーザーがおりますが、大半が切り替えではなく、新規導入される方です。

 

そのため、今まで家庭用複合機しか使った事のない方が多い訳ですが、複合機の機能を一通りご紹介させて頂き高確率で驚かれる機能が「トナーの自動発注（自動配送）」です。

 

ここでは、そんな複合機の自動発注の仕組みと自動配送されるまでの流れを紹介しています。

 

また、自動配送されないケースにも触れています。

 

 

『トナーが自動発注される仕組み』

業務用複合機のトナーが大体15％～20％ぐらいの残量になったら、お客様が注文しなくても最寄りの拠点より郵送でトナーが届く仕組みになっています。

 

家庭用のインクジェット複合機だと、その性質上、超大容量のカートリッジが製造不可能で、頻繁に変える必要があり「買いに行くのが面倒くさい！」といった声が多いので、この機能欲しさに業務用複合機を選択される方は増えています。

 

また、業務用複合機のトナーは各カートリッジ一本に対して約3万～5万枚印刷出来る容量が入っており、余程使用するお客様以外は滅多に変えなくても大丈夫です。

 

トナーの費用は「カウンター料金」の中に含まれているので、勝手に送って勝手請求するという事はありません。

 

 

『トナーが自動発注されないケース』

複合機を使用している際にトナーが一定量に減ると、自動発注されて自動配送する仕組みがあることについては前述したとおりです。

 

ちなみに、自動配送されるのは「カウンター方式」の複合機で、トナーを購入しなければならない「キット方式」の複合機には、勝手に請求するのはメーカーの沽券に関わりますので、自動配送はされません。

 

複合機のキット方式とカウンター方式の特徴とその違いについては、下記の記事で詳しく解説しています。

 

 

 

複合機トナーの自動発注＆自動配送のメリットとは？3つのポイントで解説！

 

複合機のカウンター保守契約が完了すれば、あとはカウンター数が共有され、そのなかでトナー管理が担保される流れとなります。

 

複合機のカウンター保守契約は、下記のようにトナーの自動発注など、いくつかのメリットがみられます。

 

• 自動検針システムによるトナー残量の把握
• 料金の自動引き落としが可能
• カウンター通知で使用量が確認できる

 

それでは、詳しくみていきましょう。

 

 

『複合機トナーの自動配送は自動検針システムの1つ』

 

複合機を使用しているなかでトナーが自動的に送られてくる仕組みは、「自動検針システム」という機能を活用した一部のメリットとなります。

 

他にも、カウンター料金の請求が正確に引き落としができるのもこのシステムのおかげです。

 

ただ、業務用複合機という分類の「OKIデータ」に関しては、そもそもこの自動検針システムがありませんので、結構使い勝手が悪いです。

 

 

『料金の自動引き落としが可能』

複合機をカウンター保守契約にしていると、銀行の指定口座で指定日に自動引き落としされます。

 

事前に銀行の自動引き落としの手続きを済ませる必要がありますが、手動で振り込む手間や時間を考えると業務的にも生産性アップに繋がります。

 

複合機のトナーの自動配送に加え、料金も自動引き落としとなれば、その運用の手軽さからメリットを感じられるはずです。

 

 

『カウンター通知で使用量が確認できる』

複合機のカウンター保守契約では、1か月に1回の検針結果が通知されます。

 

用紙のカウンター使用量が把握でき、状況に応じて業務上かかる費用の節約に取り組めます。

 

定期的なカウンター通知による使用量の確認ができるところは、メリットといえるでしょう。

 

 

複合機のカウンター保守契約においてトナーが自動配送されるデメリットを解説！

 

もちろん、複合機のトナーが自動配送されることで、下記のようなデメリットも生じます。

 

• 不要なトナーが自動配送されることがある
• 配送スケジュールと合わない
• 保管スペースを要する

 

詳しくみていきましょう。

 

 

『不要なトナーが自動配送で届く可能性がある』

自動配送されるトナーは、複合機のカウンターの稼働状況に基づいて決定されますが、実際の稼働状況と予測された稼働状況が異なる場合があります。

 

例えば、予定されていたプロジェクトの中止や社員の配置変更により、複合機の利用頻度が変わった場合などです。

 

その結果、不必要なトナーが自動配送される可能性があります。これにより、トナーの在庫管理が難しくなり、コスト増加に繋がる場合があるため注意しましょう。

 

 

『配送スケジュールに合わせる必要がある』

自動配送されるトナーは、通常、一定の配送スケジュールに基づいて行われます。

 

しかし、複合機の利用頻度が予想以上に高くなった場合やトナーが切れた場合には、自動配送の予定日まで待たなければなりません。

 

そのため、急なトナー切れに対応するために、別途トナーを購入する必要がある場合もあります。

 

また、原則として配送スケジュールに合わせる必要があるため、カウンター保守契約を締結しているにもかかわらず、トナー不足による業務の停滞が発生する可能性もあるため注意しましょう。

 

 

『トナーの保管スペースを必要とする場合がある』

自動配送によって大量のトナーを受け取る場合、保管スペースを確保する必要があります。

 

特に、オフィスや店舗などのスペースが限られている場合には、トナーの受け取りやストックに必要な場所が足りなくなることがあります。

 

そのため、トナーを保管するために別のスペースを確保する必要がある場合もあります。

 

 

複合機トナーの自動配送は「遠隔サポートシステム」の1つの機能！

 

トナーの自動配送は、業務用複合機を導入して頂いた企業に無料で提供する「遠隔サポートシステム」の内の1つの機能です。

 

各複合機メーカーの遠隔保守サービスを下表にまとめました。

 

そもそも、遠隔サポートシステムは各メーカーで呼び方が違うため、注意しなければなりません。

 

東芝とムラテックは、メーカーの専用ページがありませんでしたのでリンクは貼ってませんが、それ以外は貼ってあります。

 

 

複合機とメーカーの拠点をネット回線で繋いでいるので、自動配送が可能ですが、逆に言えばインターネットに繋いでいないと自動配送はできません。

 

また、この遠隔サポートは「トナーの自動配送」以外にも、「複合機の稼働状況」「故障監視」といった複合機内部の状態をメーカーで把握できる様になっています。

 

「カウンター料金がちゃんと計算されているのか心配！」という方も、上記の遠隔サポートシステムでカウンターの計算も正しくされているので、正確な金額をメーカーが請求する事が可能です。

 

 

さいごに｜複合機トナーの自動配送は便利！

 

複合機のトナーが残量に応じて自動発注され、自動配送される仕組みは利用者にとっては便利な機能といえます。

 

何よりトナーの残量管理をしなくてもよいところは、大きなメリットといえるでしょう。

 

複合機はいずれかのトナーが空になると動作しなくなるため、業務の進捗が停滞する懸念も払拭されます。

 

複合機のカウンター保守契約を行い、トナーの自動配送で業務の最適化を図りましょう。

 

 

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